大數據視閾下檔案信息化建設新路向

于英香

摘要：《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》對檔案信息化建設的任務設計突破與超越了以往五年規劃的框架，從大數據的視角，以開放、創新的理念勾畫出2016-2020年檔案信息化建設的前景和發展路徑。本文從五個方面解構《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》所揭示的檔案信息化建設新路向：其一，跨越數字檔案館建設邊界，構建智慧檔案館建設藍圖；其二，擴展泛化電子文件管理視閾，關注行業電子文件管理發展；其三，走出電子檔案雙套雙軌制困境，試點單套單軌制；其四，超越小數據管理定勢，探索與大數據行動的融合；其五，突破檔案信息公開的藩籬，走向檔案數據開放。

關鍵詞：大數據智慧管理單套制檔案數據開放

Abstract： The Thirteenth Five-Year Plan of the national archives development surpasses the previous any five-year plan in terms of archives information construction， outlines the prospect and develop？ ment path of 2016-2020 archives information con？ struction with the perspective of big data and the concept of open and innovation. This article decon？ structs the new path of archive information con？ struction from five aspects： firstly， stepping over the border of digital archives construction and sketching a blueprint of wisdom archives construc？ tion； Secondly， extending the perspective of gener？ alized electronic records and focusing on the busi？ ness electronic records management development； Thirdly， getting out of trouble of the Two-Set Man？ agement about electronic archives and making ex？ periments on the single-set management； fourthly， surpassing the small data management and explor？ ing the fusion with big data action ； Fifthly， Break？ ing through the barriers of archives information dis？ closure and stepping into open archives data.

Keywords：Big Data； Wisdom Management； Sin？ gle-Set Management； Open Archives Data

一、《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》信息化建設之新氣象

我國檔案事業發展五年規劃從“十五”開始將檔案信息化建設作為重要議題，但“十五”“十一五”和“十二五”這三個五年規劃在信息化方面的突破不大，基本上圍繞著電子文件歸檔與接收、檔案數字化、檔案數據庫系統以及數字檔案館建設等方面進行目標和任務描述。然而，2016年國家檔案局發布的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》（以下簡稱《綱要》）卻讓檔案界為之振奮，尤其是《綱要》對檔案信息化建設的重視程度以及在信息化建設的任務設計方面和以往的五年規劃相比有了顯著的突破與超越。

首先，《綱要》增加了“面臨形勢與挑戰”的內容，突出了信息化建設方面的挑戰：“電子政務建設極大推進和實現了電子檔案的形成、管理；檔案信息化與互聯網利用成為發展趨勢；云計算、大數據和移動網絡技術的發展，給信息安全、隱私保護和數字記憶留存帶來挑戰。從國內看，‘四個全面戰略布局、國家大數據發展戰略和‘互聯網+行動計劃的推進，深刻影響檔案工作的理念、技術、方法及模式……”“云計算”“大數據”“互聯網+”這些時下最熱門的技術名詞出現在全國檔案事業發展規劃的文件中確屬首次，彰顯了國家層面檔案部門對大數據時代新技術的重視。隨之，國家檔案局在《綱要》第三大部分“主要任務和實現指標”中濃墨重彩地規劃了如何加快檔案管理信息化進程，大數據、智慧管理、社交媒體、網頁資源、單套單軌制等新概念、新技術充溢其中，展現了檔案信息化建設開放、創新與包容的新氣象，也表明了大數據時代新技術、新理念與檔案信息化建設將深度融合。本文將《綱要》與以往檔案事業發展規劃中檔案信息化建設內容進行比較，從五個方面解構大數據視閾下檔案信息化建設的新路向。

二、突破與超越——大數據視閾下檔案信息化建設新路向

（一）跨越數字檔案館建設邊界，構建智慧檔案館建設藍圖

2006年，國家檔案局在《檔案事業發展“十一五”規劃》（以下簡稱“十一五”規劃）中首次提及“數字檔案館”，并在總體目標中提出“建立一批電子文件中心和數字檔案館”，在檔案法制建設中提出“制定《數字檔案館建設規范》”，在檔案信息化建設中提出“進一步推進電子文件中心和數字檔案館建設”。不難看出，“十一五”規劃將數字檔案館建設作為檔案信息化建設的重點內容推出。隨著數字檔案館理論研究的深入和實踐試點的展開，2011年《全國檔案事業發展“十二五”規劃》（以下簡稱“十二五”規劃）對數字檔案館建設提出進一步的要求，主要目標中提出“加快數字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設，完成國家數字檔案館建設總體規劃的編制工作”；檔案信息化工作任務中提出：“貫徹落實國家有關電子文件管理、數字檔案館建設的文件精神，加強以計算機網絡設備和數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設；根據電子文件管理和數字檔案館建設的功能要求，配備和開發檔案數據庫管理系統、電子文件歸檔管理系統、電子檔案移交管理系統、數字檔案信息發布利用系統……各級國家檔案館加快數字檔案館建設步伐，有條件的要完成數字檔案館建設，并提供網絡信息服務。”

