高校教學(xué)秘書的工作探討

范奧

摘 要：教學(xué)秘書，高校里一支不起眼的隊(duì)伍，但她們是高校教學(xué)管理系統(tǒng)中的一個(gè)重要角色，有著不可替代的作用。本文主要結(jié)合自身實(shí)際和教學(xué)秘書的一些具體工作，探討教學(xué)秘書應(yīng)該具備的素質(zhì)、能力和提高工作效率的一些方法。

關(guān)鍵詞：高校教學(xué) 秘書 工作探討

在《教育部關(guān)于全面提高高等教育質(zhì)量的若干意見(jiàn)》（教高〔2012〕4號(hào)）文件中寫到高等教育應(yīng)加大應(yīng)用型、復(fù)合型、技能型人才培養(yǎng)力度。因此必須要用高效的現(xiàn)代化教學(xué)管理手段和教學(xué)管理辦法才能培養(yǎng)出優(yōu)秀的人才，在高校的日常管理中，教學(xué)管理是重中之重。[1]

一、教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)

形容教學(xué)秘書的工作可以用“事務(wù)多”“標(biāo)準(zhǔn)高”“壓力大”來(lái)形容。因此在高校中教學(xué)秘書多數(shù)是一群娘子軍，她們多數(shù)是外表嬌俏可人，內(nèi)心激情如火，典型刀子嘴豆腐心的“女漢子”。

“事務(wù)多”其實(shí)可以用“雜”來(lái)詮釋？就以我的工作為例簡(jiǎn)單說(shuō)說(shuō)我們的一些工作。每周三下班前上交教學(xué)簡(jiǎn)報(bào)一篇；每周四之前上交下周周工作計(jì)劃；每周五統(tǒng)計(jì)各班分學(xué)生具體到日、節(jié)次、課程缺課情況信息表、分班級(jí)分學(xué)生全學(xué)期缺課情況匯總統(tǒng)計(jì)表；每月5日前上交教師考勤表、考核表、課時(shí)統(tǒng)計(jì)表；每月24日前完成網(wǎng)站教學(xué)管理文章上傳4篇，其他共計(jì)8篇；每月26日前完成給各職能部門考核工作；每月26日前上交本部門信息化建設(shè)、教師培訓(xùn)相關(guān)證明材料；開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備工作有發(fā)放課表（教師、班級(jí)、教室張貼等）、教輔資料發(fā)放（教材、備課本、教學(xué)日志、記分冊(cè)、聽(tīng)課記錄本等）、教學(xué)器具發(fā)放（粉筆、板刷等）、實(shí)訓(xùn)室檢查與調(diào)試、組織教師實(shí)訓(xùn)室衛(wèi)生清掃工作、協(xié)助安排新教師預(yù)說(shuō)課；期初期中期末各類檢查表格無(wú)數(shù)，期末試卷整理審核，每年一次國(guó)家數(shù)據(jù)平臺(tái)數(shù)據(jù)填報(bào)，各類教學(xué)檔案整理上交，補(bǔ)考、英語(yǔ)等級(jí)考試報(bào)考、教材征訂數(shù)據(jù)整理等，還有平時(shí)與其他部門的事務(wù)銜接，各個(gè)事務(wù)務(wù)必事務(wù)躬親，務(wù)必事無(wú)巨細(xì)。[2]

“標(biāo)準(zhǔn)高”是對(duì)我們教學(xué)秘書的一個(gè)常規(guī)要求。如果把升本評(píng)估工作、教學(xué)管理工作比喻成一臺(tái)正在運(yùn)作的機(jī)器，那么我們這一群人就是這個(gè)機(jī)器的“潤(rùn)滑劑”，起著調(diào)試和磨合和連接的作用。因?yàn)槲覀兊墓ぷ鳂?biāo)準(zhǔn)影響著我們常規(guī)教學(xué)工作的質(zhì)量。我們學(xué)校是新升格的本科院校，一項(xiàng)項(xiàng)數(shù)據(jù)要求真實(shí)準(zhǔn)確，環(huán)環(huán)相扣且合理，要求嚴(yán)格按照高等教育辦學(xué)規(guī)范、應(yīng)用型本科教學(xué)規(guī)律執(zhí)行，我們是最基層的“實(shí)施者”。

“壓力大”則是因?yàn)槌煽?jī)管理、考試管理、日常教師的考核材料收集，是與學(xué)生、教師、學(xué)校利益息息相關(guān)，哪里出錯(cuò)了就意味這一方利益的損失。所以我們的工作從某種程度來(lái)說(shuō)到了不容許出錯(cuò)的地步。人非圣人，孰能無(wú)措。為更好的開(kāi)展工作，取得更好的工作效果。我們這一群人時(shí)刻都有著“如履薄冰”的感受。不是因?yàn)槌C情，是因?yàn)閷?duì)工作的真誠(chéng)，是對(duì)自己的嚴(yán)格要求。為了跟上學(xué)校發(fā)展的步伐，我們也在不斷的充實(shí)著自己。

二、教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)和能力

1.忠誠(chéng)學(xué)校，愛(ài)崗敬業(yè)

干一行，愛(ài)一行。忠誠(chéng)學(xué)校，自覺(jué)維護(hù)學(xué)校的整體利益和發(fā)展大局。遵守職業(yè)道德，努力承擔(dān)工作任務(wù)，認(rèn)真履行工作，積極參加學(xué)校的各項(xiàng)建設(shè)。一個(gè)人只有熱愛(ài)自己的工作，才能激發(fā)出強(qiáng)烈的工作激情和動(dòng)力，一個(gè)人如果對(duì)事業(yè)有執(zhí)著的追求就會(huì)發(fā)揮出持久的工作熱情，從而想方設(shè)法把工作干好。只有充分認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，從為學(xué)校教學(xué)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的立足點(diǎn)出發(fā)，以強(qiáng)烈的事業(yè)心和飽滿的工作熱情，積極努力，嚴(yán)肅認(rèn)真的對(duì)待工作，才能做好教務(wù)干事的工作。

