電子檔案歸檔及管理創新探討

文/郭紅霞

電子檔案歸檔及管理創新探討

文/郭紅霞

伴隨著現代化技術的飛速前進，自動化、標準化和網絡化目前已經逐步完善，很多電子文件被行政機關和社會各行各業廣泛地應用。計算機技術在各個行業內的應用，必然帶來大量的電子文件，關于電子文件的監督和管理，是目前檔案管理人員一直熱議的話題，同時也是檔案工作者需要完成的一項緊迫工作任務。

一、電子文件的特征

無論是電子文件還是紙質文件，都是記錄人們社會活動的記錄，因此兩者存在共性，但是也存在部分差異性。電子文件的產生、形成和歸檔、傳送等方面都要契合傳統的紙質文件。電子文件在通過電腦開展操作、傳輸、處理文件的過程中提升了文件的應用能力。對于檔案人員來說，電子文件在整理方面，更為便捷，不同于紙質文件那般繁雜，故而電子文件相較于紙質文件有如下特性：

1．無固定載體。由于電子文件需要固定的存儲載體，人們在利用需要的時候可以運用不同的輸出方式，電子文件不僅要保存，更要復制和轉換載體，如若電子文件無固定的載體承擔文件，那么這份文件的原始性就不能通過載體查詢到。

2．易更改。電子文件的內容不僅易于修改和刪除，并且后期改動也沒有任何痕跡留下，雖然使用便捷，但是這方面的劣勢讓修改可以不留任何痕跡，所以原貌的把握就略顯困難，為了讓其更具安全性，就要在技術上面做部分改善。

3．計算機硬件和軟件更新。電子檔案需要不斷地適應新的生存和發展形勢，這類形勢的適應需要結合自身的結構或者格式，并且以此為代價，讓電子文件有可閱讀性，并在閱讀過程中不斷地進行轉換，避免信息受損，不能被閱讀出來。

4．數字容易消失。由于電子文件是存儲在數據光盤這類介質上的，故而是無形的物體，使用操作如若不規范或者不得當，那么就會被損害和抹掉。另外信息傳送中收發存儲這些流程中受到病毒等外來客觀狀況的侵害，讓信息丟失或者難以挽回，這必然會影響電子文件的價值。

二、電子文件的歸檔內容

電子文件歸檔主要分為邏輯歸檔和物理歸檔這兩種形式。邏輯歸檔，即計算機網絡上的歸檔行為，原有的儲存方式不發生變化的情況下，將電子文件轉交給相應的檔案管理部門。文件管理部門在完成歸檔的各項程序以后，把歸檔好的電子文件傳輸給管理機構，邏輯歸檔完成后，電子文件的形成形式依舊處于形成者的存儲管理中。物理歸檔，即將計算機或者電子文件轉移到獨立或者脫離計算機的存儲器上面，必要時要改變存儲方式，方便保存，這樣在原計算機或者原系統出現問題后，能夠保有原始資料。現在部分機關或者企業要及時地對資料進行邏輯歸檔，這樣能夠便于日后的文件查閱，定期的物理歸檔行為，便于機關檔案的集中管理。

1．電子文件的收集工作。收集工作主要集中于機關內的活動，收集的文件包括與具有利用價值和查考的軟件。第一，使用時需要形成具有機關職能和業務管理能力的文本文件。比如，一些草稿需要重點保存，修改時將原文件也要保存其中，加版本編號以后做累計，歸檔時草稿和定稿都要一起歸檔，目前比較常見的歸檔是電子文件的定稿。第二，計算機運行中開展輔助設計工作，要求檢測、仿真等試驗技術形成可參考性的數據文件，這些文件涉及的內容有數據庫、圖形庫和方法庫等方面。第三，保存與本單位相關的文本文件，部門命令文件需要本單位自己編制內容，部分是需要購買獲得的，對于檔案室內存的命令文件就無需歸檔。

