檔案管理信息化建設問題的探討

周慶濤

(昭通市昭陽區環境衛生監督管理所 云南 昭通 657000)

檔案管理信息化建設問題的探討

周慶濤

(昭通市昭陽區環境衛生監督管理所 云南 昭通 657000)

最近幾年，隨著科學技術的發展，信息技術已經在當代人們的生活中占據了重要地位，成為現代社會不可或缺的元素。為了方便管理，許多人和事都需要留下檔案，傳統的紙質檔案翻閱不方便，儲存時占地太多，因此對檔案管理進行信息化建設十分有必要。本文通過調研，發現了當代檔案管理信息化建設并不是一帆風順的，還存在一定的問題，筆者根據自己的理解提出了一些解決問題的思路和方法，希望可以幫助檔案管理信息化順利進行。

檔案管理；問題；探討

一、前言

在我們的日常生活中，許多地方都需要留下檔案：孩子出生需要檔案、上學的時候需要學籍檔案，入黨需要留下黨員檔案，出國需要建立出國檔案等等，由此可見，檔案是當代社會國家為了在某些方面方便管理的必然產物。傳統的檔案都是采用的紙質版，記錄起來比較方便，但是長期之后檔案堆積起來儲存不方便，并且想查找一下以前某個人的檔案工作量也很大，并且很容易丟失檔案。因此，隨著社會的發展，檔案管理必定向信息化方面發展，檔案管理實現信息化后，儲存方便，并且要查找某人的檔案只需要輸入該人的信息，方便快捷，并且檔案信息化管理之后極大地降低了檔案流失的可能性，可以有效地提升檔案為社會服務的效率。

近些年來國家一直在大力推進檔案管理信息化建設腳步，希望其可以跟上時代、社會發展的步伐，檔案管理部門也在努力工作，積極創新，不斷提高檔案管理能力。

二、檔案管理信息化建設的幾個問題

(一)檔案管理信息化不只是把資料數字化

檔案管理信息化是一個復雜的綜合體系，它必須要合理利用現代先進的信息技術，參照國家有關檔案管理信息化的政策和法規，大力培養信息技術人才，依托信息網絡，把檔案資源從紙質化發展到信息化。由此可見，檔案管理信息化是一個長期發展的過程，不可能短期就實現，必須穩扎穩打。檔案管理信息化是整個檔案領域的共同工作，所以從事檔案工作的相關人員必須通力合作，目前的檔案管理信息化發展勢頭良好，但也存在一些問題，比如有些人認為檔案管理信息化就是檔案資料數字化。

我國檔案管理信息化工作發展時間還不長，還沒有構建科學的理論體系，因此我國的檔案管理信息化工作缺乏理論指導，因此有些人就把它誤認為是檔案資料數字化，只是把他們單位的紙質版檔案給變成數字，很多準備工作做的不到位，一味地追求數字化的進度，最后雖然完成了紙質檔案的數字化，但是很多數據格式或者標準有問題，無法進行有效共享，只能重新進行數據處理，浪費了大量的時間和精力。

(二)關注檔案管理信息化建設的效益

檔案管理信息化建設工作的效益不明顯，不能通過賺了多少錢等形式直觀表現出來，只能在長期的社會實踐中體現其巨大的效益。比如檔案管理信息化工作可以節約大量的紙質材料，在節約了成本的同時也對環境保護作出了巨大貢獻；檔案管理信息化可以極大地提高檔案工作的效率，大大減輕政府行政部門的工作壓力，傳統的檔案管理方法只會使檔案資料越積越多，管理越來越麻煩，根本無法適應現代社會越來越快的發展速度；并且檔案管理信息化可以有效保存檔案資料，減少檔案流失，查找檔案方便，可以有效地減少查找錯誤的發生，極大地提高社會效益。

(三)通過檔案管理制度化創新實現檔案管理信息化建設

法治社會的許多事情都需要講究證據，而檔案就是“證據”，因此做好檔案管理工作至關重要。我國已經形成了一套檔案管理體制，包括檔案工作應遵循什么樣的政策標準，如何增強檔案工作的效益，怎樣對檔案工作評估考核及采取什么樣的激勵措施。檔案管理工作必須分級管理，突出專業檔案館的地位，比如可以按照區域等條件進行劃分，一個區域只有一個主檔案館，負責這個區域的所有檔案工作，統籌調配，這個區域中還可以設立許多小的檔案館作為主檔案館的分館，統一受主檔案館的指揮，一些重要的檔案統一交由主檔案館進行保管。這樣可以集中檔案管理權限，有利于管理工作的進行。我國的檔案管理體制要進行一場從上而下的改革，改革體制可能會觸及到某些單位、個人的利益，國家應該從大局出發，制定相應的政策、法規，確保檔案管理體制順利改革，這樣也為檔案管理信息化鋪平道路。

三、檔案管理信息化建設的方法

(一)大力整合檔案信息資源

建立檔案的目的是為了實現資源共享，方便國家的管理，檔案資源從大的方面說它體現了歷史社會的發展規律，是社會集體的統一認識，從小的方面說它記錄下了人們的生活瑣事，體現了個體的發展情況。為了達到檔案資源共享的目標，應該有效整合現有的檔案資源，通過國家的統一領導，主檔案館和分館同理合作，合理配置檔案資源。做好檔案資源的基礎性整理和研究性整理，通過有效的措施優化資源配置和結構，通過物理整合、數據整合和應用系統整合構建一個社會平臺，在這個平臺上共享檔案資源，方便社會管理。

(二)更新設備

檔案管理信息化已經是不可阻擋的發展趨勢，必須盡快完成檔案管理信息化，提高社會管理效率，要想實現檔案管理信息化，就必須要更新現有設備，因為現在的檔案資料大多都是紙質版的，必須購置整套的計算機，還需要與之相對應的軟件配置，檔案管理工作是為國家的發展提供便利的，國家必須設置專門資金項目來保證檔案管理信息化的順利進行。

(三)引進人才，采用現代化管理方式

現代社會最重要的資源就是人才，但是很多時候人們的認識都有誤區，許多人覺得檔案管理工作比較簡單，對專業素養的要求不高，目前從事檔案工作的人員學歷普遍不高，專業素質也不高，已經不能滿足信息化發展的需要，國家要培養相關方面的人才，保證檔案管理信息化工作順利開展。

四、結語

綜上所述，隨著社會發展的需要，檔案管理信息化已經成為檔案工作未來發展的方向，任何人都不能阻擋這個大趨勢。國家已經高度重視檔案管理信息化工作的發展，目前這項工作仍然存在認識不足，理論指導不完善等問題，國家要及時采取措施調整檔案管理信息化進程，保障國家的檔案管理效率。

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