從“十一五”規劃到“十二五”規劃，對數字檔案館建設要求的力度顯著加強，“十一五”規劃中對數字檔案館建設只是點到為止，而“十二五”規劃對數字檔案館的建設提出了詳細而具體的要求，在措辭上從“推進數字檔案館建設”轉變為“完成數字檔案館建設”。從2006年到2015年的10年間，數字檔案館建設成為我國檔案信息化建設的重中之重?！毒V要》在第三大部分“主要任務和實現指標”中提出持續推進數字檔案館建設，并給予了量化要求：“全國50%的縣建成數字檔案館或啟動數字檔案館建設項目；全國省級、地市級和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數字化的比例，分別達到30%-60%、40%-75%和25%-50%?！倍?，《綱要》緊接著提出了“采用大數據、智慧管理、智能樓宇管理等技術，提高檔案館業務信息化和檔案信息資源深度開發與服務水平”。雖然《綱要》沒有直接提及智慧檔案館，但大數據、智慧管理和智能樓宇管理等卻是大數據和智慧城市視角下智慧檔案館的重要基礎和技術支撐。

智慧檔案或智慧檔案館的研究在檔案界剛剛起步，卻在國家檔案局發布的政策性文件中正式提出，這是一個明顯的信號，說明我國數字檔案館建設的邊界需要延伸和拓展，大數據時代數字檔案館建設要向智慧檔案館建設轉變?？梢灶A見，智慧檔案館的研究和實踐試點將是未來檔案信息化建設的特色內容。國家層面從建設數字檔案館到構建智慧檔案館的理念突破，給那些理念滯后、有技術畏難情緒或者叫囂技術無用論的機構、單位和個人一聲棒喝，同時也是一種警醒。

（二）擴展泛化電子文件管理視閾，關注行業電子文件管理發展

電子文件管理無論從學術角度還是從實踐角度都是近20年來國際國內檔案界的熱點。因此，在檔案事業發展的“十五”“十一五”和“十二五”規劃中，電子文件歸檔一直都是重點內容。然而，這三個規劃均是泛談電子文件，或者強調公文電子文件和CAD電子文件。如“十五”規劃提出“研究制定電子文件歸檔和電子檔案管理的制度與辦法，積極推廣國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，試點接收電子檔案進館”?！笆晃濉币巹澨岢觯骸耙幏峨娮游募w檔、管理與接收工作，建立健全電子檔案接收機制和相關規章制度。利用電子政務網絡平臺進行政府公開信息的網上數據傳輸、采集和檔案發布?！薄笆濉币巹澲袑㈦娮游募芾砼c數字檔案館建設并提，特別提出要“配備和開發檔案數據庫管理系統、電子文件歸檔管理系統、電子檔案移交管理系統、數字檔案信息發布利用系統等”。綜觀這三個規劃，基本上都對電子文件采取了泛化的描述方法。

反觀《綱要》，其在任務中提出“加強對業務系統電子文件歸檔管理，通過推進電子會計檔案管理促進電子政務和電子商務文件歸檔管理工作；制訂和完善信用、交通、醫療等相關領域的電子數據歸檔和電子檔案管理的標準和規范”?！毒V要》首次具體提出了電子會計檔案、電子商務文件，信用、交通、醫療等領域的電子數據和檔案管理，其親民性和實用性的轉向路徑讓人耳目一新。

我國電子文件管理研究的20年間，科研成果不可謂不豐碩，但是關于理論與實踐脫節的呼聲一直不絕于耳。除了科研論文飽受詬病之外，科研項目中具體商務、交通、醫療等領域的電子文件管理研究也不多。但這些業務領域的電子文件管理實踐卻并沒有因此停滯，盡管它們并沒有一致使用“電子文件”這個術語。國家層面還出臺了針對這些領域的規范標準，如2004年8月發布，2005年4月施行的《中華人民共和國電子簽名法》針對（商務）“數據電文”電子簽名的法律效力和認證辦法作了規定，被認為是中國首部真正電子商務法意義上的立法。該法將數據電文定義為：“本法所稱數據電文，是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收或者儲存的信息。”關于數據電文與電子文件的概念辨析，在該法出臺后檔案學界已有一輪學術上的回應與探討，本文不再贅述，但也僅限于學術探討，檔案部門并沒有積極參與實踐，一些學者甚至認為電子商務方面的法規與檔案界無關。

