大數據背景下高校檔案信息化管理探析

文/趙 旭 辛玉明

大數據背景下高校檔案信息化管理探析

文/趙 旭 辛玉明

21世紀，信息技術發展日趨成熟，大數據時代信息技術不斷創新與發展。由于大數據能夠將有價值的信息資源進行有效整合和共享，大幅度降低了人們獲取信息的成本及難度，從而被許多行業廣泛地應用。大數據背景下，高校檔案作為重要的信息資源，實現信息化管理至關重要。

一、實現高校檔案信息管理的重要性

1．適應當今社會的實際發展需要。高校檔案信息化管理主要是以信息化為基礎，將其與檔案管理工作相結合，建立高校檔案信息管理制度，保障信息的有序和安全，提升整體檔案管理工作效率。原始的收集檢索模式被更具高效率的現代管理模式所替代，人們因此不但能更有效地管理信息，同時也能進一步提升信息存儲的規范化。檔案信息化管理逐漸成為大數據背景下高校現代化建設與變革的必然要求和重要目標，同時也順應了當今社會的要求。

2．可有效實現信息自身的服務功能，提高工作效率。目前，一些高校順應大數據時代的發展潮流，實際應用了各種關于檔案信息化管理的軟件，并受到了廣大師生和社會各界人士的歡迎和普遍使用。這些軟件不僅能夠實現高校檔案工作效率的提升，還可以充分發揮檔案信息自身的服務功能，為廣大師生的學習生活提供便利，進而推動高校檔案建設工作的進一步發展。

二、在實際操作中信息管理結合計算機存在的問題

1．高校檔案數據缺乏統一信息平臺，信息供求不對稱，信息安全得不到保障。現今，高校檔案信息是各轄區自行保存使用，再加上高校檔案因為沒有統一的計算機數據庫進行管理，跨地域及系統來查閱使用資源難度很大，數據共享難以實現，從而也阻礙了相關信息的有效利用。同時，信息沒有專業的信息管理技術維護人員進行監控，使得檔案信息極易被人惡意篡改或是盜取，給高校的信息建設發展帶來不利影響。

2．相關的計算機基礎設施老舊，管理人員的數量及質量達不到要求。一方面，相關的計算機信息管理軟件在一些方面仍然存在著不足。例如，系統的安全保障較弱、更新升級較慢、維護難度較高等。另一方面，檔案管理信息化專業人員數量較少，專業素質較差，造成了高校檔案信息化管理的軟實力與硬環境不匹配。因此，很難有效對高校檔案的繁雜數據進行處理，檔案的收集、整理與共享也很難實現。

3．檔案信息管理部門不受重視，與其他單位缺少相應溝通合作。由于高校檔案信息管理意識不強，開展的相應信息化管理舉措也未能受到重視，使得檔案信息現代化建設受到了很大程度的制約。再加上高校相關信息管理部門沒有得到充分認可，缺少和其他單位的有效配合，從而難以實現大數據時代信息化管理的目標。

三、高校檔案信息化管理的有效發展方略

1．將先進的信息管理手段與計算機技術結合。一方面，在更新維護好基本的信息處理硬件的基礎上，檔案信息化管理上還可以采用云計算這一先進技術。作為現今處理大數據所使用的主流技術，它不僅能夠對大數據進行處理分析，還具有成本低、操作簡便、靈活性強及存儲功能強大等優勢。另一方面，可以使用數據挖掘技術和電子標簽。根據具體要求對數據進行針對性地挖掘，在存儲和使用時工作人員就可根據個人進行個性化的信息篩選使用，為今后信息作用的最大發揮奠定基礎。電子標簽實質就是一枚芯片，可一定程度上實現檔案信息的自動管理，將檔案信息植入到其中，能迅速提升檔案信息的錄入和讀取速度，同時為信息做好標記，利于信息的分類和統計，為之后的管理工作提供巨大的便利。

2．建立統一的現代化信息管理體系。首先，高校可以建立統一的檔案信息化管理系統。不是僅僅局限于自己的學校，而是實現將所有高校的相關信息進行共享，形成全國性的龐大數據庫。每個師生都會有自己的專屬賬號和權限設置。其次，有關部門要加強對專業信息管理人員的隊伍建設。確立檔案信息工作的年度規劃和發展定位。完善相關用人機制，有針對性地培養和引進人才，改變傳統單一的檔案信息管理方法，加強對計算機能力的提升并充分發揮檔案人員的工作積極性及主觀能動性。最后，有關部門還要強化與其他單位的溝通合作，提高人們對其重要性的正確認知，促進檔案信息化管理意識的形成。高校的其他部門機構也應重視與檔案信息管理部門的實時溝通，運用計算機對信息進行及時有效地更新上傳，輔助高校相關工作及考評的有序進行。

總之，在大數據背景下，采用現代化信息技術去完善和改造傳統的高校檔案業務，使其不斷適應數字環境下檔案活動的發展變化、提升檔案管理水平和服務效率，是高校檔案事信息化建設的重要目標。同時，這一目標的實現，相信也將為高校整體的現代化轉變提供更強有力的支持。

（作者單位：吉林大學檔案館）