提升檔案管理信息化的思考

張 淼

秦皇島市熱力總公司

提升檔案管理信息化的思考

張 淼

秦皇島市熱力總公司

隨著信息技術的不斷發展，已經在各行各業中得到了廣泛的應用，在檔案管理中應用信息化技術的可以提升檔案管理的效率，提升檔案管理的質量，基于此，本文分析了如何提升檔案管理信息化的措施。

檔案管理；信息化；措施

引言

在科學技術如此先進的今天，各項工作都需要不斷提高現代化水平和信息化水平，這樣才能夠順應時代發展和社會建設的基本需求，否則，就容易被時代和社會所拋棄。對于所有企業和單位來說，檔案管理工作具有非常重要的意義，其能夠對全部人員的基本信息進行詳細的記錄和保存，也是滿足一個人基本生活、生存的需求。傳統的檔案管理工作具有效率低、管理水平差、信息查找緩慢等缺陷，想要對這些缺陷進行完善就一定要對信息技術進行高效的利用。在檔案管理工作中應用信息技術可以將過去紙質檔案轉變成電子版的檔案文件，并通過計算機系統中的管理軟件，進行檔案的搜索、查找、修改、保存等工作，有效提高了管理工作的效率和質量，而且檔案的保存年限也有所增加，同時也提高了檔案的保密性。

1、人事檔案管理信息化建設原則

1.1 實用性原則

只有信息化的建設以實用性作為基本原則，才就能夠保證業務能夠更加規范化，工作更加有效率；

1.2 安全性原則

在信息化的建設中，安全性也是極其重要的一個環節。因此我們必須要提高計算機軟件信息的加密機制，此外還要建立信息防火墻來對重要信息資源權限進行管理，保證操作的合理性；

1.3 可靠性原則

在使用信息資源中要對所有信息用戶的權限進行分級，除此之外還要及時地進行信息數據的備份；

2、檔案信息化建設的意義

2.1 檔案信息化建設符合經濟建設要求

面對我國對于經濟建設高速發展的硬性需求，信息化建設的必要性由于其具有高速、快捷、應用范圍廣等巨大優勢也得到了廣大群眾的認可。其中，作為信息化建設中重要一環的檔案信息化建設工作，更是重中之重。檔案信息化工作廣泛存在于各個單位和企業中。過去在信息化概念還未普及之時，各個單位和企業的檔案管理和儲存工作已經作為不可或缺的一部分，現在由于信息化建設的發展，給檔案信息化建設工作也帶來了巨大的機遇和挑戰。總的來說，檔案信息化建設工作是符合時代發展需求的，是值得我們探討研究和學習的。

2.2 檔案信息化建設是重要構成因素

檔案管理和儲存工作無論在什么樣規模、什么樣性質的單位和企業中都占有十分重要的位置，起到不可小覷的作用。尤其在信息大爆炸的當今社會，面對每天大量輸入和輸出的數據和信息管理工作，如果沒有一個合理的科學的檔案管理系統支撐，那么各個檔案管理部門將面臨極大的困擾和難題。例如，檔案管理工作的順利展開，在各個單位和企業的發展和管理方面都會有促進作用，只有能夠做好基層的準備工作才能保證各個單位和企業未來的長遠發展。

2.3 檔案信息化建設是對科技技術的應用

檔案信息化建設工作是在科學技術發展工作基礎之上進行的，也就是說，一個國家的信息化科技建設水平在一定程度上決定了這個國家各個單位和企業的檔案信息化建設水平的高低。所以，大力促進檔案信息化工作的建設，同樣也會對我國科學技術水平的發展起到帶頭作用。不斷加強檔案信息化建設工作的管理制度，不斷優化檔案信息化建設工作的常用模式，可以為科學技術發展工作指明發展方向，提供發展動力。

3、提升檔案管理信息化措施分析

3.1 全面提高檔案管理人員的工作能力和素質

要全面提高企業和單位檔案管理人員的工作能力和素質，應該從基層檔案管理人員的選拔工作做起。要選擇合適的能夠勝任該工作的檔案信息管理人員，需要考慮其工作能力、工作態度、學歷水平以及是否具有強烈的責任感和使命感等等。應該盡量選擇那些有創新意識、時代發展意識和具有高度工作責任感的工作人員來擔任企業和單位的檔案信息化管理工作。另外，企業和單位高管還應該定時定量的為檔案信息化建設工作人員安排培訓和學習的機會，采取適當的鼓勵和獎勵政策制度，提供良好的工作環境，這樣才能激發檔案信息化建設管理人員的工作熱情和積極的工作態度。

3.2 樹立檔案信息意識

相關的檔案管理人員是對檔案進行科學管理的主要力量，他們的主觀能動性在信息化的建設中起著關鍵性的作用。因此，對于檔案的管理人員而言，不需具備很強的責任意識，必須意識到企業人力資源檔案信管理息化的重要意義，這樣一來，他們才能夠盡心盡力的完成自己的工作任務。在工作的同時，還需要主動思考，而不是死板的進行管理，不斷學習，補充自己的專業知識，這樣一來，才可以用更加專業的技術來管理檔案信息，是企業人事檔案信息化管理更加科學，從而促進企業的快速發展。

3.3 健全優化檔案管理制度

信息化程度的深度不斷增加，從本質上改變了收集信息的方式、保存信息的方式以及檔案管理的模式。這就要求人事檔案管理制度需要隨著時代的變化而進行革新和完善。所謂無規矩不成方圓，加強人事檔案管理的制度建設，才能使管理目標更加明確，使管理的流程更加高效、科學，從而使檔案管理的信息化水平更上一層樓。人事檔案管理人員要根據國家的法律法規，更新檔案管理制度，創新檔案管理體系，推進檔案管理的目標與提高信息化水平的連接程度。其次，對人事檔案管理人員的思想教育也是非常重要的，要加強檔案管理人員的培訓工作，使提高人事檔案管理工作的信息化水平的思想深深的印在每個人的腦海里，與此同時，對管理人員進行有效的監督，也是促進檔案管理工作高效運行的必備措施。

4、結語

上文中針對信息技術在檔案管理工作中的應用進行了具體的介紹，有效信息技術能夠有效提高檔案管理工作的整體效率和質量，而且還能夠降低企業和單位在檔案管理方面的人力資源的投入量，提高資源的利用效率。而且，利用計算機系統對檔案進行管理可以通過相關管理軟件針對人員檔案信息進行查找、保存、修改、刪除等工作，而且這些工作只需要通過一臺計算機進行即可，這種管理方式有效提高了檔案管理工作的整體水平，而且也提高了檔案傳送的效率，加強了檔案的保密性和完整性。因此，企業和單位在進行檔案管理工作時應良好的應用信息技術，從而提高檔案管理工作的效率和質量。

[1]鄭月. 關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 赤子(上中旬)，2014，(17)：192.