2．電子文件的分類和排序。電子文件的分類以及排序需要根據電子文件的管理標準，將磁性化的載體作為分類標引，這樣可以讓零散或者雜亂的電子文件在電子存儲中處于有序的狀態。整個整理工作中占比較大的內容是著錄標引，該工作能夠決定檔案管理工作的優劣與否，整理過程中需要對文件進行重新排列和組合，但是格式的轉化方式有可能會讓數據丟失，并且損害以證據為基礎的電子文件真實性，由此讓電子文件更為真實、完整，這是完成歸檔和檔案管理的重要方略。

3．組織數據庫。數據庫的建立需要分類和編號電子文件，單位的電子文件由于類別種類繁多，因而需要分門別類地進行管理，并且科學的分類能讓管理更趨向于合理性，結合門類劃分要略，并結合本單位的專業文件內容做詳細的編號處理，要求分類編號根據編號的方案做劃分。目前為每一個文件制定唯一的號碼，目的是讓全部的電子文件形成統一整體，并根據號碼登記電子文件，電子文件的整理的主要基礎是管理和利用。相較于紙質文件，電子文件的存在形式偏于虛擬，故而檢索后，就能查找到需要的電子文件，更為便捷。但是工作中需要牢記一點，在任何環境下，備份工作的完成十分必要，如果在條件不允許的情況下，可以實行電子和紙質雙套管理制度，這樣能夠在環境特殊的情況下不耽誤查閱。

三、電子文件的歸檔方法

歸檔在電子公文管理中直觀重要，并且要求文檔和文案之間相互連接，電子文件管理時需要通過文件整理，了解文件屬性后做好詳細的規劃部署，這樣可以從計算機或者網絡存儲設備上面考錄移動的磁盤以及光盤等傳輸媒介，便于今后長期的工作進行。環境不同，電子文件的歸檔方式也各有不同，如果是網絡環境下，需要根據要求轉移到檔案的數據庫或者具有歸檔標識的內容上面，但是如果運用載體歸檔，那么就要做好輔助和認證類工作。歸檔工作涉及以下幾方面內容：

1．確定電子文件的歸檔范圍。電子文件的歸檔范圍是確定歸檔的關鍵要素，不僅能保障電子檔案的質量關鍵，并根據國家檔案管理局的對應標準，要求電子文件歸檔范圍要與紙質文件的歸檔范圍相一致。

2．規定歸檔時間。電子文件歸檔在一個年度內完成后，要經過一段時間做具體的歸檔，也可以稱為歸檔階段，這就要根據具體的情況而擬定，當前電子文件需要和紙質文件同時做歸檔。

3．電子文件的歸檔要求。電子文件的總體歸檔要求主要涉及內容真實、完整，達到檔案的預訂功能價值。為了做好上述工作，需要從歸檔的各個不同階段考慮問題，在歸檔中要做好各個階段的規定、標準，其中包括與收集相關的內容，另外要準確地配套好軟件和硬件環境，還要在歸檔中運用與電子文件格式相配套的通用標準格式。

4．歸檔的方法。歸檔的方法主要包括，第一，將應該歸檔的電子文件存到介質上面。第二，做好壓縮歸檔等相關工作，并運用數據壓縮工具歸檔整理電子文件，通過壓縮將其刻入到磁、光盤介質上面。第三，備份系統歸檔。通常情況下在局域網或者其他網絡環境內，要將電子文件做網上歸檔和備份。第四，一致性的測試原則。

四、電子檔案管理創新途徑

1．管理設備統一調配。為了讓檔案變得方便查閱且具有流動性，并將紙質檔案信息逐步轉化為數字化信息，這就要依靠網絡化設施的配備來實現計算機網絡部門的全覆蓋。檔案管理系統要得到充分運用：因為其功能有檔案的自動編目以及檢索、檔案自動全文存儲與檢索等相關的信息化工作流程。因此，檔案管理信息化的硬件保障要求必須使用型號和規格統一的計算機。計算機內存要滿足數字信息化所需的大容量載體。在各單位檔案數量逐步增加的過程中，檔案部門庫房壓力也增大，同時面臨紙質檔案老化以及人員管理不科學造成的損壞，所以大容量的載體運用能夠有效地解決這一問題。工作中計算機的磁盤存儲以及光盤存儲系統，尤其是光盤，能夠解決現有檔案存儲難的問題。采用大容量的存儲載體運用不但減少了人的工作量，也給檔案的檢索分類帶來方便。檔案管理要逐步選用規范性、通用性及穩定性的檔案系統實現檔案的信息、傳輸資源共享。同時，購置獨立的服務器、防火墻和殺毒軟件等軟硬件，防止計算機病毒等侵害。另外，對于已經完成數字化的檔案，可以進行備份，防止意外的發生，提升安全系數。

