高校科研項目檔案收集工作存在問題及對策研究

李嘉怡

摘要：高校科研項目檔案要更好地發揮應有的作用，必須要重視與其密切相關的文檔收集工作，然而目前科研項目檔案材料收集不齊全的現狀較為突出。鑒于此，本文從科研人員、科研管理部門和檔案館三個方面對其存在的問題進行分析，并提出解決措施。

關鍵詞：科研項目檔案檔案收集文件歸檔

高校科研項目檔案是高校在科研項目管理和實踐活動過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體等材料。它真實、完整地記錄了高校科研人員在從事科研活動過程中的學術思想、科研方法、成果經驗等，是高校檔案的重要組成部分。通過調查，筆者發現高校科研項目檔案收集不齊全的現象尤為突出。鑒于此，本文主要以筆者所在單位的科研項目檔案收集情況為例，對其存在的問題及其原因進行分析，并提出相應的解決措施。

一、高校科研項目檔案收集的現狀及問題

筆者所在單位科研項目檔案的收集范圍主要包括五個方面的內容：一是研究準備階段：包括科研課題審批文件，證材料與開題報告，任務書、委托書、協議書、合同，課題投資和預決算材料。二是研究實驗階段：包括研究計劃及執行情況，實驗、測試、觀測、野外調查、考察的各種原始記錄以及綜合分析材料，設計的文字說明和圖紙，計算材料、數據處理材料（包括計算機處理材料，如程序設計說明、計算結果），實驗報告、測試報告，照片、底片、錄音帶、幻燈片、電影拷貝等，階段小結，重要的技術文件，樣品、標本等實物的目錄。三是總結鑒定階段：包括研究（研制）報告，論文、專著，工藝技術報告，專家評審意見，鑒定會材料（鑒定意見、鑒定代表名單），鑒定證書，推廣應用意見，課題工作總結。四是申報獎勵階段：包括科技成果登記表，科技成果報告表，科技成果獎勵申報與審批材料，科技成果獲獎材料（獎狀、獎章、證書）原件或影印件，專利申請書或證書原件或影印件。五是推廣應用階段：包括轉讓合同、協議書，推廣應用方案及實施情況，推廣應用情況報告、工作總結，擴大生產的設計文件、工藝文件，生產定型鑒定材料，成果被引用或投產后反饋意見，成果宣傳報道材料，國內外學術交流材料。

從歸檔范圍來看，筆者所在單位規定的內容與1987年原國家科學委員會和國家檔案局聯合印發《科學技術研究檔案管理暫行規定》的要求差異不大。對這五方面內容進行調研后發現，行政性文件收集得較為齊全，“研究準備階段”“總結鑒定階段”“申報獎勵階段”“推廣應用階段”這四個階段需要經歷較多的行政流程，檔案收集數量較多。但就整體而言，檔案收集情況并不理想，表現在涉及重要數據和研究成果的科研文件，其收集情況并不樂觀，其中以“研究實驗”階段最為突出。這部分科研項目檔案在更大程度上取決于科研人員的積極性，難以強制性收集，而這恰恰是科研項目檔案的精髓，其收集不齊全對后期的檔案開發利用十分不利。

二、高校科研項目檔案收集不齊全的原因分析

（一）科研人員對知識產權認知模糊以及對歸檔安全性存在顧慮，導致歸檔文件不齊全

1.科研人員對自身科研成果的知識產權認知得較為模糊。高校科技人員的科研成果所形成的知識產權歸屬問題主要由《中華人民共和國專利法實施細則》等知識產權法律制度來決定，主要表現為“職務成果”與“非職務成果”的知識產權歸屬問題。其中執行本單位的任務或者主要是利用本單位的物質技術條件所完成的科技成果為“職務成果”。高校的技術成果大多是“職務發明”，但是也有部分“非職務發明”。《高等學校檔案部門業務建設規范》中指出：“校內個人在其非職務活動中形成的文件材料，可按征集、代管、捐贈的方式處理。”而按照《普通高等學校檔案管理辦法》規定：實行文件材料形成部門、課題組立卷制度，即科研作品屬于職務作品的都應該立卷歸檔。由于科研人員對知識產權認知不清，他們在完成負責項目后，將部分應該立卷歸檔的科研項目文件如實驗方法、工藝參數、關鍵設計圖紙等認定是非職務作品，而留在項目組手中，不愿提交檔案館保管。

2.科研人員對歸檔安全性存在疑慮。優秀的科研成果具有前瞻性、創造性，尤其是涉及高新技術、國家軍事科學或科研開發等特殊重要信息資源的科研成果，其價值是不可估量的。加上當今社會抄襲、剽竊現象較為嚴重，導致部分科研人員對其科研成果能否得到安全保存存在疑慮，擔心自己的科研成果文件在歸檔后由于得不到妥善地保管而不愿移交檔案館。

