高職院校檔案管理信息化的提升分析

夏先進

【摘 要】高職院校檔案的含義是在科研、黨政管理、教學和其他各項活動中形成的，它的圖表、文字、聲像等對社會和學校有著保存的價值意義。正常的講，高職院校檔案管理是學校歷史的見證，還對學校管理工作起著重要的作用，不僅如此，它還關系到一個學校的人才培養水平和教學質量。將最新的檔案管理理論作為檔案信息化主要指導，將計算機，網絡和信息技術作為媒介，作為對檔案管理的主要支持對象。根據檔案管理部門和信息社會的要求，開展檔案的收集、開發、保存和利用現代管理。

【關鍵詞】高職院校；檔案管理；信息化建設

前言

由于社會的不斷發展以及互聯網越來越普遍，信息化建設也是越來越成熟，這也就成了高職院校運用信息化建設管理檔案堅實的后盾。高職院校檔案管理信息化建設受信息化高速發展所影響，同時也帶動了檔案管理的發展。檔案管理工作的重點就是將高職院校檔案管理信息化建設做好。

一、高職院校人事檔案信息化管理的重要性

現代社會，把計算機作為基礎的信息技術在社會各個領域快速發展，給社會帶來一次空前絕后的變革。信息技術和相關設施隨著電腦網絡深入到社會的各個角落也便大量普及，并且使得信息化進程逐漸成為各個領域的主流。信息化的基礎是檔案原生，時代發展需要人事檔案實現信息化。人事檔案信息化的含義是人事檔案被科技手段和信息技術實施基于現代電子信息環境下的管理以及利用。人事檔案管理信息化是改造優化現代現有的檔案系統、資料轉化和整理的細致而復雜的工程。2002年國家檔案局中央檔案管印發《全國檔案信息化建設實施綱要》，這是一項重要的信息化建設管理工作任務。所以說，當下高職院校管理工作的重要任務就是人事檔案管理信息化，已是現代社會信息化發展潮流的必然趨勢。

二、高職院校檔案管理現狀

1.高職院校檔案的管理認知較少。

當前，致使教職員工對檔案的信息化管理認知較少是因為高職院校檔案管理制度仍不健全，有關的技術設備跟不上院校發展的需求。處理過程中會有新問題出現而不能及時的解決，信息處理慢，無論是什么樣的檔案都是硬套的檔案管理制度，這也就成為出現了千奇百怪的漏洞的原因。舉個例子，如果教職員工對于電子文檔接受后沒有及時的存檔觀念，或者會有人認為還會下發紙制文檔，然而就會刪掉，以后需要時再去學院行政部要，徒增煩惱。

2.檔案管理人員的缺乏。

首先，當下的高職院校檔案管理信息化建設中，技術專業人才的匱乏成為非常嚴重的問題，導致非常多的技術性強的難題無法解決。目前的社會，對于計算機信息化建設和檔案管理都精通的人可謂是屈指可數。院校檔案處理中存在著幾乎所有的工作人員沒有接受過這方面的專業訓練的問題，而且還缺乏專業理論知識以及信息化建設為基礎的課程。這些不足之處大大的阻礙了檔案信息化建設成長的腳步。更有過分的，大量的高職院校只是象征性的安排一些連計算機基本操作都不懂的閑職人員。這些情況更是數不勝數。對院校檔案管理工作的不重視，信息化建設在這樣的學校豈不是空談。其次，也就是學校的設備落后，檔案也是不足，技術就更不要提了。更有的學校連文件檢索和管理檔案信息與一體的計算機管理軟件系統也沒有。

3.網絡技術維護不足。

高職院校檔案管理的信息化建設為檔案信息共享的實現帶來了方便，與此同時也就存在了安全性的問題。高職院校的檔案本來就有一定的機密性，所以就要防止黑客入侵。有的院校并不重視，只要機密性的文件被有目的的侵害，也只能去找開發商幫忙來解決問題，帶來的不僅是工作上的麻煩 ，更重要的是給院校埋下了顆不定時的炸彈，隨時，學生的人身財產安全都可能受到侵害。

