基本建設(shè)項目文件材料收集歸檔工作初探

劉慧萍

摘要：本文針對基本建設(shè)項目文件材料收集歸檔的特點，就其存在的收集困難、歸檔不完整、整理不規(guī)范等問題，提出建立健全基建檔案管理制度、建立分階段收集歸檔流程、提升基建檔案管理人員整體素養(yǎng)等做好基本建設(shè)項目文件收集歸檔工作的方法。

關(guān)鍵詞：基本建設(shè)項目文件收集歸檔工作檔案工作

基本建設(shè)項目文件材料，是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用、維護活動中形成的，具有保存價值的各種文字材料、圖紙、圖表、聲像等形式與載體的歷史記錄。基本建設(shè)項目文件材料不僅記錄了建設(shè)項目發(fā)展的歷史軌跡，而且為籌劃未來發(fā)展規(guī)劃提供了重要依據(jù)。本文在梳基本建設(shè)項目文件材料收集歸檔特點的同時，就其收集歸檔工作中存在的問題，提出相應(yīng)的解決措施。

一、基本建設(shè)項目文件材料收集歸檔的要求和特點

（一）堅持“誰形成誰負責(zé)”的收集歸檔原則

《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》中指出：“建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)范的要求。完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件編制和項目文件整理、歸檔工作。”具體來說，就是在項目建設(shè)的過程中，建設(shè)單位形成的材料由建設(shè)單位歸檔，設(shè)計單位形成的材料由設(shè)計單位歸檔，施工單位形成的材料由施工單位歸檔，監(jiān)理單位形成的資料由監(jiān)理單位歸檔。由于基建檔案是在項目建設(shè)和管理過程中形成的原始記錄，各承建單位和建設(shè)單位是項目文件的形成者，由形成單位進行收集、整理、歸檔，能夠確保建設(shè)項目文件內(nèi)在有機聯(lián)系的本質(zhì)特性。因此，明確劃分基建檔案收集歸檔責(zé)任，堅持“誰形成誰負責(zé)”的歸檔原則，是保證基建檔案齊全、完整、成套歸檔的基礎(chǔ)。

（二）形成來源具有廣泛性

基建項目從提出項目建議書至工程全面竣工驗收，需經(jīng)歷項目申請、可行性研究立項、辦理征地手續(xù)、測量勘察、設(shè)計招投標(biāo)、編制設(shè)計文件、建設(shè)規(guī)劃申報、施工圖報審、監(jiān)理招投標(biāo)、施工招投標(biāo)、辦理開工手續(xù)、施工、工程報竣、監(jiān)理單位組織竣工預(yù)驗、工程檔案預(yù)驗收、工程竣工質(zhì)量驗收、工程竣工17個環(huán)節(jié)，歸檔的材料有紅頭文件、圖紙、會議紀(jì)要、招投標(biāo)文件、合同、證書及照片等；項目工程由審批、城建、勘察、設(shè)計、消防、施工、監(jiān)理、安裝等部門共同參與完成，整個建設(shè)過程周期長，參與部門多，專業(yè)性強，材料來源廣泛。

（三）收集歸檔工作具有階段性

基建檔案的形成分為五個階段，一是前期準(zhǔn)備階段，這個階段需要收集歸檔的文件主要包括項目建議書、批復(fù)、設(shè)計任務(wù)書、選址、投資計劃、上級下達的基建計劃、追加投資請示、批復(fù)、征地、報建、工程合同、協(xié)議。二是設(shè)計階段，收集歸檔的文件有工程勘察、設(shè)計的圖樣、說明書、計算書、工程概算書等。三是施工階段，包括施工組織設(shè)計、施工圖、圖紙會審記錄、工藝規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)、原材料及預(yù)制件的合格證、檢驗記錄、各種施工記錄、施工技術(shù)總結(jié)等文件的收集歸檔。四是竣工驗收階段，收集歸檔的文件有竣工報告、各種竣工圖、竣工驗收記錄、說明書、工程決算、總結(jié)等。五是使用維護階段，收集歸檔的文件有改造施工圖紙及相關(guān)的文件等。建設(shè)項目在各個階段形成的基建檔案材料不同，其收集歸檔的側(cè)重點也不同，呈現(xiàn)出階段性的特點：前期準(zhǔn)備和設(shè)計階段，要注重文件和圖紙終稿的收集和保存；施工階段要注重隨時收集和補充多部門參與的文件和資料；竣工驗收階段要注重整改驗收資料的收集；使用維護階段要注重改造施工圖紙的收集和歸檔。

