關于高校OA系統構建理念及環節設計的問題淺析

呂小溪+奚建華

【摘 要】基于信息化社會的不斷發展和相關研發技術的進一步提高，OA辦公系統在我國高校的普及程度已進一步加深，使用OA系統實現無紙化辦公已經是高等院校勢在必行的趨勢。目前各高校OA系統的問題主要涉及宏觀管理制度的制定和微觀技術管理兩個層面。作為高校行政管理人員，只有不斷地提高自身素質，掌握各種辦公自動化管理技能，才能提高工作質量和工作效率，加快高校行政管理現代化的進程。

【關鍵詞】OA系統；行政管理；高等院校

一、OA系統簡介

OA（Office Automation）即辦公自動化系統，是主要用于應對行政辦公日常運作和管理的高級系統，于80年代末90年代初在國內起步，因其逐漸完善的完備性、嚴謹性和實用性而得以普及，目前已成為行政辦公必不可少的重要環節。OA系統由多個功能性板塊組成，主要包括會議管理、文件流轉、流程審批及日程安排等等，因設計者不同還可以添加其他個性化、人性化板塊，省時省力，智能高效。

二、高校普及OA系統皮及成都概述

基于信息化社會的不斷發展和相關研發技術的進一步提高，OA辦公系統在我國高校的普及程度已進一步加深，使用OA系統實現無紙化辦公已經是高等院校勢在必行的趨勢。目前我國基本已有85%以上的高等院校使用OA系統，清華大學、北京大學等基本院校已基本通過系統實現無紙化辦公。雖然普及范圍廣泛，但是各高校OA系統智能系數仍有所差異，南方高校OA系統使用時間和智能程度普遍高于北方高校，且各高校OA系統由不同研發隊伍打造，在功能性和個性化設置方面也存在諸多差異。

經過OA系統使用者的調查測試結果顯示，由于OA系統能夠實現文件傳閱、簽收、下發及歸檔的功能，且系統穩定，不會出現大規模文件或信息丟失的錯誤，能夠設計上可滿足日常的基本需求，所以受到高校使用者的廣泛好評，對OA系統省時省力的功效性持肯定態度。

三、高校OA系統構建時應注意問題

一個優質的OA系統在研發之前，要求使用者和研發團隊能夠在理念上協調統一，綜合經驗和技術兩方面的經驗，先對OA系統的構建理念進行完善，才能盡可能減少問題，加快投入使用。高校OA系統要針對高校行政管理的問題，投入不同于企業OA系統的個性化設置，才能進一步做到以人為本。

為了能夠進一步完善高校OA系統的建設，現將在測試階段發現的重要問題匯總如下，希望能為各高等院校在構建和只用系統的過程中提供經驗。

（一）宏觀制度制定方面

OA系統在一定程度上做到了省時省力、短時高效的作用，但是目前部分高校沒有出臺正式的OA系統及OA秘書管理制度。筆者認為對OA系統來說最重要的是要先建立一個相對具體的管理制度框架，從而保證在OA系統上線初期能夠降低有可能出現的風險，同時在推進OA使用的時候同步完善管理制度。就目前公文流轉試運行階段出現的情況，提出如下幾點設計管理制度建設的問題

①OA秘書人選及培訓：目前尚存在個別高校或部門OA秘書人選不明確，或OA秘書并不重視系統使用的情況，導致部分學院或部門的OA秘書參與測試次數少，掌握并不熟練；部分工作人員本身未對學校該項工作給予重視，使用階段若出現了聯系不上OA秘書或者OA秘書完全不會使用的情況，會對高校工作進展帶來困擾和不便。OA秘書作為該項工程的重要參與者，在人選確認方面應引起所在高校的高度重視，應選擇責任心強、有公文處理經驗，并掌握一定計算機使用技巧的工作人員擔任，就OA秘書的具體選拔標準，希望能夠首先引起各個高校的重視，最好能出臺正式文件、提供選拔標準，以供工作時參考。

