如何做好高校檔案利用服務工作

潘海燕

(烏魯木齊職業大學，烏魯木齊 830002)

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如何做好高校檔案利用服務工作

潘海燕

(烏魯木齊職業大學，烏魯木齊 830002)

針對高校檔案利用服務工作存在信息化程度不高、檔案利用率不高、工作人員素質有待提升等問題，結合高校檔案管理工作的現狀，提出了做好高校檔案利用服務工作的具體措施:加強信息化建設、加強知識型檔案利用服務建設及加強人才隊伍建設。

高校檔案；利用服務；信息化；人員素質

1 檔案利用服務工作的含義及作用

1.1 檔案利用服務工作的含義

檔案利用服務工作是檔案部門將本館(室)及其他單位所藏的檔案信息資源，通過一定的方式進行開發并傳遞給利用者，為利用者提供服務，滿足社會需求的一項工作。其指導思想是以服務社會發展、服務經濟建設、服務科技、文化發展為宗旨，通過各種有效手段開發傳遞檔案信息，最大限度地滿足社會各方面對檔案信息的需求，充分實現檔案的價值。

1.2 檔案利用服務工作的作用

檔案管理的最終目的是開發利用，以最大限度地發揮檔案的作用。因此，檔案利用服務工作是檔案管理工作中的關鍵環節，在整個檔案工作中占有極為重要的地位。主要表現為：第一，檔案利用服務工作將現存的檔案信息與有需求的各行各業產生信息交流、文獻提供、信息咨詢等交互，能夠體現檔案工作的職能特點與戰略方向。檔案利用程度如何、服務水平高低是衡量一個高校、組織的檔案服務業務的重要標志。第二，檔案利用服務工作還能間接體現出社會各行業對于檔案的需求程度，對于檔案管理水平高低、文獻資料價值的高低衡量，起到一定的檢驗作用，還能促進檔案編撰和管理水平的提高。

綜上所述，檔案利用服務工作是檔案工作中與社會各項事業最為直接接觸的環節，也是最富有活力的環節。做好檔案利用服務工作，能夠促進整個檔案工作事業的發展和活力。

2 高校檔案利用服務工作中存在的問題

隨著信息技術的不斷發展，特別是伴隨著數字化、網絡化等技術在檔案領域的廣泛應用，檔案利用者需求也在發生著明顯的變化，進而對檔案利用服務工作提出了更高的要求。就目前高校檔案開發利用的現狀來看，還遠不能滿足社會對檔案信息的利用需求，還存在著信息化程度不高、高校檔案利用率不高、工作人員素質不高等比較典型的問題。

2.1 信息化程度不高影響實際需求

當前電子文件數量的快速增長，使得實際需求從紙質文件向電子載體為主的數據轉變。實際結果就是電子數據的檔案比重快速上升，數據的易更改、安全性、易復制等特點，對高校檔案信息安全提出了很高的挑戰。然而，多數高校現有的檔案利用服務方式還是沿用紙質文檔的管理體系，即檔案的編撰還需要將電子數據轉化為紙質文檔，大量的編撰、調閱、審批和管理還要依靠紙質文件的審批和流轉，效率大大降低，也影響了需求者的服務體驗。

信息化程度不高也與當前的業務需求對象實際結構產生了矛盾，高校檔案利用服務工作的主要對象是高學歷的知識型人才，與普通人員相比，他們更易于接受新觀念、新工具。在海量大數據面前，他們更希望能夠通過信息化工具去搜索、處理電子檔案數據。

2.2 高校檔案利用率不高

高校檔案內容豐富，但檔案利用率不高。筆者從《中國教育年鑒》上調閱的數據顯示，我國教育部直屬高校的檔案館藏資源豐富、數量巨大，截至2016年年底，累計5 102 341卷。而且，隨著高校擴招、規模不斷擴大的情況下，高校活動、會議、項目、工程、科研內容等增加速度較快，2010—2016年，教育部直屬高校的館藏數量每年以8.32%的速度遞增。然而，高校檔案管理部門對于檔案的利用方面，呈現出以藏為主、重藏輕用的特點。檔案利用的程度不高，其功能和資源沒有發揮出應有的作用。2016年，71所直屬高校的檔案開放數量只有1 632 221卷，占總館藏量的31.99%；利用檔案服務的人次為220 314人次，利用卷宗數為519 830卷，僅占總館藏量的4.31%。可以說，高校檔案數量增長很快，然而實際需求并不高，檔案的利用價值和實際增長之間脫節明顯，沒有發揮應有的作用。如何進一步深挖檔案價值，充分發揮檔案利用服務的價值，是當前高校檔案工作的重要方向。