（二）科研管理部門權責不明確，導致歸檔文件不齊全

高校科研項目檔案數量巨大，檔案館人力資源相對不足，在這種情況下，主要科研管理部門和相關科研管理部門會參與科研項目檔案的收集過程之中。就筆者所在單位而言，主要科研管理部門為社科處，相關科研管理部門如高教所、設備處、教務處等，在收集科研項目檔案過程中都面臨著各自的困境。由于科研項目檔案移交一般需要通過兩個過程：科研人員把科研項目檔案移交給主要科研管理部門，主要科研管理部門把檔案移交給檔案館。在這個過程中，由于檔案館和科研人員不能直接接觸，導致檔案館難以第一時間發現問題并進行解決，從而難以保證科研項目檔案的齊全性。同時，相關科研管理部門如高教所、設備處、教務處等，他們在工作的過程中有機會接觸到科研項目檔案，但是由于權責界定的上的不明確，導致沒有明確的規定要求他們需要向檔案館移交相關的科研項目檔案。長期以往，相當數量的科研項目成果文件得不到妥善地歸檔保存。

（三）檔案館工作人員對小項目科研項目檔案的重視程度不夠，導致歸檔文件不齊全

受限于檔案館的資金和人力，檔案館工作人員難以對所有項目的科研項目檔案進行歸檔，他們一般會根據項目資金大小、撥款來源、成果發表所在期刊等因素，對不同科研項目檔案進行區別對待：對如863、973、908等屬于重大項目的科研項目檔案更為重視，當他們發現材料不齊全，會向科研管理部門或者相關人員主動進行追討；對所謂的小項目，如學生申請的項目、金額較小的項目等則較少進行后續的追討，導致小項目的科研項目成果文件的歸檔不齊全。

三、解決科研項目檔案收集不齊全的措施

（一）對科研人員實行“職稱掛鉤機制”和“會員制”，使其主動移交檔案材料

1.實行“職稱掛鉤機制”。“職稱掛鉤體制”是一種強制性措施，它把是否定期向科研管理部門或檔案館提交科研項目檔案作為職稱評定的標準之一，如果不符合定期提交檔案的最低標準要求，則需要達標后才可以進行職稱的評定和維系。通過該措施，能夠讓科研人員認識到向科研管理部門移交檔案是一項必須執行的義務。科研人員從事的科研事業所形成的檔案資料本是職務作品，其知識產權歸學校，向檔案館提交相關科研項目檔案是每個科研人員的責任和義務。

2.實行“會員制”。在檔案管理機構內建立全新的檔案收集兼共享制度，以便在保護科研項目檔案所有者知識產權的同時，讓科研項目檔案發揮更大效用。檔案管理機構根據科研人員交納的科研項目檔案詳細程度，向該科研人員提供對應層級的、處于開放階段的科研項目檔案供其查看與利用。

（二）明確各科研管理部門權責，采取檔案館工作人員入駐和系列培訓等措施，保證歸檔文件的齊全性

明確科研管理部門職責，做好科研項目檔案的前端控制工作。高校應在制度上明文規定科研項目的主要管理部門和相關管理部門的具體職責：一是社科處作為主要的科研管理部門，高校應制定詳細的移交規范。在此基礎上，檔案館還應派檔案工作人員進駐社科處，負責在科研人員移交檔案的過程中檢查檔案的齊全性，在科研項目移交不齊全的時候及時提醒科研人員，改善科研項目檔案收集不齊全的現狀。二是針對相關科研管理部門如高教所、設備處、教務處等部門，在工作過程中有機會接觸到科研檔案，但并沒有向檔案館移交檔案的規定的情況，高校應將“及時上交科研項目檔案”這一職責明確納入他們的職責中，并對相關人員進行科研項目檔案專業知識的培訓，防止科研項目檔案的流失。此外，對于高校主要科研管理部門和相關科研管理部門，檔案館工作人員都應與其進行有效溝通，并了解相關管理部門的工作流程，做好科研項目檔案的監管工作，防止出現項目流失的情況。若出現檔案遲交、少交的情況，高校應賦予檔案館相應的權利進行檔案的追討。

（三）加強對檔案館工作人員的培訓，保證歸檔文件的齊全性

高校應該充分利用學校檔案相關專業的人才資源，在專業知識和工作理念方面對檔案館工作人員進行培訓。一是對檔案工作人員進行相關制度法規的講解，包括《中華人民共和國檔案法》《科技檔案工作條例》以及各高校科研項目檔案工作細則，使工作人員了解科研項目檔案收集的相關專業知識，促進科研項目檔案收集的規范、合理、科學。特別是普及科研材料的相關專業知識，可以讓檔案館工作人員形成正確的檔案意識，在工作中以平等的態度對待重大項目和一般項目。二是為檔案館工作人員深入講解關于科研項目檔案知識產權的問題，使檔案館工作人員在收集科研項目檔案材料時能夠做到“有底氣”“有依據”，解決科研項目檔案關鍵性材料收集不齊全的問題。

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