檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用研究

文/周 平

檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用研究

文/周 平

傳統(tǒng)的檔案保存管理方式存在很多弊端，如企事業(yè)單位的檔案內(nèi)容繁雜，管理過程又比較辛苦。隨著數(shù)字化的不斷普及，檔案的收集和存儲(chǔ)，逐漸實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理，大大提升了檔案資料的運(yùn)用效率。公路工程檔案數(shù)字化處理，在整理原有檔案的基礎(chǔ)上，運(yùn)用信息數(shù)字化。不論是對(duì)檔案的鑒定、整理，還是對(duì)檔案的信息錄入，都具有重要意義。

一、數(shù)字檔案的作用

1．促進(jìn)信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。在數(shù)字信息化的時(shí)代，要運(yùn)用檔案信息資源管理，不斷建立、健全數(shù)字檔案，對(duì)檔案信息采用數(shù)字化的儲(chǔ)存模式。在建立數(shù)字檔案時(shí)，公路局的檔案管理人員可運(yùn)用計(jì)算和通信技術(shù)，將檔案室的傳統(tǒng)紙質(zhì)資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化，集中進(jìn)行資源整合，統(tǒng)一變?yōu)閿?shù)字化檔案。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化分為三種類型，一是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，二是視聽類型的檔案信息資源，三是對(duì)紙質(zhì)檔案資料和視聽檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化的信息整合。公路局的檔案管理不但有工程項(xiàng)目的提出、審批，還包括各種施工文件、項(xiàng)目管理等，要對(duì)這些信息資源進(jìn)行文字、圖表等不同形式的整合。在對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行整合時(shí)，要遵循原有的整理基礎(chǔ)，不斷健全完善。

2．使檔案資源的處理過程更加數(shù)字化。檔案的信息資源處理、管理工作是一項(xiàng)長期且復(fù)雜的工程，在處理數(shù)字信息資源檔案時(shí)，不但是檔案的管理，各種辦公業(yè)務(wù)也要加強(qiáng)數(shù)字化、自動(dòng)化建設(shè)，從而高效率地實(shí)現(xiàn)檔案室信息資源的管理。管理人員可通過系統(tǒng)的信息數(shù)字化操作，運(yùn)用數(shù)字化方式綜合檔案信息資源，形成合理的電子文檔、圖表等，從而更好地進(jìn)行管理，方便檔案使用者的檔案調(diào)閱和查詢。

3．促進(jìn)檔案信息資源共享。由于公路工程的建設(shè)周期長，涉及的項(xiàng)目多、檔案數(shù)量繁雜。因此，數(shù)字信息資源的檔案建設(shè)顯得尤為重要。可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，連通各個(gè)地方以及企業(yè)的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)資源的交互性、共享性，為及時(shí)調(diào)取資源帶來更多便利。實(shí)現(xiàn)公路工程的資源跨區(qū)域共享，檔案資源用戶可根據(jù)自己的不同需求，集中在數(shù)字檔案庫中下載相關(guān)信息資料，促進(jìn)檔案利用率。

二、加強(qiáng)數(shù)字檔案信息資源整合利用的策略

1．更新傳統(tǒng)檔案信息管理理念。長久以來，企事業(yè)單位檔案信息資源管理人員的管理方式都比較傳統(tǒng)。伴隨著數(shù)字信息化的不斷發(fā)展，數(shù)字化得到了普及，人們逐漸認(rèn)識(shí)到了數(shù)字信息化管理所帶來的方便、快捷。因此，在對(duì)檔案信息資源管理時(shí)，要不斷更新管理的理念，打破傳統(tǒng)的信息資源管理模式，走出對(duì)數(shù)字化認(rèn)識(shí)的誤區(qū)，及時(shí)更新觀念，讓檔案信息資源管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案信息資源的重要作用，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過程中所出現(xiàn)的問題，探究解決策略，變革管理方式，從而實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)管理方式逐漸向數(shù)字信息資源管理的方式過渡，實(shí)現(xiàn)高效率管理。改變傳統(tǒng)信息資源管理人員的理念，定期采用各種形式和宣傳手段推進(jìn)對(duì)管理人員的宣傳，深化他們的思想，宣傳各種先進(jìn)的理念，組織活動(dòng)，學(xué)習(xí)檔案資源的管理知識(shí)，促進(jìn)管理人員的思想認(rèn)知，為企事業(yè)單位的檔案資源整合做好鋪墊。

2．加強(qiáng)基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)。由于網(wǎng)絡(luò)安全的開放性，檔案信息資源的管理又很特殊，因此，在整合數(shù)字檔案信息時(shí)，要保證網(wǎng)絡(luò)的安全性，并建設(shè)獨(dú)立的檔案室數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，與普通的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行區(qū)分。根據(jù)檔案數(shù)字管理的具體情況對(duì)辦公網(wǎng)絡(luò)、業(yè)務(wù)網(wǎng)等進(jìn)行隔離。在交換數(shù)據(jù)前，要采取嚴(yán)格的安全管理措施，保證檔案信息的安全性。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)硬件網(wǎng)絡(luò)容量的配置，對(duì)其不斷完善。由于企事業(yè)單位的檔案資料繁雜、內(nèi)容量極大，因此，在建設(shè)數(shù)字檔案的過程中，相關(guān)的配置設(shè)施要滿足對(duì)檔案室存儲(chǔ)和查詢的需求。檔案信息管理中的軟件建設(shè)也是至關(guān)重要的，不論是檔案的資料收集、整理，還是分享，都要依靠于軟件的合理利用。因此，在對(duì)檔案室配備網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件時(shí)，要充分對(duì)軟件安全性、穩(wěn)定性進(jìn)行考察，以符合資料信息的管理需求，使電子檔案室能夠發(fā)揮最大的效益。

3．強(qiáng)化對(duì)數(shù)字檔案信息管理人員的培訓(xùn)。充分發(fā)揮數(shù)字檔案的應(yīng)用效率，加強(qiáng)數(shù)字檔案信息的資源整合，加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)、高水平人才的建設(shè)。在選拔人才時(shí)，要選擇具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的綜合型人才，加強(qiáng)對(duì)管理人員的崗前培訓(xùn)，提升綜合素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)能力。單位可定期采取培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，提高相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作水平，還可與高校建立合作的關(guān)系，與計(jì)算機(jī)課程進(jìn)行結(jié)合，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案資源的管理能力，充分掌握相關(guān)知識(shí)，更好地培養(yǎng)檔案管理人才。

（作者單位：棗莊市公路管理局嶧城公路局）