提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析

郭云婷

北京中鐵工業有限公司

一、引言：

辦公室在機關和企業單位中均處重要地位，作為企業的處理中心，擔負著多種繁復工作。既要準確傳達上級領導下達的任務，又要求向上反應企業內部各項工作的情況，任務繁重，不得馬虎。與此同時，辦公室不僅需要協調企業內部各項事宜，又要擔負起對外交往的重任。所以，保障辦公室文秘的工作質量與水平，是企業實現穩定發展重要因素，必須重視。

二、辦公室文秘自身如何提高專業素養

1.遵守企業的規章制度

作為一名辦公室文秘工作人員，嚴格遵守企業內部的規章制度是其最基本的職業素養。文秘工作數量巨大且注重細節，作為企業的重要工作人員應該清楚的認識到自身責任，做到不遲到、不早退。若是等領導布置完工作任務才匆匆趕來，就會打亂工作計劃，造成工作失誤，影響整個辦公室的工作效率。在空閑的瑣碎時間里，文秘工作人員還應該整理檢查手中資料，防止重大失誤的發生。

2.眼光長遠，顧全大局

辦公室文秘工作人員對其所在企業十分重要，應目光長遠，凡事先考慮公司大局，不能感情用事。應以公司利益為重，不僅需要承受巨大的工作量，更要能忍受委屈，放平心態，做好企業內部的溝通工作。

3.提高工作效率、效能

效率是指有效時間內完成的工作量，效能是指有效的、集體的效應。一個優秀的文秘工作人員不僅要保證工作量的完成，更要保證質的提高。

(1)在工作中時刻保持積極樂觀的心態，對工作充滿熱情。當文秘工作人員在辦公中保持高昂的激情，辦公的質量自然會提高，相反，若是工作不用心，態度散漫，不僅沒有質，量也很難完成。

(2)不斷更新自身知識儲備。社會在不斷進步，文秘工作人員應時刻關注最新的社會發展動向、企業的經營政策，及時掌握辦公方式的更新和對文秘工作的新要求，以便緊跟時代發展，更快更好的解決工作上的問題。

(3)加強與上級領導的溝通。文秘工作人員需要及時的把上級領導的指示傳達給下級工作人員，這就需要文秘人員加強與上級領導的溝通，充分了解上級領導所要傳達的意思，避免誤傳命令的發生。

(4)加強自身服務意識。文秘工作人員必須認識到企業是一個集體，堅持樂于助人的理念，培養自身主動服務的行為。了解辦公室工作的被動性，做到未雨綢繆，將被動化為主動，以高水準的工作素養促進辦公室職能的提高與發展，營造和諧積極的工作環境。

4.堅持作工作總結

辦公室工作繁復，需要文秘工作人員每日對所做工作作出客觀總結，反省其不足并做出改進，認識自身優點并加以發展。同時檢查是否有工作失誤，做好下一次工作計劃，形成良性循環。

三、有效提升辦公室文秘人員工作能力的主要策略

1.加強專業知識培訓

企業領導必須重視員工的定期技能培訓，應當在合理范圍內提供資金對辦公室文秘進行專業培訓。企業需促進文秘人員自覺進行知識積累，愛崗敬業，努力為辦公室、企業發光發熱。

愛崗敬業，保障工作的質量與水平，努力為辦公室、企業發光發熱。

2.提升辦公室工作效率

辦公室工作量多且雜，是一個綜合職能科室，在企業內部起著上傳下達的溝通樞紐作用。辦公室工作的水平直接影響著企業內部的各項工作。因此，企業應對辦公室的工作進行合理評估，使辦公室正確認識到自身影響，努力做好本職工作，提高工作效率和水平，保障企業健康運營。

3.制定公平公正的獎懲制度

就企業而言，對于辦公室工作應做到獎懲分明，盡可能保證其公平、公開、公正。賞罰分明能夠充分激發辦公室工作人員的主觀能動性，文秘工作人員的反應尤為顯著。例如：由上級領導和辦公室員工根據平時表現推選出優秀的辦公室文秘人員，給予他們獎金或升職；對于平時工作散漫，對企業造成損失的員工，實施扣減工資或對情節嚴重者給予辭退。完善的獎懲制度具有警示作用，往往更能激發員工的工作熱情，提高辦事效率，促進自我完善，為企業注入活力與生命力。

4.培養文秘人員的創新意識

當今社會，變化日新月異，創新已然成為企業、社會發展的重要動力。大多數人認為辦公室文秘工作死板，靈活性不高。然而，要想做好文秘工作更需要在工作方式和思想上進行創新。對于辦公室來說，為了跟上時代的步伐，必須淘汰低效率的辦公模式。這就需要對其創新，尋找出可執行的、先進高效的新模式，以此提高辦公室的工作效率，促進企業更好的發展。而要激發辦公室文秘人員的創新意識，必須在日常的工作中培養，主要可采取的措施有以下兩點：

(1)鼓勵辦公室文秘人員在辦公行為、工作思想上積極大膽的創新，更好的促進企業內部上下級之間的關系，形成良好的企業氛圍。

(2)企業領導者應該積極發揮自身帶頭作用，高瞻遠睹，將創新理念與辦公室日常工作相融合，便于啟發辦公室文秘工作人員。

5.合理調整辦公室文秘人員的數量

辦公室工作種類繁雜，工作量大。如果文秘工作人員少了，工作任務就很難按時完成；而若工作人員過多，就無法充分發揮每個員工的價值，可能產生推脫責任現象，導致工作效率低下，造成人力資源浪費的不良現象。所以企業要對辦公室進行科學合理的評估，把文秘工作人員的數量控制在一個合理的范圍內。

結語：

辦公室作為企業的行政和處理中心，起著非常重要的作用，而辦公室文秘又是辦公室的重要組成人員。因此，提高文秘人員工作的質量與水平是十分有必要的。企業領導層應當與文秘人員一同努力，不斷創新進步，促進企業健康發展。具體實施措施還需要根據企業自身實際情況進一步改善。

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