4.數據質量。

高職院校檔案管理的信息化建設剛剛形成不久。管理人員需要整理學生原來錄入的資料，比對分析后，管理人員不難會發現學生的資料有模糊不清或者是丟失的情況。這種情況對院校檔案管理和信息篩選等情況增加了困難。這也就是在錄入學生資料前期管理人員的馬虎和工作不認真導致的結果。這就可以一定程度上反映了院校檔案管理信息采集的不足，所以，高職院校檔案管理的信息化建設過程中，管理人員一定要對資料的錄入足夠的重視。

三、高職院校檔案管理信息化建設的舉措

1.重視教學檔案信息資源的價值。

院校檔案作為院校的成長足跡和未來發展的指路燈。開始建設高職院校檔案信息化建設，一定要重視對高職 院校信息資源合理開發利用，深化高職院校教學質量的改革，強化院校教學水平的管理，提高教育教學水平。比如，把有價值、質量高的實驗報告、課件等刻錄成光盤存放起來，為以后年輕老師的學習提供條件，更好地發揮教學檔案的現實價值和歷史價值，也可以為學校自主編發精品課程軟件奠定基礎。高職院校信息化建設中，利用好互聯網也是必要的，讓資源的最大運用、檔案公開，這樣可以讓高職院校教職員工跟上創新腳步成為可能。除此外，也要利用好遠程協助服務。

2.更新觀念。

高職院校檔案管理的信息化建設是以現代先進的技術設備為基礎，如若不讓高職院校建立起來先進的信息網絡成為一種擺設，就需要主管者不斷地從根本上更新觀念。由此可鑒，高職院校檔案管理人員一定要更新觀念，不斷加強對高職院校檔案管理信息化建設重要性和必要性的整體認知，不斷去學習接受變化的新科學知識，這樣就可以使高職院校檔案管理的信息化建設的實現成為可能。

3.培養檔案管理專業人才，復合型人才。

院校檔案管理信息化建設的過程中，需要上級與下級共同努力。上級檔案部門需要為下級提供培養人才的條件，而下級就需要自己付出不斷的努力去學習。舉個例子，院校就應該多弄些活動，或者建個檔案管理信息化建設知識輔導班，同時，為了培養出專業人才，還需要建立強化學習的制度提升檔案管理工作人員的信息化能力，讓具有現代信息意識、現代信息素質和信息管理能力的高職院校檔案管理人員出現成為可能。這是其一，其二就是對于信息化建設十分熟練，而且還要了解高職院校檔案的管理工作的復合型人才也是必須要有的。不但需要這類人才，還需要對能夠掌握新技術、新知識，具備現代信息素質，還擁有院校檔案管理信息技術的這類復合型人才重點培養。

4.提高基礎設施建設。

基礎設施建設是必不可少的步驟，就需要院校多方面籌集資金，對檔案管理投入更多的資金，為引進先進的設備、技術、管理軟件奠定基礎。才能更好地滿足檔案管理信息化要求，提升檔案管理的科技含量。

5.提升檔案信息化程度。

現在，隨著電子產品的普及，帶動了檔案管理的要求逐漸提高，越來越多的高職院校中很多文件都采取了電子文件。因為傳統的檔案管理方式缺乏靈活性、準確性，信息共享程度非常低，查詢費時費力，所以已無法滿足需求，逐漸的用的越來越少。所以檔案部門應該采用查詢簡單便捷的信息化電子檔案。如果采用計算機搜索，豈不是準確度更高，速度更快。

四、結束語

綜上所述，高職院校檔案管理的信息化建設極其重要，不但要保證教學質量優越性，還要有效的提高學生的學習效率和提升專業化技能的培育。不但是這樣，保障高職院校自身權益方面深受著高職院校檔案管理的信息化建設的影響，也起著至關重要的作用。然而，由于高職院校檔案管理的信息化建設工程建設不是個輕松的工作。因此就需要檔案管理人員和相關部門發揮其重要的作用，例如，不斷地更新觀念，提高管理意識，做好自己的本職工作等等。將自己的力量和能力貢獻給院校檔案管理的信息化建設。

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