事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析

辛麗艷

喀喇沁旗人力資源和社會保障局

事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析

辛麗艷

喀喇沁旗人力資源和社會保障局

在新的歷史發展時期，事業單位檔案工作中存在一些問題，影響了事業單位的工作效率和可持續發展。因此事業單位的檔案管理就要充分受到領導的重視，從根本上提高自身的管理效率。在具體的管理工作開展中，事業單位的檔案管理人員應該對這些工作的管理特點及管理方式有著必要的了解，在轉變事業單位檔案管理理念的同時提高實際的管理工作質量，為加快現代化事業單位改革的步伐提供可靠的保障?；诖吮疚姆治隽耸聵I單位檔案管理中存在的問題及對策。

事業單位；檔案管理；問題；對策

1、事業單位進行檔案管理現代化的意義

目前，利用現代信息技術進行檔案管理工作已經成為了我國事業單位在發展過程中的一種必然的趨勢。應用現代化的手段來進行檔案的管理，能夠有效的促進我國現代信息技術的發展，同時還能夠對我國的基礎信息資源進行更好的保護與傳播。隨著社會的飛速發展，傳統的紙質化的檔案管理模式由于管理的方式單一，速度較慢等缺陷已經無法順應我國當前社會的發展趨勢及相關的標準與要求。據此，進行現代化的管理方式是時代發展的必然趨勢與要求，同時還能夠有效的保障事業單位檔案管理的發展。對此，事業單位中的有關人員必須意識到檔案管理現代化的重要性，在檔案管理工作中更好的應用現代化的管理方法與模式。

2、事業單位檔案管理工作存在的問題

2.1 從思想意識上沒有得到重視

因為事業單位不同于一般的廠礦企業，它是國家的一個特殊的部門，所有的部門領導及工作人員所重視的都是工作的效率及結果，而對檔案的管理工作根本就不重視，覺得檔案管理只是個簡單的文員的差事，一般的檔案資料只是直接往檔案袋里一裝，往柜子里一擱就算完事，沒有人想去再重新翻看、整理、歸檔及查找遺漏，這種現象很容易造成檔案的丟失或不齊全，一旦因為某種原因需要某些檔案資料的卷宗時，工作人員就會手忙腳亂，亂翻一片。即使有些機關單位也參加過檔案達標升級工作的評定，那也只是被動的，為了應付考核而做的，沒有從思想意識上認識到檔案的重要性。

2.2 檔案管理制度不夠完善和規范

事業單位的檔案管理工作的管理制度建設的不夠健全，容易導致事業單位中的檔案管理混亂，每個不同的科室不同的檔案都還存在各自的部門中，沒有進行統一管理，想要進行檔案查閱需要經過多道程序。同時在檔案進行收集、整理、查閱過程中也沒有相應的制度建立，有些科室在進行調閱檔案之后沒有有效的歸檔，導致很多工作人員的檔案文件丟失，降低了檔案的利用效率，檔案的存在失去了應有的價值。如果事業單位沒有形成統一的檔案管理制度，工作人員也相對忽視了檔案管理的重要性，缺乏了統一的管理，會嚴重影響事業單位中工作人員的工作積極性和系統性，工作做起來雜亂無章，單位的不夠重視，會嚴重影響工作人員的工作積極性。

2.3 檔案管理人員的綜合素質有待提高

結合現階段我國事業單位檔案管理工作的發展現狀，可知部分事業單位的檔案管理人員自身的綜合素質不高，對于檔案管理工作的重要性缺乏必要的認識，實際工作開展中缺乏一定的責任意識，間接地影響了事業單位檔案管理水平的提升。加上某些事業單位的檔案管理人員是從其他部分調用過來的，致使檔案管理工作中存在著許多的問題，制約了事業單位長期穩定發展。事業單位檔案管理人員業務水平不高，缺乏專業素養，將會降低事業單位的檔案利用效率，影響著事業單位職能作用的充分發揮。

3、優化對策

3.1 加強領導干部的檔案管理意識

首先要改變單位領導干部們心中“重業務，輕檔案”的思想，要認識到事業單位的工作不只是干那些轟轟烈烈的人前顯耀的工作，更實際的是要做好檔案管理這樣的基礎工作，如果領導干部對檔案管理工作不重視，意識薄弱，把過多的精力投入到能看到成績的工作上，就會誤導基層工作人員認識上的錯誤，這樣以來，檔案管理工作就無法繼續，無法開展，更達不到管理的目的。所以作為事業單位的領導干部一定要從管理意識上改變檔案不重要的觀念，把檔案管理工作納入日常管理的日程，加大投入力度，只有這樣才能更好、更有力地推動檔案管理工作的創新、完善與發展。

3.2 建立完善的檔案管理制度

要想使得事業單位的檔案管理工作進入正軌的發展渠道，有法可依、有章可循，一套健全的規范的檔案工作管理制度是必不可少的。社會在進步，尤其是信息化時代的到來所帶來的工作方式的巨大改變都要求事業單位適應時代要求積極改進工作方法和制度，按照新的社會發展要求開展事業單位的檔案管理工作制度的建立。制度中需要嚴格的確定檔案管理工作的負責領導人和具體的管理工作人員，然后明確工作分布，一旦工作中出現問題可以直接責任到人。領導要定期針對檔案管理進行檢查工作，能夠有效地促進檔案管理工作的效率提高。

3.3 加大檔案管理人員的培訓力度

事業單位檔案管理人員業務水平的高低，對于檔案管理工作是否有著正確的認識，對于事業單位檔案管理工作質量及工作效率有著一定的影響。因此，為了適應時代的發展要求，提升現代化事業單位檔案管理的綜合水平，需要開展各種專業性的培訓活動，強化事業單位檔案管理人員的思想意識，促使他們在實際的工作開展中能夠運用專業的知識提高檔案管理工作質量，滿足當前形勢下影響檔案管理工作的各種要求。通過這些專業培訓活動的有效培養，可以規范事業單位檔案管理人員的實際操作行為，最大限度地發揮他們在實際工作崗位上的職能作用。

總之，加強事業單位檔案管理具有十分重大的意義，提高事業單位檔案管理的科學性和規范性的需求日益迫切，因此需要進一步加強對其的研究。

[1]楊虹.對事業單位檔案管理的創新思路的探討[J].科技資訊，2010，34：125+127.

[2]孫長美.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].中國市場，2015，04：88-89.

[3]李雋.探討行政事業單位檔案管理的創新思路[J].企業技術開發，2013，08：69-70.