隨著大數據時代的到來，數據的行業邊界越來越模糊，大數據學家舍恩伯格認為大數據時代涉獵大數據的機構或者個人分為掌控數據者、掌握或提供技術者以及擁有大數據思維者三種類型，其中掌控數據者是大數據價值鏈的核心部分。[1]那么，檔案部門在大數據時代若想進入數據掌控者的行列，就不能墨守成規，應突破原有電子文件管理研究視閾，敏銳地認識到存在于各行各業業務系統中數據的價值，參與對這些數據的采集與管理，實現大數據時代電子文件與檔案數據管理的跨越式發展。

（三）走出電子檔案雙套雙軌制困境，試點單套單軌制

關于電子檔案的保存模式，從2002年起，國家檔案局、國務院辦公廳等部門就發布了多項法規標準，這些法規和標準一致指向雙套制歸檔和雙軌制運行模式，在電子檔案管理初期，雙套雙規制模式成為電子檔案管理的法定模式，這也是由當時的理論研究基礎和技術條件決定的。然而，隨著技術的不斷更新，電子文件的類型和運行環境越來越復雜，雙套制管理模式的弊端也越來越明顯，導致檔案理論界對這一制度頻頻質疑。有學者提出實施雙套制是一種“被異化的謹慎”，[2]還有學者認為雙套制電子檔案管理可能導致“資源浪費、某些文件類型無法雙套制、文件流失、憑證性混亂”等問題。[3]理論界和實踐部門的專家也普遍認為在社會信息化程度較高的環境中堅持“雙套制”，會降低工作效率，違背利用信息化提高工作效率的初衷。[4]

這些質疑終于在《綱要》中有了回應，《綱要》提出“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質檔案）管理試點”。這種回應還緣于大數據環境下，電子文件歸檔數量和范圍不斷擴大，海量的數據信息尤其是非結構化和半結構化數據需要大量的存儲空間和管理成本，這些非結構化和半結構化數據又難以紙質或縮微化，雙套制實施在大數據時代面臨更大困境。因此，單套單軌制既是解決傳統雙套雙軌制問題的出路，也是大數據環境下電子檔案管理模式變遷的必然選擇。

當然，我們在詬病雙套雙軌制困境的同時，不能忽視單套單軌制也存在諸多風險。因此，《綱要》仍然保留“數字檔案資源異地異質備份”的提法，這和有條件的部門試點單套單軌制并不矛盾。但是單套單軌制試點工作的開展卻留給理論界和實踐部門很多思考的課題。比如，滿足哪些條件可以試點？哪些類型的電子檔案適合進行試點？如何開展試點工作？有無法規標準的保障等等。

（四）超越小數據管理定勢，探索與大數據行動的融合

小數據有狹義概念與廣義概念之分，狹義概念是美國康奈爾大學的Deborah Estrin提出的“在線個體數據”，即以個人為中心的數據；[5]廣義概念是我國徐立軍為代表提出的與大數據相對的概念，即“在信息和數據不完整的情況下，通過科學抽樣和技術調整，為個體或某類具體問題提供數據參考的數據包”。[6]檔案界所約定的小數據與大數據是一對互為映射的概念，檔案小數據不指向“個人數據”，而是與檔案大數據互補，即在大數據概念出現前的非海量、結構化的傳統檔案數據。

《綱要》提出“探索電子檔案與大數據行動的融合；研究制定重要網頁資源的采集和社交媒體文件的歸檔管理辦法”。大數據研究在我國興起不到5年時間，檔案界尚有學者對網頁資源、社交媒體文件等和大數據密切相關的新研究領域是否有檔案學研究價值，對他們的歸檔保存是否是檔案部門的職責等問題還存在爭議。在這種情形下，《綱要》將這些新概念納入其中，表明了大數據時代國家檔案部門將大數據與檔案信息化建設深度融合的決心，其意義不言自明：大數據時代，檔案數據概念的內涵和外延都發生了變化，既包括傳統小數據管理狀態下的電子文件與數字檔案資源，也包括網絡環境下重要的網頁資源和社交媒體文件資源。因此，大數據時代，我們的話語體系和研究視野不再局限于文件、檔案或者信息等概念，而要超越小數據時代的思維定勢，積極探索檔案信息化與大數據行動的融合，以滿足大數據時代檔案大數據與小數據管理協同發展的要求。

