新媒體背景下教務秘書在教學管理中的作用

宋佳亮?オ?

摘要：教務秘書崗位在高校教學管理工作中承擔著不可或缺的作用，然而，在新媒體背景下，教務秘書的工作存在著不少問題。本文旨在探討新媒體背景下教務秘書在教學管理中的作用，以及改進的措施。

關鍵詞：新媒體；教務秘書；教學管理

一、新媒體的含義及特點

新媒體，相對于報紙報、雜志、廣播、電視等傳統媒體而言，是指利用數字技術、網絡技術的方式，向受眾提供交互式信息和娛樂服務，以此獲取經濟利益的信息傳播介質。

新媒體具備以下特點：

1、開放性，新媒體對信息的傳播，使所有人都得到了發言的機會，文化更趨大眾化。在參與性方面，新媒體比以往任何媒體都有優勢。不論是博客、微博、SNS還是微信、陌陌都有進入門檻低、民眾廣泛參與的特征。可以預見，這種趨勢必然會持續下去，并且新媒體的覆蓋面會越來越廣。

2、互動性，新媒體實現了時空壓縮，人們通過即時通信（IM）可以實現即時的互動，直接進行語音交流。新媒體是一種以人際關系為傳播路徑的即時性裂變式多級信息傳播網絡，使任何人通過一定的新媒體設備都可以相互對話。

3、個人化，意味著新媒體可以針對每一個人的特點和興趣愛好為其私人訂制一些信息。中國的現代化進程中，多種價值觀、文化表現形式涌現出來，人們在公共領域中的自我意識被喚醒。每個人都可以在法律法規許可的條件下傳播信息、展現自我的個性。

二、教務秘書的具體作用及現狀分析

一直以來，人們對教務秘書工作存在片面認識，認為平時就是排排課、收收材料、發發通知、訂訂教材，甚至認為什么人都能勝任。然而，教務秘書應該是教學管理工作中的管理者、服務者、協調者、反饋者，承擔著不可或缺的作用。

（一）助手作用

助手作用主要體現在協助學院領導和上級教學管理部分處理相關教務管理工作，主要包含以下幾個方面：1.課務的安排與落實、排課、教材的征訂；2. 教學計劃的入庫，即根據新生人才培養方案，分專業將每學期的課程導入系統；3.組織教師和學生參加各種考試，主要包含學生考試報名、準考證的領取與發放、組織教師進行部分考試的監考等任務。4. 期中教學質量檢查。主要是認真閱讀期中教學質量檢查的文件，明確檢查內容，按照檢查內容來準備材料。5. 期末考試工作，主要包括考試時間、地點和監考老師的安排，考試秩序的維持等。6. 畢業論文工作。主要是畢業論文系統的維護、優秀畢業論文的整理歸檔等工作。

（二）樞紐服務作用

教務秘書的日常工作內容最重要的一項就是充當樞紐，處理學校各種關系，包括人與人之間的關系、人與制度之間的關系、與上級主管部門之間的關系，經常需要平衡學院領導與教師、教師與學生、學院工作與學校教務職能部門之間的關系，并且在這些關系中充當樞紐作用。

同時，教務秘書在充當樞紐的過程中也在為學院領導、老師以及學生提供服務：為學院領導出謀劃策，為期決策提供參考數據；為教師進行優質教學創造條件；為學生學習提供方便。教學秘書要為院系各部門服務，為教師和學生服務，保證院系教學任務的順利完成。

（三）反饋作用

教學秘書一方面從屬于院系教學院長，另一方面要接受學校教務管理部門的安排，受雙重領導。教務秘書工作，一方面直接參與二級學院的教學管理工作，直接與二級學院的師生接觸，能夠接收到第一手信息和資料，便于向上級教務管理部門進行信息反饋，便于上級教務管理部門政策的確定和調整；另一方面，與上級教務管理部門對接，及時接收上級教務管理部門的通知和指示，并向二級學院及教學院長進行反饋，以便更好地開展院系教學工作。

（四）監督管理作用

教務秘書的監督管理作用主要體現在：1、協助教學院長檢查上課情況；2、協助教務管理部門以及二級學院進行中期教學質量檢查；3、協助上級教學管理部門進行師生互評工作；4、跟蹤學院教師聽課工作；5、協助教學院長和上級教學管理部門組織好監考工作。教務秘書的監督工作，有助于教學管理工作行良性有效運行。