2．管理機制規范化。檔案信息化建設中，應明確相關的責任，確保網絡以及數據的安全運行，需要從實際情況出發，制定相關管理制度。檔案管理部門關鍵是要嚴格根據國家的相關政策進行制度建立，以期建立適應信息化建設的檔案管理制度。一是對檔案管理的流程以及技術進行管理和規范，建立有關檔案保管、分類、利用、歸檔、保密等一系列工作制度，將工作環節和工作流程細化，確保了檔案管理的規范化和制度化。二是制定相關安全管理措施和檔案管理標準，尤其在電子文件以及電子檔案這部分，確保檔案的安全完整性。三是規范檔案管理職責，制定相應的檔案人員崗位責任制度，要求檔案管理人員認真做好檔案的日常收集、整理、管理工作，工作人員要有高度責任感和服務意識。貢獻中求支持，效率中求發展，在平凡的崗位上創造不平凡的工作業績。制訂檔案整理、統計等標準有效平衡工作情況，對工作情況也能做到質量檢查及監督信息數據庫的建立。工作過程中，各個單位的檔案部門沒有按照標準統一進行，各部門各自為政，自成體系，就不能形成暢通的檔案網絡建設，資源共享也不會得以實現。

3．建設復合型的管理隊伍。檔案信息化建設的基礎是檔案管理人員隊伍，檔案管理人員應當是復合型人才，具備檔案管理專業知識和相應的計算機能力。所以，檔案部門一方面要加強對現有人員的職業技能培訓，通過對外學習交流、檔案專業知識和信息技術培訓等方式拓寬知識面、掌握新技術。同時，嚴格考察新增人員的業務素質和信息技術能力，盡量把有專業理論知識，掌握計算機信息技術、技能和綜合素質的人才充實到檔案隊伍。檔案部門也要舉行相關的業務培訓交流，讓工作人員說出自己工作中面臨的困惑以及平時的工作感悟，有好的經驗大家可以一起分享，并創造條件聘請專家進行上門業務指導以及座談交流會，在工作交流和經驗分享中，取長補短，提升自身的工作能力和工作效率。

4．電子檔案管理中的注意事項。第一，管理中需要加大安全意識。由于電子檔案管理中存在很多復雜性，并且檔案存在的目的就是加大服務形式，讓其便于傳輸等，但是利用時控制率比較低并且要比紙質的困難，由此若管理人員沒有足夠的經驗，就不能及時發現問題，故而要讓檔案管理人員樹立精深的態度，可以在任何情況下，避免泄密等狀況的出現，讓信息失真和損失。第二，制定相關的電子檔案適用制度，檔案在利用時確保有專門的制度，其中包括資格審查、權限控制利用等方面內容。第三，伴隨著計算機技術的發展，電子檔案利用發展前景廣闊，但要切忌每一利用方式在應用設計時要靠人操作，故而檔案工作者在工作過程中需要努力開發檔案利用系統，在發展中創設條件，這樣才能為使用者提供更科學、更全面的服務。

電子檔案使用過程中，相關規章制度的制定和頒布，讓電子文檔歸檔和管理方面能夠初步實現有法可依的狀況，在發展中逐步走向規范化和標準化的進程。伴隨著科學技術的前行，很多新的問題也將涌現出來，這些問題的出現必將為發展提供更為先進、可靠的管理設備和管理理念，在此每一位檔案工作者和管理者都要做好檔案管理工作的內容建設，這樣才能為企業以及社會提供更為高效的服務。

（作者單位：廣州番禺職業技術學院）