另外，高校需要對OA秘書群體進行跟深入和全面的技術培訓，OA系統有其使用的專業性，若OA秘書因特殊情況不在崗，應有其他工作人員能夠及時、熟練的頂替操作，所以學校是否針對全校行政工作人員進行OA技術培訓與考核是一個需要考量的問題。

②法定節假日OA系統的管理規定：寒暑假是否仍由OA秘書完全處理流轉文件、節假日是否仍要登陸OA處理文件、OA秘書若因病假或事假等問題缺席，文件可否轉由他人代為處理等管理問題——較多反應的問題是認為OA系統上線后，在寒暑假和法定節假日等特殊時間段大量增加了OA秘書個人的辦公量，同時也確實存在一定的不便性，例如以往寒暑假階段，部分高校或部門的公文收發由部門值班老師代理，OA系統上線后整個假期的工作量將集中在OA秘書一人身上，若假期時間OA秘書外出不具備網絡環境（例如出境、或所處環境信號閉塞），恐對工作帶來不便。就此問題，一方面公文流轉是我校工作的重要環節，不可有任何閃失，需要專業管理，另一方面，從人性化管理的角度來看，各位老師反饋的問題也確實有其合理性，如何平衡兩者之間的關系是個問題，需要設計者能夠從人性化的角度給予考量；

③OA完全上線后的文件管理辦法：目前部分高校的OA系統和檔案管理系統是相互分離的，即文件歸檔辦法是由檔案館工作人員每學年年初到各部門，先對文件進行分類，再由部門工作人員登陸檔案館系統填報文件信息，最后將紙質版文件送至檔案館保存。OA全面上線后基本可以告別有紙辦公，但這就存在與檔案館管理工作的接洽問題：檔案館的信息填報系統目前是與OA系統完全獨立的，不可共享信息，且公文由OA流轉后直接歸檔入系統，不再另印紙質版，因此希望高校能夠從技術角度完善OA流轉完畢后的文件管理辦法。

④督辦問題：部分流轉文件由于其內容要求的復雜性，需要多個部門協調，部分部門督辦，督辦功能如何在OA系統中進行完善和分化的？系統是如何對督辦功能進行設計的？

⑤風險防控問題：目前各高校公文流轉量都逐年增加據初步統計，部署高校近幾年的年均公文流轉數量已達千余件，除了在OA系統上留存文件信息之外，各個高校是否還采取了其他保險方式；一旦OA系統因黑客攻擊或其他不可抗因素的干擾出現系統癱瘓或信息流失，應制定怎么的應急機制？各個院校是否應出臺相關的防控制度可供參考？

⑥保密性：各個院校是否使用OA系統流轉保密性文件？如是，請問針對保密性質的流轉文件制定了哪些規章制度，以及如何進行相應的責任劃分？

⑦OA系統與線下辦公相互協調問題：各個院校是否使用OA系統處理全部公文；流轉過程中如何處理文件附帶的實體材料（如光碟、畫冊、海報）等無法實現線上流轉的文件；需要領導簽署的文件（如協議書、邀請信等）信息是否要在OA上流轉與歸檔？

（二）微觀技術層面

①各個院校的手機OA程序都實現了哪些功能？在手機OA軟件試運行階段有何經驗可供借鑒？

②各個院校的OA公文流轉流程是如何設計的？能否對流轉過程中的文件進行撤回？

③網頁OA版面的美術設計？

④對比企業管理使用的OA系統，高等院校需要增添哪些人性化的功能板塊？

綜上所述，OA系統在高校的行政管理工作中是不可或缺的工作方式和服務手段，其發展與應用是順應時代潮流，是高校行政管理工作實現現代化、規范化的必然要求。作為高校行政管理人員，只有不斷地提高自身素質，掌握各種辦公自動化管理技能，深入發現和總結工作終于到的各種問題，才能提高工作質量和工作效率，加快高校行政管理現代化的進程。

【參考文獻】

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