基于信息安全條件下的人力資源檔案數字化管理

文/黃衛東

基于信息安全條件下的人力資源檔案數字化管理

文/黃衛東

檔案管理是企事業單位日常工作中的重要組成部分，而人力資源檔案管理又是重中之重。探究信息安全條件下的人力資源檔案數字化管理很有必要。應在保證信息安全的前提下，提高企事業單位人力資源管理的水平和效率。

一、人力資源檔案數字化管理的意義

1．有助于企業實現信息現代化。企業信息化建設是時代發展的必然趨勢，其中就包括人力資源檔案的數字化管理這一重要部分。它為企業的生產經營提供了可靠的數據依據，推動了企業的信息化進程。

2．有助于檔案資料的保存。傳統的檔案資料以紙質為載體，時間一長，破損嚴重，給管理帶來了不小的難度，同時不利于檔案的使用。借助于先進的信息技術，轉換成數字信息，大大降低了人為因素和非人為因素的影響，更利于檔案資料的保存和使用。

3．有助于工作效率的提高。傳統的檔案管理以手工為主，不僅效率低下，而且極易出錯，同時利用率不高，使檔案價值難以體現。數字化管理，信息的存儲、查詢更高效、更快捷，把檔案管理人員從繁重的體力勞動中解放出來，提高了工作效率。

二、基于信息安全條件下的人力資源檔案數字化管理面臨的問題

1．檔案數量巨大難以快速數字化。目前，大中型企業中，信息資料經過長年的累積特別豐富，給數字化管理造成了不小的困難。而中小企業，受自身條件的限制，資金投入不足，導致數字化設施、設備等，難以滿足人力資源檔案數字化管理的需求。

2．網絡技術帶來的不安全因素。一是系統軟件由于設計中存在漏洞，極易被黑客等侵襲，致使信息被竊、流失、損毀。還有磁場等對信息傳輸的通道造成干擾，影響了信息的傳輸，留下了隱患，另外就是網絡的開放性給信息的安全性和保密性帶來沖擊。很多企業為了降低成本，忽略了網絡安全的重要性，對采購的設備和網絡服務供應商限制要求較低，也給黑客等入侵數字檔案資料庫竊取信息提供了方便。

3．人為操作導致的不安全故障。數字化管理需要高素質的檔案管理人員的操作，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。在實際情況中，很多從事檔案管理的人員年齡偏大，計算機操作不熟練，經常出現一些失誤，造成信息丟失、損毀。另外，工作人員在操作上的不良習慣、違規操作等,都會導致安全問題的產生。再加上防護措施不到位、警惕性低，影響了網絡安全管理的整體質量。

三、基于信息安全條件下的人力資源檔案數字化管理路徑探究

1．人力資源管理系統的開發要以安全為第一位。要想保證系統的安全性，可以借助Web搭建的開發平臺，也可以在企業人力資源管理中建立局域網，在局域網中建立管理系統。通過設置管理權限可以有效阻止非法用戶的侵入，實現網絡系統的安全防護，還可以使用加密制度，保證數據在傳送的過程中，不會被篡改或盜竊，進一步強化網絡通信的保密性，也可以建立防火墻來防御外部攻擊。

2．建立人才信息管理數據庫。企業之間的競爭實際上就是人才的競爭，所以各個企業對人力資源的重視程度已經上升到了戰略高度。將人才信息統一納入數據庫中，更能夠使人力資源得到優化，最大程度地發揮人力資源的價值，為企業的發展作出貢獻。尤其是在人員招聘時，通過數據庫進行崗位匹配，實現高效、有效招聘，避免人才的浪費，同時為后期的培訓提供便利。還可以為異地招聘實現網絡視頻面試，既擴大招聘范圍，又降低成本。

3．績效考核信息管理模塊的建立。對于現代企業來說，建立績效考核信息管理模塊是人力資源檔案數字化管理的重要內容，績效考核信息既能夠體現員工的個人價值，也能夠反映出團隊的合作水平。不僅如此，還能為采購等給予一定的參考信息，通過績效考核信息一方面把員工的工作熟練程度反映出來，也將材料的質量反映出來，企業可以據此加以改進。

4．崗位信息管理模塊的建立。崗位信息管理模塊的建立，能夠在確保工作效果得到有效提高的同時,更為準確地估計崗位的設置和價值相關性，使崗位設置管理和崗位價值管理更符合現代企業管理理念，也是現代化崗位價值管理的先進模式體現。

人力資源檔案，是企事業單位重要的無形資產，對企業的發展起著不可替代的作用。信息技術的應用使人力資源檔案實現了數字化管理。這極大地提高了企事業單位人力資源管理水平，但網絡帶來的安全性問題日益突出。因此，必須采取有效管理措施對信息進行保護,全面提高信息的安全性能，促進人力資源管理工作的發展。

（作者單位：廣東省惠州市第一婦幼保健院）