抓“三審”、重“一書”，提高物資采購標準

曾小洪+向梅

摘 要 隨著物資集約化的深入，公司物資集約化管理要求物資一級集中采購率達95%及以上。及時準確的物資計劃是招標采購、合同履約等后續環節順利實施的有力保障。物資采購標準執行率就是反映計劃準確性及標準化應用的指標。由于物資計劃申報的需求部門多、涉及面廣、技術專業性強，如何持續保持物資采購標準執行率高水平具有重要意義。通過梳理物資計劃申報業務流程，運用創新手段，總結提煉了計劃申報的一些經驗：抓“三審”、重“一書”，持續保持物資采購標準執行率高水平。

關鍵詞 三審；一書；物資采購

一、專業管理的目標描述

（一）專業管理的理念或策略

總體策略為：抓“三審”，重“一書”。即在物資計劃上報業務流程中，抓住“三審”關鍵環節，突出“一書”為審查的重中之重?！叭龑彙笔侵傅厥泄绢A審、省公司預審、省公司初審；“一書”，是指物資計劃條目對應的技術規范書。

（二）專業管理的范圍和目標

除極少部分超市化零星采購物資外，其他均在管理范圍，包含“總部直接組織實施”批次計劃和“總部統一組織監控，省公司具體實施”采購批次（含總部協議庫存批次）。

管理目標：持續保持物資采購標準執行率高水平。

二、專業管理的主要做法

（一）主要流程說明

在物資計劃上報業務流程中，抓住“三審”關鍵環節，突出“一書”為審查的重中之重。技術規范書要求做到“三不放過”：不放過每一本技術規范書，不放過每一個技術規范書中的問題，不放過每一條被考核技術規范書的責任追究。

1.第一審：地市公司預審環節

（1）組建預審小組。每批次由計劃專責牽頭，由項目管理專責、設計人員等組成預審小組。

（2）培訓先行。每批次正式預審前，培訓先行，首先對預審小組進行培訓，學習當批計劃的要求及國網公司下發的審查要點。

（3）規范審查。預審小組嚴格按照規范進行，按照《湖南省電力公司二級單位物資需求計劃預審作業卡》要求，對商務和技術問題逐項進行落實。

（4）審查重點。一是以“物資計劃審查輔助平臺”為主，人工審查為輔，對商務問題進行排查；二是對技術規范書的審查，要求避免通用要求錯誤，檢查封面、數量、項目名稱、文件名、ID等是否滿足國網公司對技術規范書的通用要求。

2.第二審：省公司預審環節

省公司預審后發布的審查結果后，計劃專責先對商務和技術問題進行歸類和匯總，要求需求部門/單位、設計單位等相關責任人及時整改到位。

3.第三審：省公司初審環節

計劃專責帶隊參加省公司現場審查會。要求設計人員保持相對穩定，協同審查專家、需求部門/單位、設計等人員之間的良好溝通，對遺留的疑難問題進行處理。

（二）確保流程正常運行的人力資源保證

1.地市公司預審環節

關鍵人員：預審小組。每批次由計劃專責、項目管理專責、設計人員組成預審小組。設計人員要求由專家庫里的專家帶隊，業務素質較高，設備、材料等各專業均須有人，并保持相對穩定。

2.省公司預審環節

關鍵人員：計劃專責、各需求部門/單位專責、設計人員。

3.省公司初審環節。關鍵人員：計劃專責、參審設計人員。參審設計人員要求由參加地市公司預審的人員組成。

（三）保證流程正常運行的專業管理績效考核與控制

每批次物資計劃的審查結果，均通報至各項目部門/單位、設計院，并與當季度的績效考核掛鉤。通過通報和考核，落實閉環管控。

三、評估與改進

（一）專業管理的評估方法

為提升物資計劃申報的質量及效率，從人員組成、培訓管理、應用工具及協同手段等四個方面著手，通過創新，推出了多項行之有效的措施。概括地說，為“四創新”，即：

1.創新人員組成，預審隊伍穩定

針對“總部直接組織實施”批次，每批均組織需求部門/單位、設計等人員，形成預審小組。預審小組嚴格按照《湖南省電力公司二級單位物資需求計劃預審作業卡》要求，對商務和技術問題逐項進行落實。為解決預審小組業務水平出現較大波動，易造成預審流于形式的問題，對人員組成進行了明確分工和要求。

2.創新培訓管理，做到培訓先行

為解決預審人員業務素質參差不齊、培訓內容容易過時、培訓效果不佳等問題，創新培訓管理：從過去的全面培訓變成現在的增量培訓、從過去規模大的專門培訓變成現在規模小的實用性培訓。每批次做到培訓先行，首先對預審小組進行培訓學習。磨刀不誤砍柴工，預審效果顯著，做到了有的放矢，實用性強，并協同了諸多問題。

3.創新應用工具，人機有機結合

為解決物資計劃人工審查效率低、機器審查機械的問題，計劃審查充分應用新的應用工具，采用以“物資計劃審查輔助平臺”為主，人工審查為輔，對問題進行排查。人機的有機結合，進一步提高了審查效率與質量，成效明顯，而且計劃條目數越多，效果越明顯。

4.創新協同手段，微信鼎力相助

除了傳統的郵件、電話及騰訊通等協調手段外，2016年還新增了微信群：物資交流群。該群的組織創建為計劃申報減少了信息不暢，大大增強了協調溝通。