檔案工作與社會發展探析

王麗芬

【摘要】檔案的本質屬性不是記錄功能，而應該是備查功能。這是因為與檔案的原始記錄性相比較，更多體現為備查的屬性。就檔案工作實踐所呈現出的特點來講，檔案又具有社會性、隱蔽性和滯后性。當前開發利用檔案資源，就必須拓展檔案的服務功能，建設檔案利用體系，并以此促進檔案服務社會的水平不斷提升。

【關鍵詞】檔案；社會；發展；探析

一、檔案的本質屬性

檔案是備以查考的文獻，其本質屬性就是“備以查考性”。檔案是在其特定的形成過程、特定的形式和滿足特定的需要三位一體意義上根本區別于非檔案文獻的。

“備以查考性”有四個顯著特點；第一，以文獻所具有的廣義原始記錄性為基礎，拓寬了檔案的外延。第二，突出了原始記錄性的查考價值。第三，一個“備”字，強調了檔案屬性中檔案形成者或收藏者的主觀能動性因素，與檔案工作把查考價值放在第一位來加以考察、保護和利用以及賦予了檔案具有“身份”，確認標記性質與管理作用的檔案外部特征等實際情況相吻合。第四，內涵更為豐富，適用性更加廣泛而長遠。每一文獻個體都存在是否具有查考保存價值和是否已經備以查考之分，這種區別正是劃分檔案與非檔案的重要尺度。人類之所以要把檔案與其他文獻區分開來，國家之所以要建立起專門的檔案事業，其不可缺少的考慮就是要讓具有查考保存價值的文獻更好地發揮保存社會記憶的功能——查考作用。每一種文獻都負有不可缺少的基本使命，對檔案而言，最富有特色的屬性表現為它的首要作用在于滿足查考需要；文件則是作為組織履行職能、處理事務的具有現行效用的工具；而其他種類的文獻是供傳播知識、宣傳教育、信息交流、參考借鑒或娛樂消遣等使用。幾乎所有的出版物都是供一般宣傳、交流、教育或消遣等等使用而未被稱作檔案；而作為樣本保留的部份，由出版單位、檔案部門或作者等收藏以備查考則視之為檔案。文獻工作實踐中這種性質的現象從一個側面清楚地表明；“備以查考性”就是檔案的本質屬性。

二、檔案工作呈現出的特點

如果我們把社會的某個局部、某個組織稱為“社會單元”，而又把這些“社會單元”劃分為贏利性和非贏利性兩類，檔案部門則屬于非贏利性的社會單元。它的工作目標不是為了獲取利潤，而是為了提供某種社會服務，因此，它的效益主要表現為社會效益的形式。

這種社會效益就是社會代價與社會利益之比，是社會單元的“社會凈產值”。因為社會效益是效益這一家族中后來的“新成員”，故此，人們在觀念上難以做到把它和傳統的直接性經濟效益平等相待。這就成為社會對檔案部門投資的一種觀念障礙。因為檔案部門是非贏利性的社會單元，不能直接創造物質財富，而是表現為一個耗費資金的過程，它所耗費的資金來源于國民收入的再分配。所以，社會對這方面的投資不會很慷慨，而希望投入的有限資金能充分發揮其效益。這也就是社會對檔案部門的投資趨于不足的一個重要的潛在原因。社會對檔案部門的投資和這種投資的收益是大體上可以進行定量比較的，但投資和收益在清晰度上又有所不同，社會對檔案部門的投資數目是一清二楚的，而檔案部門對社會的貢獻，即它在提供檔案為社會服務過程中給社會帶來的收益卻是比較模糊的。

三、拓展檔案社會服務職能的實施路徑

（一）打造適合檔案利用的社會環境

檔案館提供檔案便于社會各方面的利用，是檔案工作的根本目的與歸宿。檔案的收集、保管等工作都是圍繞這個根本目的來進行的。檔案館要在現有檔案藏資源情況下做好形勢下的檔案服務工作，必須拓展檔案服務功能。那就是從體制上調整部門綜合檔案室與檔案館的關系，在我國檔案工作“統一領導，分級管理”的體制下，打破檔案資源部門分割的局面，將各機關單位檔案室作為為檔案館的分室，建立檔案目錄信息共享平臺，提供資源共享服務。

（二）大力推進檔案信息化建設

拓展檔案利用服務功能，檔案信息化建設是手段。檔案館要以檔案信息化建設為重點，大力推進檔案信息化建設。

一是進一步完善檔案目錄數據庫和重要檔案全文數據庫和局域內檔案數據庫建設。本著“利用優先、分步實施”的原則，先是各單位檔案室建成檔案目錄中心，再通過局域信息網絡建立起區域內、多層次、分布式、規范化的各類檔案數據庫群，最后實現檔案信息資源共享；二是提升檔案網站服務功能，建成自己的檔案網站，配合已公開現行文件中心的建設，實現已開放檔案的微機檢索，逐步做到各單位檔案室實現電子文件歸檔，檔案館實現電子檔案的接收保管和利用。

（三）夯實基礎業務，開發檔案信息資源

做好檔案的收集、整理、分類、檢索等基礎工作，是保證檔案資源開發利用的前提，做好挖掘館藏檔案信息資源搶救、加工、編研工作是發展檔案事業的根基。隨著社會飛速發展，信息的來源和傳播渠道更加多樣化，綜合化，多角度地反映同一問題的信息情況，可能有分析性的、有預測性的、有建議性的，因而高層次信息加工編研成果將會越來越受利用者歡迎。檔案館應根據館藏檔案特點，積極整理加工搞好編研工作，努力寫出高層次的檔案資料編研成果，以滿足黨和政府各項工作及廣大人民群眾對檔案信息的需求。

（四）以需求為導向，建立數字化利用方法

構建檔案利用體系的目的，就是最大限度地滿足利用者的需求。利用體系的諸環節都要圍繞滿足需求展開。比如我們開始對數量龐大的館藏檔案進行數字化的時候，首先遇到的就是先對哪些檔案進行數字化的問題。若以全宗為單位逐一進行數字化，由于周期很長，勢必出現急用的檔案沒有數字化、已數字化的檔案又無人利用的情況。按照各全宗檔案的利用目的、利用頻率、利用年代、所占比重、基數大小分類排隊，選擇利用頻率高的檔案優先進行數字化加工，盡早、盡快地滿足利用者需求。

四、總結

就檔案工作實踐所呈現出的特點來講，檔案又具有社會性、隱蔽性和滯后性。當前開發利用檔案資源，就必須拓展檔案的服務功能，建設檔案利用體系，并以此促進檔案服務社會的水平不斷提升。