2.3 高校檔案工作人員素質有待提升

第一，檔案工作人員的管理觀念比較陳舊，在傳統的“重保管”、“輕利用”的觀念指導下，將檔案工作中的利用服務部分割裂開來，對于檔案管理缺乏必要的改進和革新。如果檔案工作人員沒有主動服務的意識，將會嚴重阻礙高校檔案管理事業的發展。第二，部分高校檔案工作人員的能力結構和素質技能無法滿足信息化社會對檔案信息的需求。信息化時代下的檔案管理人員必須熟練掌握現代化檔案管理技術，具備運用以電子計算機為代表的現代電子設備，進行檔案數據信息收集、處理、儲存、分析和利用的技能。但目前高校檔案管理人員群體中知識結構比較單一，大多對檔案專業知識有不同程度的了解和掌握，但大多數人對計算機及其網絡技術等知識的掌握尚顯不足。

3 強化高校檔案利用服務工作的具體措施

3.1 加強檔案信息化建設

加強檔案信息化建設是做好檔案利用服務工作的基礎和重點，其涵蓋的內容很豐富，包括了信息規范建設、信息管理系統建設、數字化建設、網絡建設等方面，其中信息規范化、信息系統建設、數字化建設是當前檔案利用服務工作需急迫解決的問題。第一，要不斷完善相關法規和標準建設。要參照國家相關的文件、標準、政策與法規，制定電子文件歸檔保管、檔案資源數字化相關標準。要加強檔案信息的安全管理，健全高校檔案數字資源的安保制度，高校檔案部門應當積極加強加密技術、訪問權限設計、身份認證規范、病毒防范技術等工作，通過標準化和法規，確保檔案數據的安全、網絡的穩定。第二，要加大數字資源的編撰力度。從采集和接收環節，就應當重視電子檔案的建設。對于大量傳統的紙質、聲像介質檔案資料，有條件分步驟地進行數字化轉化。對于經常使用的、具有高價值的紙質資源，應當優先數字化，以快速滿足用戶的檔案利用需要。另外，還應當重視數字資源著錄的規范性，便于后續的檔案搜索、利用。數字化加工的過程中，要遵循國家檔案管理的相關標準，有助于提升檔案檢索準確率，方便利用者的查找。

3.2 加強知識型服務建設

現有的檔案利用服務水平不高，檔案資源沒有得到有效的利用。筆者建議應當對信息資源進行加工、深層次開發，將高校自有的檔案資源進行結構化建設，提供主動信息服務，為利用者提供高質量的檔案利用服務。第一，參考咨詢服務的結構化。對現有的檔案資源要逐步進行分析提煉，找到檔案之間的相關性，針對性地為利用者提供專業、系統化的結構知識，便于需求者的理解。第二，高校檔案利用服務部門要轉變工作觀念，主動收集、分析利用者的需求，進而針對性地對檔案資源進行加工整理，并通過合理合適的方式傳遞給目標用戶。改變過去利用者找信息的方式，實現信息主動推送給有需要的利用者，提升檔案利用的效率，為利用者創造更多的價值和提供增值服務。

3.3 加強人才隊伍建設

培養人才、引進人才，不斷優化檔案職能部門的能力結構，形成一支懂業務、高素質的復合人才隊伍，是當前人才隊伍建設的工作重點。總體而言，應當在管理、技術、服務、研究四個方面來重點培養相關人才，適應高校檔案利用服務工作的需求。管理型人才指的是要重視培養以管理見長的工作人員；技術型人才指的是要有精通IT知識、業務流程、服務資源等方面的人才；服務型人才指的是應當要培養具備服務意識、更新服務觀念、有正確職業道德觀、有責任心的工作人員；研究型人才指的是要培養具有一定學術前瞻視野、較強研發能力、熟練掌握檔案學知識的骨干人才，使得他們既能適應現有的工作要求，又能夠在檔案利用服務的學科研究和改革上提供一些前瞻的觀點和價值。

[1] 宋丹.基于數字環境下高校教學檔案利用服務研究[J].蘭臺世界，2016，(10)：48-49.

[2] 趙屹，汪艷.檔案利用服務的移動化形式與泛在化趨勢[J].檔案與建設，2015，(10)：4-7.

[3] 譚偉貞.新媒體環境下的高校檔案利用服務創新[J].檔案時空，2016，(04)：12-13.

Discussion on how to make good use of university archives

PAN Hai-yan

(Urumqi Vocational University, Urumqi 830002, China)

Aiming at the problems of low informatization level, low usage rate and low staff quality in college archive utilization service, the specific measures on strengthening information construction, strengthening the construction of knowledge-based archive utilization service and strengthening talents cultivation were proposed combining with the current situation of college archive management.

University archives; Utilization service; Informatization; Personnel quality

2016-10-20

潘海燕(1971-)，女，本科，檔案館員。

G273

B

1674-8646(2017)01-0160-02