辦公自動化軟件在H高校J學院中的應用

沈浚

[摘要]：隨著無線網絡、移動通訊設備的快速發展，人們的工作、生活方式和習慣均發生了很大的變化。高校辦公自動化軟件是結合先進的管理思想，從廣泛的用戶需求中抽象出通用模型，并利用群件技術開發的軟件產品。本文探討H高校J學院中行政辦公自動化軟件的應用情況和發展規劃。其主要作用是提高組織內部協作效率、信息效率，并幫助個人實現輕松辦公，提高管理效率。

[關鍵詞]：辦公自動化 高校 行政

1辦公自動化的概念

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）在目前常見定義中，被定義為一種新型的現代化的辦公方式，但是，辦公系統離不開人的操作和設計，是人機合一的系統。基于此，在OA2000辦公自動化國際學術研討會上，辦公自動化被定義為：以計算機科學、信息科學、地理空間科學、管理科學、行為科學和網絡通信技術等現代科學技術為支撐，以提高專項和綜合業務管理和輔助決策的水平效果為目的的綜合性人機信息系統。高校的辦公自動化順應現代行政辦公的需要而產生，目前，大部分高校開發、運行了符合自身特點的辦公自動化系統。本文中的H高校J學院結合多年的傳統行政管理，開發適合本學院的行政工作的辦公自動化軟件。

2辦公自動化系統的建設必要性

傳統的辦公模式，存在著信息傳遞速度慢、辦事周期較長、工作重復性高等諸多問題，在一定程度上影響了執行過程的及時性和管理工作的正確決策。建設辦公自動化系統能夠為學校建立開放的、高效的、網絡化辦公、科研與教學新環境，為學校內部管理和外部交流提供傳播、處理基本信息的平臺，為學校門戶的建設與整合，打造信息化、數字化校園積累有益經驗，打下堅實基礎。遠程辦公使得學生、教師、管理者的面對面交流辦理事務性工作的流程大大減少，大家都開始習慣于大量通過網絡的方式來完成教學行政活動。

3J學院行政辦公自動化軟件建設情況

H高校J學院根據需要階段性進行機構調整，進一步優化管理流程，在日常辦公及教學行政管理中大量使用信息化技術，從2014年起，將部分線下流程開發到網上辦公，提高工作效率。考慮到系統必須能夠多人協同工作，并且出于開發維護的便利性考慮，采用B/S架構來推動辦公自動化。綜合考慮操作的便利性和用戶的接受度、系統的穩定性和可靠性、系統的可維護性和可擴展性、安全性等方面的要求，將原有的管理流程進行優化，進一步明確各部門職能，在日常辦公及行政管理中大量使用信息化技術，提高工作效率。搭建了學院內部辦公OA系統，將公章使用、信息發布、發文、學生接待、文印登記等行政辦公申請審核流程實現網上辦理。圖1顯示了一個學院內部網上行政辦公系統的幾個模塊操作界面。

4J學院行政辦公自動化軟件使用體會

J學院應用行政辦公自動化軟件兩年來，不僅在辦事流程上大大節約流轉時間，提高工作水平和管理效率，而且辦事更加規范。數字化信息化更便于存檔查詢檢索。

4.1辦公更加規范

在辦公自動化軟件平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規則、流程進行。同時，杜絕了越權操作，防范了運行風險，增加了監督性。

4.2辦公流程清晰

運用行政辦公自動化軟件，在每一個流程的發起都有清晰的流程圖，可以指導申請人員進行正確的辦公申請，比如公章使用中，操作流程圖（如圖2所示），清晰辦事流程，員工提起公章使用申請，需要經過部室主任、分管領導審批通過后，才能進程到學院辦公室進行蓋章操作，這樣的流程操作，不僅讓申請者清晰流程，更能讓用印人正確用印。

再如，信息發布，在操作流程圖上（如圖3所示）明確操作流程，高校的信息發布非常嚴謹，不僅需要業務主管領導審批通過，還需要黨支部的審核，從業務和政治的角度雙重審核，通過后才可以發布。但如果是常規的每年例行的信息發布，可以主管領導通過選擇常規發布后直接發布。這樣的流程可以節省一個流程點從而節約審批流程和時間。

4.3節約流轉時間

高校行政辦公是嚴謹的，一個申請需要二到三級的審批，傳統的審批是線下流轉，一旦找不到審批的人簽字，流程就無法進行下去。采用了行政辦公自動化軟件，將線下審批轉為線上審批。大大節約流轉時間，原本可能需要幾天走完的流程，線上一個小時不到就可完成。

4.4提高管理效率

運用行政辦公自動化軟件，文件和工作都被自動、有序的流轉，在辦工作、待辦工作清晰明了，幫助使用者了解工作進程，不僅大大減少了傳統靠人腦記憶及筆記記錄的了工作量，而且精準的記錄，規避出錯。J學院使用行政辦公自動化軟件至今，有信息發布900多次申請，公章使用800多次申請，文印登記300多次申請，通過網上辦公自動化軟件，不僅辦公快捷，還為存檔查詢提供了方便。

4.5方便信息檢索

在傳統的紙質和手工辦公模式下，工作存檔的查詢檢索存在非常大的難度和工作量。 辦公自動化使各種文檔實現了電子化，通過電子信息的形式實現文檔的保管，查詢調檔便捷迅速，準確率高。

4.6局限與不足

行政辦公自動化軟件的使用依賴網絡，如果遇到網絡故障，將無法實現網上辦公，另外，隨著網絡的不斷發展，雖然辦公自動化的實現給人們的工作和生活帶來了極大的便利，但是近幾年來正因為科技的發展，使得不少不法分子乘虛而入，像電腦黑客、網絡病毒等嚴重影響了高校的辦公質量，給高校帶來了嚴重的威脅，一些重要的數據文件經常被盜取、損壞。因此，加強學校網絡安全管理，學校網絡盡量單獨使用極其重要。

5J學院行政辦公自動化軟件的發展

J學院通過兩年來的的行政辦公自動化軟件的開發和使用，大大提高了行政辦公的效率和質量，根據使用反饋，以及工作需求，接下來會繼續開發辦公模塊，比如合同管理、交辦協辦等。結合工作實踐，開發切之可行的辦公自動化軟件，為日益繁重的高校行政工作帶來了方便，更提供了正確工作的保障。同時根據實際工作的需要，也在應用中不斷探索，循序漸進地對已開發項目進行改進、升級和完善。全面推進學院高效辦公模式。

參考文獻：

[1]高蘭蘭，徐效麗，柴大萍，OA2000大會組委會.中國0A的現狀和展望[J].辦公自動化，2000（4）：8.