企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的探索與思考

文/馮 睿

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的探索與思考

文/馮 睿

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是數(shù)字時代發(fā)展的要求，是建立數(shù)字化檔案館(室)的發(fā)展方向，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的一項重大而緊迫的任務(wù)。本文圍繞中車系統(tǒng)各企業(yè)開展檔案數(shù)字化工作的做法，談?wù)勛约旱捏w會和看法。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

1．檔案管理標準多樣化。中車系統(tǒng)各企業(yè)在原中國北車/中國南車檔案管理機制下，執(zhí)行的檔案管理標準各自不同，既有執(zhí)行國家標準，又有執(zhí)行行業(yè)標準，還有執(zhí)行企業(yè)標準，由于各企業(yè)執(zhí)行的標準不統(tǒng)一，制約了各企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

2．檔案管理軟件多元化。目前，中車系統(tǒng)各企業(yè)采用軟件最多的是紫光軟件和量子偉業(yè)軟件，此外還有東軟、光典、敏捷及自主研發(fā)軟件等。由于各企業(yè)應(yīng)用的軟件不同，其部署方式、技術(shù)架構(gòu)、接口集成、全宗范圍等都存在不同，而且在開展檔案數(shù)字化過程的思路、方法、資金及具體實施措施也存在差異，從而造成檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展進程的緩慢。

3．檔案實施進度差異化。開展檔案數(shù)字化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的必要手段，它可以節(jié)省大量的日常工作，實現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的保管模式向現(xiàn)代的利用模式轉(zhuǎn)變。但是，由于有些企業(yè)認識不到位，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，畏難情緒較多，特別是存在資金緊張等諸多問題，致使各企業(yè)開展檔案數(shù)字化工作進度差異較大，阻滯了檔案數(shù)字化推進的步伐。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的主要做法

1．健全制度規(guī)范。中車系統(tǒng)依據(jù)DA/T42-2009《企業(yè)檔案管理規(guī)范》和DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，制定了《中國中車檔案管理制度匯編》《中國中車檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃》和《中國中車數(shù)字檔案館建設(shè)總體規(guī)劃》等規(guī)章制度，形成了一套檔案完整的檔案工作制度體系，使檔案工作數(shù)字化工作有章可循，步入了健康發(fā)展的良性軌道。

2．嚴格管理控制。加強安全教育，強化安全意識。加強保密教育，防止檔案失泄密現(xiàn)象。制定檔案數(shù)字化工作安全制度，使數(shù)字化工作有章可循。采取數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)與外網(wǎng)物理隔絕，安裝干擾器和防火墻，切斷泄密途徑。安裝監(jiān)控設(shè)施，進行適時監(jiān)控，排除安全隱患。嚴格操作規(guī)范，加強監(jiān)督檢查，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量。

3．制定規(guī)劃目標。企業(yè)檔案工作與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營密切相關(guān)，確保企業(yè)檔案系統(tǒng)、完整、準確和安全，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)和科學研究服務(wù)，是開展企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的重中之重。各企業(yè)要從檔案工作實際出發(fā)，制定企業(yè)檔案工作發(fā)展規(guī)劃，逐步推進檔案數(shù)字化建設(shè)，為進一步建設(shè)數(shù)字化檔案館（室）奠定基礎(chǔ)。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)取得的效果

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)和科學研究等工作中發(fā)揮了重要作用。檔案本身價值得到充分體現(xiàn)，特別是對于年代久遠老、舊、散檔案。檔案安全價值得到充分體現(xiàn)，實施檔案信息化建設(shè)，從檔案業(yè)務(wù)的收集到利用的全過程實現(xiàn)了檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。檔案檢索價值得到充分體現(xiàn)，實現(xiàn)了檔案遠程查詢與利用，提高了檔案管理工作效率。檔案成本價值得到充分體現(xiàn)，包括檔案庫房、裝具紙張、設(shè)備設(shè)施等。檔案歷史和文化價值得到充分體現(xiàn)，企業(yè)檔案信息資源在經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展、文化傳承等方面發(fā)揮著不可替代的重要信息支撐作用。

四、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點體會

1．統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期系統(tǒng)工程，必須從檔案管理工作的全局出發(fā)，從檔案實際利用需要出發(fā)，從檔案事業(yè)長遠發(fā)展角度出發(fā)，科學地制定檔案數(shù)字化近期目標和長遠規(guī)劃，同時必須加強統(tǒng)籌，確保各部門、各系統(tǒng)相互配合，協(xié)調(diào)統(tǒng)一，保證數(shù)字化建設(shè)健康有序發(fā)展。

2．控制數(shù)量，嚴抓質(zhì)量。一方面，檔案數(shù)字化建設(shè)的核心是質(zhì)量。只有對數(shù)字化工作的所有環(huán)節(jié)和流程實施有效監(jiān)控，才能確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。另一方面，檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)是數(shù)量。在實際上工作中，各企業(yè)一定要在保證數(shù)字化質(zhì)量的前提下，按照數(shù)字化檔案的情況以及難易程度等因素，制定相應(yīng)的數(shù)字化加工的數(shù)量。

3．技術(shù)支持，設(shè)備保障。檔案數(shù)字化工作的高效率、高質(zhì)量，必然對硬件和軟件提出更高的要求。因此，各企業(yè)在開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，一定要加大硬件設(shè)備的投入，不斷提升軟件操作功能，保證數(shù)字化建設(shè)工作高效運行。同時，各企業(yè)還應(yīng)及時做好軟件的研發(fā)和升級，精心做好設(shè)備的維護，確保檔案數(shù)字工作有序開展。

4．科學管理，有效利用。各企業(yè)在實施檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)堅持以人身安全和檔案安全為前提，以控制質(zhì)量、控制數(shù)量、控制進度為手段，以“檔案整理到數(shù)據(jù)備份”幾個環(huán)節(jié)為實施重點，不斷優(yōu)化數(shù)字化工作流程，適時調(diào)整數(shù)字化人員比例，建立相應(yīng)的崗位責任制，充分調(diào)動工作人員積極性，保證檔案數(shù)字化建設(shè)為企業(yè)各項工作提供有效利用。

（作者單位：中國中車股份有限公司）