離退休工作檔案管理問題與對策

張松令

(黑龍江省大慶市龍鳳區離退休職工管理辦公室，黑龍江 大慶 163711)

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離退休工作檔案管理問題與對策

張松令

(黑龍江省大慶市龍鳳區離退休職工管理辦公室，黑龍江 大慶 163711)

我國事業單位改革不斷深入，離退休人員的隊伍也在不斷壯大，社會老齡化問題越來越突出。離退休人員檔案管理是保障其權益的前提和基礎，傳統的檔案管理效率低、管理成本大、差錯率高，不利于檔案管理的規?；l展，檔案管理方式受網絡化信息的影響，也在不斷發生變化，傳統的人事檔案管理制度已無法滿足社會需求。針對離退休工作檔案管理存在的問題進行研究，提出有效的發展策略，應改變傳統管理方式，探索人事檔案管理的新模式，積極構建事業單位退休人員社會化管理服務平臺，促進相關工作的發展，引導檔案管理工作的科學發展，推進離退休工作檔案管理的科學化建設。

離退休工作；檔案管理；問題；對策

我國社會發展迅速，離退休人員管理工作成為一個重要問題，與此相關的事業單位離退休人員的檔案管理問題也日益突出。離退休人員檔案管理是整個檔案體系中的重要組成部分，目前，我國離退休人員檔案的建立與管理存在很多問題。檔案管理方式受網絡化信息的影響，也在不斷發生變化。傳統的檔案管理效率低、管理成本大、差錯率高，不利于檔案管理的規模化發展，檔案管理信息化工作面臨著不少挑戰，離退體人員檔案管理情況復雜，還有很多問題亟待解決。本文對社會化管理形勢下離退休人員的檔案管理工作進行探討，就離退休人員檔案的建立與管理工作提出有效措施，以解決檔案管理難題，建立完善的離退休人員檔案管理體系。

1 離退休工作檔案管理存在的問題

1.1 傳統紙質檔案存在弊端

離退休人員檔案管理比較復雜，其中很多檔案都是傳統紙質檔案。紙質檔案實質上是對檔案載體的保護，但對檔案工作環境要求比較高，檔案材料容易受外界環境的影響，在長期的保存過程中容易發生變質問題。紙質檔案保存過程存在缺陷，管理成本比較高，而離退休人員檔案管理具有信息量大、信息化成本高等特殊性，這給離退休人員的檔案管理帶來了很大困擾。

1.2 基礎設施薄弱，檔案材料缺失

檔案設備差、保管條件差，導致離退休人員檔案材料欠缺。社會保障部門調查數據顯示，離退休人員檔案管理基礎設施建設不足，達不到現代檔案建設管理要求。工作環境非常簡陋，甚至缺少存放檔案資料的庫房，檔案資料散放在辦公室，沒有采取有效的措施防火、防水，檔案資料容易毀損，容易發生資料殘缺不全的問題。退休后增加養老保險金的情況沒有同步完善，給查詢與檢索增加了難度。另外，一些破產企業的離退休人員人事檔案無專人保管，社區管理由于檔案數量少，很難形成整體規模，沒有檔案的“八防”措施和安全保證。

1.3 社會化管理制度不健全

在管理實踐中，缺乏科學有效的管理機制，沒有相應的管理制度保障離退休人員的合法權益。很多離退休人員的工作檔案仍由原單位管理，但只是形式上的移交，未能及時將參保資料和退休檔案交給社保機構管理。由于地區之間存在差異性，有些不發達地區并沒有實質的管理服務內容，導致離退休人員檔案出現多頭管理問題，沒有發揮保障作用，不利于準確把握信息。

1.4 工作人員業務素質有待提高

目前，離退休人員檔案管理工作處于被動應付的局面，工作人員素質不高，對檔案管理的重要性認識也不足。一些社區檔案管理人員沒有經過專業培訓，仍沿用最原始的手工管理方式，管理人員的重視度低，對于離退休人員的檔案管理工作比較懈怠，檔案管理隊伍不穩定，很難滿足離退休人員檔案建設需要。