二、基本建設(shè)項目文件收集歸檔工作中存在的問題及原因

（一）參與部門多，導(dǎo)致基本建設(shè)項目文件收集歸檔工作難度加大

完整的基本建設(shè)項目文件不僅要涵蓋工程項目工作的立項、可行性研究、計劃、施工圖設(shè)計、招投標(biāo)、施工及管理、竣工驗收等一系列固有的基建程序，而且還應(yīng)詳細、真實地反映、記錄工程項目建設(shè)的全過程。參與歸檔的單位有建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工總承包單位、專業(yè)承包單位。在整個建設(shè)過程中參與部門多，參與歸檔的部門也多，好多文件需幾個單位很多部門協(xié)同完成，并且參與施工的單位均為駐場機構(gòu)，完成自己的工作后就撤離了，人員流動性較大，如果在建設(shè)過程中形成的文件收集、補充不及時，有可能會給后期的歸檔工作帶來較大困難。在所有參與部門中有任何一個單位出現(xiàn)項目文件收集的缺失，都會造成歸檔文件的不齊全。

（二）建設(shè)周期長，影響基本建設(shè)項目文件歸檔的完整性

基本建設(shè)項目從立項到施工直至竣工，建設(shè)周期一般是3至5年，項目文件的收集也需要3至5年，與項目建設(shè)同步開展文件收集工作十分重要，但是很多建設(shè)單位的基建檔案管理員并沒有參與項目建設(shè)的全過程，對文件形成過程也不是很了解，更做不到同步收集，因此，更做不到同步收集，因此，對收集不完整、缺失的文件不能及時發(fā)現(xiàn)進行收集補充，等到工程竣工驗收審核時，才發(fā)現(xiàn)材料不全，這個時候再去協(xié)調(diào)相關(guān)部門補充，其難度就可想而知了。同時，很多形成的文件資料是在不斷變化的，在收集中稍有不慎就有可能出現(xiàn)少歸、漏歸的現(xiàn)象。如建筑圖紙在實際建設(shè)過程中經(jīng)常會有變化，如檔案管理員不及時跟進，最終版圖紙就很有可能漏歸，造成檔案材料的不準(zhǔn)確，影響檔案利用的價值；在成套的招投標(biāo)文件中，評標(biāo)報告與中標(biāo)通知不同時形成，因時間間隔較長，經(jīng)常會出現(xiàn)《中標(biāo)通知書》沒有被裝訂到《評標(biāo)報告》中的情況。

（三）基建項目的專業(yè)性較強，收集歸檔工作的規(guī)范性有待提升

基本建設(shè)項目文件材料涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、電信、自動控制、消防等多個專業(yè)領(lǐng)域，這些專業(yè)的有機融合形成了基建檔案專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。如果收集人員不熟悉基建工程專業(yè)知識和項目運作程序，就不知道哪些材料應(yīng)該收集，哪個階段要收集，進而導(dǎo)致漏歸現(xiàn)象的發(fā)生。同時，大多基建檔案管理人員對檔案相關(guān)的法律法規(guī)不了解、對建筑學(xué)專業(yè)知識缺乏、對基建文件的歸檔特性不熟悉，最終導(dǎo)致基建檔案管理人員對基建檔案的來龍去脈不清楚，只能簡單地按照《建筑工程資料管理規(guī)程》開展收集工作。但是，《建筑工程資料管理規(guī)程》所列出的歸檔文件條款也比較籠統(tǒng)，在這種情況下，如果檔案人員對基建工程專業(yè)知識掌握得不充分，就極有可能造成項目文件的錯歸、漏歸。例如，在上述規(guī)程中列出的《支付款請示件》一般包括建設(shè)單位請示件、施工單位進度申請、項目管理單位工程費用審批單、監(jiān)理單位工程支付證書，由于沒有完全羅列出全部文件，加上部分檔案人員判斷不準(zhǔn)確，在文件收集工作中經(jīng)常出現(xiàn)錯歸、漏歸的現(xiàn)象。