教務秘書崗位在高校教學管理工作中承擔著至關重要的作用，但其在現實工作中卻存在著諸多問題。

1、從業人員多為年輕人，他們處于工作、生活和學習的初始階段，缺乏相關工作經驗，同時面對多方壓力缺乏相應的措施，同時他們大多不是教育管理專業出身，也缺乏教育學、管理學以及秘書學背景，導致業務能力欠缺，心理起伏比較大，直接影響工作的開展。

2、教務秘書工作繁重，工作的重要性得不到認可，缺乏相應的考核激勵評估機制，工作實績不被承認，使得工作積極性不高。

3、教學秘書崗位職稱晉升困難，工資待遇較低，隊伍穩定性差，對高校正常教學管理秩序產生影響。

4、教無秘書處于教學管理工作的最前線，與多方進行溝通，工作開展困難重重，得不到相應的理解，工作壓力較大，對教務秘書造成一定的心理影響。

針對上述問題，高校應該重視教學管理隊伍的建設。

三、新媒體背景下加強教務秘書作用的對策分析

1、自我提升，與時俱進

教務秘書應不斷進行自我提升，通過自身學習不斷補充崗位所需的信息與知識：掌握教務秘書工作常識，熟練掌握教學管理相關知識，不斷總結高校教學管理工作的相關規律，主動提高自身管理水平，能夠得心應手地安排各類教學相關會議，提高溝通協調能力、統籌管理能力、協同合作能力、創新能力。

新媒體時代，對教學秘書綜合素質提出了更多更高的要求。教務秘書應跟上時代潮流，提高信息意識，認真參加網絡知識培訓，充分利用公共媒體平臺和自媒體手段加強信息交流與共享，掌握先進的管理方法和技能，拓寬信息采集范圍和渠道，熟練使用教務教學管理系統、論文管理系統、數據庫、各種辦公系統等現代管理軟件，真正把信息化建設視為提供獲取更多資源、協調工作、不斷完善自己的有效途徑。

2、學校平臺建設，創造良好環境

學校要充分利用新媒體的特點和優勢，采用現代化技術和設備，廣泛全面地收集教學管理的相關信息，迅速進行整理、加工，加以網絡技術，建立和完善一套合乎實際、行之有效的教學管理信息系統，取代以往傳統的信息溝通方式，變電話交流的工作方式為網上信息分享，變以往繁雜的工作內容為系統的工作模塊，便于教務秘書業務技能的提升，使其工作更快捷、更及時，大大提高工作效率的同時，保證高校教學質量。

新媒體時代背景下，獲取信息的方式多種多樣，速度更是非常迅速，所以信息反饋的速度也應該加以提升。因此，高校建立一套完善的信息反饋系統尤為必要。反饋系統將學生代表、教師代表、教學管理部門的領導、教學秘書囊括進取，擴大信息反饋的人群，提高信息反饋的真實性。大大簡化了信息反饋的程序，提高信息反饋的速度，以便問題能及時有效地解決。從另一個角度，也強化了監督職能，促進教學管理工作良好有序運行。

3、貫徹“以人為本”理念，建立目標管理機制

高校應完善教職員工績效考核機制，將工作實績與工資待遇掛鉤，在薪資方面，實行了按崗定酬，同崗同酬，避免了同崗不同酬引起的部分秘書的心理落差；學院每年爭取若干個進編名額，來解決教學管理人員的編制問題等等。這些措施的出臺與實施不僅激勵秘書人員認真努力工作，也同時給予了希望，使得該崗位的秘書人員更加有歸屬感，從而能夠全心全意地服務于師生，這充分體現了學院重視教學秘書崗位的重要性，了解該崗位的樞紐作用對于高校的發展的推動。同時開展各種競賽活動，對工作表現優秀的教職工予以物質獎勵和精神鼓勵。在人員配置上，注重引進人才的專業，注重年齡配比，用優惠的政策吸引秘書專業人才充實到高校秘書隊伍，提高秘書隊伍的管理檔次。投稿教務秘書的待遇，除了提升工資待遇外，還應該提高行政待遇，是教務秘書成為有吸引力的崗位，明確職責，避免教務秘書成為“雜事管理者”。

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（作者單位：鹽城師范學院藥學院，江蘇 鹽城 224001）