（五）突破檔案信息公開藩籬，走向檔案數據開放

在中國知網全庫中以篇名為“檔案信息公開”或“檔案信息開放”檢索，可搜出期刊論文84篇，其中最早的一篇是1998年吳海亭發表在《北京檔案》的《檔案信息公開與商業秘密保護》；在“檔案學與檔案事業”子庫中檢索篇名為“信息公開”或“信息開放”的論文有426篇，其中篇名中含有“政府信息開放”或者“政府信息公開”的論文有271篇。檢索結果至少可以說明兩個問題：第一，信息公開或者信息開放研究是檔案學界近20年的一個重要研究領域；第二，政府信息公開和政府信息開放是檔案學人在信息公開或信息開放領域的主要研究對象。

然而，在中國知網全庫中以“檔案數據開放”或“檔案數據公開”為篇名檢索論文為0篇，但以“數據開放”“數據公開”或者“開放數據”為篇名檢索出280篇（論文發表時間跨度為2001-2016年），而且近5年論文數量呈急速上升的趨勢；在中國知網的“檔案學與檔案事業”子庫中以“數據開放”或“數據公開”為篇名檢索論文數量為0篇，以“開放數據”為篇名檢索出論文只有2篇（2015年和2016年各1篇）。這個檢索結果也至少說明了兩個現象：一是數據開放的研究在其他學科領域已經進行了十余年，在大數據時代達到了高峰；二是檔案學界仍然執念于信息與數據的關系，對于數據的提法不以為意，對于大數據時代從信息開放到數據開放的轉型缺乏學術與職業敏感度。

《綱要》提出“建立開放檔案信息資源社會化共享服務平臺，制定檔案數據開放計劃，落實數據開放與維護的責任；優先推動與民生保障服務相關的檔案數據開放”。在國內檔案界數據公開或數據開放研究幾乎處于空白狀態的背景下，國家檔案局超前于理論界，在《綱要》中提出檔案數據開放的研究與實踐，這是前所未有的，也是國家檔案部門在萬眾創新的大數據時代背景下思維變革的一種體現?！毒V要》對檔案數據開放的提出也促使檔案人加快適應大數據時代的創新節奏，認識到數據與信息的關系已然發生了變化，在其他行業領域數據開放和開放數據的理論研究與實踐探索如火如荼的情勢下，檔案人應從檔案信息公開的藩籬中走出來，積極參入檔案數據開放的研究和實踐。

三、結語

全國檔案事業發展五年規劃是我國檔案事業發展的綱領性文件，對檔案事業發展起到方向和引領的作用。《綱要》對于檔案信息化建設的設計，突破與超越了前三個五年規劃的框架，從大數據的視角，以開放、創新的理念勾畫出2016—2020年檔案信息化建設的前景和路徑?！毒V要》將智慧檔案館、行業電子文件數據管理、電子檔案單套單軌制、網頁資源采集歸檔、社交媒體文件歸檔、檔案數據開放等最新、最前沿、與國家創新發展密切相關的研究課題作為檔案信息化建設的主要任務提出，這是大數據時代檔案信息化的機遇，更是挑戰。檔案人只有更新思維，積極謀劃并參與這些前沿課題的研究與實踐，才能推動檔案信息化的發展，才能跟上國家信息化與社會信息化的發展步伐。

注釋與參考文獻：

[1] [英]維克托·邁爾—舍恩伯格.大數據時代—生活、工作與思維的大變革[M].杭州：浙江人民出版社，2013：160-178.

[2]蘇君華.被異化的謹慎——對“雙套制”管理的問題分析及策略[J].檔案學通訊，2015（4）：100-104.

[3]陶水龍，田雷.電子檔案雙套制管理問題研究[J].檔案學研究，2014 （4）：61-64.

[4]楊博文.檔案信息化“十三五”發展研討會議綜述[J].檔案時空，2016（2）：27-29.

[5]孫紅蕾，鄭建明.小數據思維驅動下的數字文化治理路徑探析[J].圖書館學研究，2015（18）：39-42.

[6]徐立軍.大數據與小數據融合的價值與路徑[J].新聞與寫作，2015（11）：11-15.