2 解決離退休檔案管理問題的對策

第一，加強檔案管理信息化建設。信息管理系統為離退休人員檔案管理提供了有效的措施和手段，應大力開展檔案管理信息化建設，進一步節省成本、提高效率。電子檔案有著廣闊的發展前景，應不斷完善、優化、修復、保護傳統檔案，確保檔案信息的安全。在紙質檔案的保護過程中，應重視檔案信息的完整性。電子檔案管理降低了人力成本，依賴軟件技術，實現了對紙質檔案管理的真實模擬，應完善信息系統，增加功能設計，提升檔案管理技術水平。應正確處理離退休人員紙質檔案和電子檔案的關系，電子檔案可為紙質檔案的管理提供支持和借鑒，紙質檔案能夠彌補電子檔案管理中的不足，有效保證離退休人員檔案的安全性和客觀真實性。

第二，加強基礎設施建設，建立專業的管理機構，安排專人負責，實現現代化管理。大力加強檔案管理的基礎設施建設，加大對檔案管理系統的資金投入，解決基本的經費問題。財政部門應積極配合，給予資金支持，協調事業單位發展，開發多種多渠道籌措資金，從根本完善檔案工作的基礎設施建設。充分利用社會保險機構的資源優勢，建立事業單位退休人員檔案管理中心，加強對離退休人員檔案信息的管理。將分散的離退休人員檔案資料統一集中管理，按現代化的管理標準建立庫房，強化檔案入庫管理，安排專人負責，配備基本的檔案管理設備和溫度控制器。充分利用信息技術，將離退休人員的個人信息輸入電腦，提升查詢和管理效率，確保管理系統中的信息真實、有效。構建標準的、現代化的離退休人員檔案管理系統，為離退休人員社會化管理提供綠色通道。

第三，完善離退休人員檔案管理制度，采取保障措施，建立健全管理機制。行政部門應加大監管力度，加強對離退休人員工作檔案的管理。一套完整的管理機制對檔案工作有著重要的保障作用，應堅持依法治檔，完善各項規章制度，明確管理職責，嚴格維護工作的規范性和嚴肅性。各部門應相互配合，規范退休人員檔案移交工作，建立健全的管理機制。

第四，全面提升人員素質，建立專業的離退休人員檔案管理隊伍。應面向社會公開招聘檔案管理人員，從系統內選聘責任心強、水平高的專業人才，加強對管理人員的培訓，從工作水平和服務意識兩方面入手，做好崗前培訓工作，全方位提升檔案管理工作的服務能力。

3 結語

事業單位離退休人員檔案管理工作是社會化管理工作的基礎，我們應重視對離退休人員基本生活權益的保障，加快完善事業單位離退休人員的檔案管理工作，依法保障離退休人員的合法權益，努力構建退休人員社會化管理服務平臺，建立健全管理機制，突出以人為本的工作理念，加強管理工作的法制建設。我們應認識到檔案管理是一個復雜的過程，要發揮檔案信息資源的作用，實現服務社會化管理，就要合理調整、平衡電子檔案與紙質檔案的關系，推進電子檔案的發展，實現事業單位與社區之間的資源共享，提高檔案管理和檢索的效率、水平，促進檔案管理工作的發展，更好地服務于離退休老年人，為和諧社會的發展貢獻力量。

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Problems and countermeasures of retirement file management

ZHANG Song-ling

(Department of Retirement Management, Longfeng District, Daqing City, Heilongjiang Province, Daqing 163711, China)

The reform of public institutions in our country has been deepening, and the ranks of retirees have been growing, and the problem of social aging has become more and more prominent. The management of retired personnel is the prerequisite and basis for the protection of their rights and interests. The traditional file management efficiency is low, the management cost is large, and the error rate is high, which is not conducive to the large-scale development of archives management. The file management mode is influenced by the network information, and the traditional personnel file management system has been unable to meet the needs of society. This paper studies the problems existing in the management of retired files, puts forward the effective development strategy on changing traditional management mode, exploring new mode of personnel file management, actively building social management service platform of retirees, promoting the development of related work and scientific construction of retired file management.

Retired work; File management; Problem; Countermeasure

2017-01-20

張松令(1973-)，女，本科，檔案管理中級。

G647

A

1674-8646(2017)07-0086-02