三、完善基本建設(shè)項目文件收集歸檔工作的措施

（一）提升參建單位領(lǐng)導(dǎo)基建檔案意識，建立健全基建檔案管理制度

針對基建檔案收集參與部門多，文件收集難的問題，一要提高參建單位領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案管理的重視程度。提高參建單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，是提高參建全體人員檔案意識的前提，只有參建單位領(lǐng)導(dǎo)重視基建檔案工作，認識基建檔案工作的重要性，基建檔案的各項管理工作才能落到實處。二要建立健全基建檔案管理制度。在單位《基建檔案管理辦法》中細化建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工總承包單位的歸檔范圍和檔案管理員的職責(zé)，在制度里明確規(guī)定各參建單位必須配備基建檔案管理專職人員并參與基建項目建設(shè)的全過程，建立建設(shè)單位對監(jiān)理單位和施工總承包單位檔案收集的監(jiān)督和懲罰獎勵機制，同時建立監(jiān)理單位和施工總承包單位對建設(shè)單位檔案收集的監(jiān)督和懲罰獎勵機制、建立基建檔案收集管理工作與檔案管理員年度考核掛鉤制度，通過切實可行的制度提高全體人員的檔案意識，緩解參與部門多導(dǎo)致的收集難的問題。

（二）建立分階段收集歸檔流程，提高基建檔案管理人員的責(zé)任意識

針對建設(shè)周期長，影響基本建設(shè)項目文件歸檔的完整性的問題，一是分階段收集歸檔基建項目形成的材料。針對基建項目建設(shè)周期長的特點，對在建設(shè)過程中每個階段形成的材料及時收集整理歸檔，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的材料立即退回整改、缺失的材料及時補充，解決幾年后項目竣工時才發(fā)現(xiàn)缺失，卻因時間過久而找不到相關(guān)人員和部門彌補的問題。二是提升檔案管理員的事業(yè)心和責(zé)任感。事業(yè)心和責(zé)任感是基建檔案管理人員干好基建檔案管理事業(yè)的思想基礎(chǔ)和必備素質(zhì)。只有基建檔案管理員具有強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，遵守各項檔案管理規(guī)定，嚴(yán)格認真地收集每一階段形成的基本建設(shè)項目文件，耐心細致地審核整理每一份檔案，才能保證《評標(biāo)報告》中不缺少《中標(biāo)通知書》，基建檔案的完整性才有保證。

（三）提升基建檔案管理人員的整體素養(yǎng)，加強收集歸檔工作的規(guī)范性

基建檔案管理人員必須加強對檔案法律法規(guī)、基建檔案專業(yè)知識、建筑學(xué)專業(yè)知識、現(xiàn)代信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷提升政治素養(yǎng)和道德素養(yǎng)，才能滿足基建檔案現(xiàn)代化管理的需求。基建檔案管理人員必須具備較高的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握現(xiàn)代信息化技術(shù)，才能提高檔案管理水平。基建檔案管理員還要熟悉《建筑工程資料管理規(guī)程》《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，熟練操作和應(yīng)用Word、Excel、PDF、ACDsee、Adobe Acrobat軟件。只有這樣，基建檔案管理人員才能科學(xué)規(guī)范地收集整理好基建檔案，做好基建檔案的開發(fā)和利用工作，充分發(fā)揮基建檔案的利用價值。

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