2.極強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)

一切教學(xué)管理工作都是為教學(xué)、為師生服務(wù)的。教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行具體組織、協(xié)調(diào)、管理的進(jìn)程中。教務(wù)干事是連接系領(lǐng)導(dǎo)和師生的橋梁，是協(xié)調(diào)部門之間的紐帶。這就要求我們樹立全心全意為教學(xué)服務(wù)的意識(shí)。當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，并辦理具體事務(wù)，教務(wù)干事要有服務(wù)于師生的思想。經(jīng)常了解和掌握師生的意見(jiàn)和要求，滿腔熱情的為他們排憂解難，以自己的行為來(lái)贏得大家的理解和尊敬，為高校的管理事業(yè)和高校發(fā)展盡心盡力。

3.熟練操作辦公軟件及動(dòng)手能力

WORD，OFFICE，PPT等基本辦公軟件作為教學(xué)秘書一定要熟練操作，熟練掌握這些能夠讓你在核算工作量、統(tǒng)計(jì)通過(guò)率時(shí)，大大減少手工核算的誤差。教學(xué)管理檔案、與其他職能部門的聯(lián)系、搜索最新資料都需要我們能熟練應(yīng)用這些工作軟件，作為一個(gè)教學(xué)秘書，我覺(jué)得還要能夠掌握一些基本的機(jī)械知識(shí)，電腦、打印機(jī)等出現(xiàn)一些小故障能夠自行解決，具備這些能力能夠讓我們工作起來(lái)得心應(yīng)手。

4.學(xué)習(xí)、創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是時(shí)代的要求，是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)社會(huì)各行各業(yè)提出的要求，有創(chuàng)新才有發(fā)展。在日益競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)中，只有不斷創(chuàng)新，高校才能在競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境中生存和發(fā)展。作為新時(shí)期的教學(xué)秘書應(yīng)牢牢把握時(shí)代脈搏。在工作中不斷改革創(chuàng)新。在做好服務(wù)性、輔助性、協(xié)調(diào)性工作的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，積極開(kāi)動(dòng)腦筋，對(duì)工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作方法要有自己的思想和觀點(diǎn)。在向領(lǐng)導(dǎo)的建議中，既要能明確表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的想法、意見(jiàn)。又要有自己的新觀點(diǎn)、新視角，要敢于突破領(lǐng)導(dǎo)思維的方框，使建議有創(chuàng)新性，使領(lǐng)導(dǎo)的智慧和意圖得以延伸、擴(kuò)展和升華，從而進(jìn)一步完善領(lǐng)導(dǎo)的決策。總之，教務(wù)秘書在做好服務(wù)、協(xié)調(diào)和輔助工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，善于發(fā)現(xiàn)新情況、思考新問(wèn)題、提出新辦法，在工作中力爭(zhēng)做到：觀察要有新視角、思維要有新思路、自己要有新觀點(diǎn)、行動(dòng)要有新舉措、管理要有新效果。

三、怎樣做好教學(xué)秘書

在這種現(xiàn)實(shí)條件下，作為一名教學(xué)秘書應(yīng)該怎么做，怎么才能做好呢？個(gè)人觀點(diǎn)是心態(tài)要好，做事趁早；標(biāo)準(zhǔn)理解要好，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)要早；時(shí)間節(jié)點(diǎn)把握要好，部門溝通要早。

心態(tài)要好，做事趁早。作為教學(xué)秘書，你在整個(gè)學(xué)校管理系統(tǒng)中屬于“萬(wàn)金油”的角色，事事都可以找上你，做多錯(cuò)多，所以很有可能你會(huì)比其他崗位的同事多很多受委屈的機(jī)會(huì)。為了少受委屈，我們需要眼觀六路耳聽(tīng)八方，善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題。而且我們需要有羅列工作的習(xí)慣，對(duì)自己的工作要有計(jì)劃，因?yàn)槲覀兣R時(shí)的工作很多，可以提前做的工作，一定提前開(kāi)始做。

標(biāo)準(zhǔn)理解要好，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)要早。我們的工作任務(wù)很多很雜，不同部門標(biāo)準(zhǔn)也不同，作為教學(xué)秘書一定要熟讀文件，理透文件要義，有針對(duì)性的開(kāi)展工作。遇到疑難問(wèn)題，一定要盡早報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，早期預(yù)防。遇事也不要慌亂，重要的是解決問(wèn)題。

時(shí)間節(jié)點(diǎn)把握要好，部門溝通要早。學(xué)校的精細(xì)化管理，落實(shí)到實(shí)處就是考核。為督促工作的完成，一定規(guī)定了完成時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)，作為教學(xué)秘書時(shí)間節(jié)點(diǎn)一定要弄清楚，材料上交、工作完成一定要準(zhǔn)時(shí)，只能提前不能推遲，不然就會(huì)影響考核。和部門的溝通也一定要及時(shí)，對(duì)于工作的標(biāo)準(zhǔn)要求一定要心中有數(shù)，盡量不做無(wú)用功，重復(fù)工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]張新有：《高職院校教務(wù)干事的工作探討》，《才智》，2010年23期

[2]王輝艷：《高職院校教務(wù)干事工作的定位和思考》，《才智》，2010年23期