新常態下提升院辦管理效能的思考與實踐

張鵬

摘要：在醫藥衛生體制不斷深化改革的環境下，醫療市場競爭日趨激烈，醫院面臨著前所未有的挑戰。院辦作為醫院綜合行政管理部門，是醫院的核心部門之一。在新的形勢下，如何改進工作方法，提升管理效能，發揮好總攬全局、協調各方的作用，值得我們認真思考與研究。

關鍵詞：醫院；改革；效能

Abstract：Under the environment of continuous deepening reform of medical and health system， the competition of medical market is becoming increasingly fierce and hospitals are facing unprecedented challenges. Hospital office， as the integrated hospital administration department for hospital， is one of the core departments of hospital. Under the new situation， how we improving working method， enhancing management effectiveness and playing the role of grasping the whole situation and coordinating each party well is worth thinking and study.

Key words：Hospital； Reform；Efficiency

1 醫院辦公室的工作特點

服務性特點：服務是醫院辦公室工作的永恒主題，也是主要內容。辦公室工作紛繁復雜，千頭萬緒。不僅要服務領導，出謀劃策，扮演好參謀助手的重要角色；要承上啟下，溝通協調，及時將領導意圖和上級文件精神傳達給各個科室，將基層的意見和要求反映給領導；還要服務患者，熱情周到，做好與患者以及社會公共關系的處理工作，維護醫院良好的社會形象。因此，辦公室工作人員必須牢固樹立“以人為本，以服務為念”的工作宗旨。

2 醫院辦公室面臨的問題

醫藥衛生體制改革帶來的挑戰日益嚴峻，傳統的管理模式和運行機制的缺陷日漸凸顯。辦公室作為醫院核心部門之一，對醫院各項工作的落實有著舉足輕重的作用。長期以來，醫院辦公室辦公模式大多采取延續性的做法，在實際工作中存在著“三多三少”的弊端：照搬硬套紅頭文件的多，聯系實際解決問題的少；被動完成領導交辦的多，主動發揮參謀作用的少；沿用條條框框的多，善用新思維、新觀念分析研究問題的少[2]。新形勢下，醫院辦公室革新工作的必要性逐漸彰顯。

2.1管理者的重視度不夠 面對著競爭激烈的醫療市場，醫院管理者將視線更多地放在了如何改善臨床服務吸引更多的患者、如何提高醫院經濟效益等類似問題上面，對職能部門的關注相對較少。而辦公室需要處理大量的、繁瑣的日常事務以及種種臨時性、突發性事務。比如處理公文、制定制度、公務接待等，我院辦公室還承擔著行風辦、行政回訪中心的職責。管理者對辦公室工作的忽視導致了辦公室工作更多地延續以前的工作習慣，缺乏創新與活力。

2.2制度建設和明確職責的缺乏 沒有規矩、不成方圓。健全的制度是有條不紊地開展好各項工作的保證。工作執行制度的缺乏導致辦公室工作人員沒有行事標準，遇到問題時更多地是憑主觀感覺或道德觀念，進而導致行政執行力的不足。有效的獎懲制度的缺乏無法充分調動工作人員的工作積極性和主動性。辦公室工作相輔相成、渾然一體。每個人的崗位職責模糊、劃分不清，如果出現職責交叉的任務時，容易出現“踢皮球”的現象。

3 探索提高院辦工作效能的途徑

3.1重視辦公室改革創新工作 辦公室是醫院的行政管理中心部門，擔負著整個醫院運營系統的繁雜工作。上至為掌握領導意圖，收集整理資料，超前謀劃，下至洞察各科室工作情況，人員意見和要求，同時，辦公室既要負責各科室之間的協調合作，還要處理好對外的信息和經濟交往活動，事無巨細，工作量很大。如果說醫院是一個人，那么辦公室是人體的脊椎，臨床科室是人體的血肉，兩者缺一不可。因此，辦公室的工作效能和工作質量直接制約著醫院內部管理工作的重要因素，醫院管理層必須重視辦公室的革新工作，努力提升辦公室的工作效能。

3.2完善制度建設和明確崗位職責

3.2.1健全辦公室執行制度 辦公室必須做好制度建設，推進規范化管理，使辦公室各項工作按照規范化的流程來處理，做到“有制可依、有章可循”。我院辦公室實行周月工作安排制，各科室每周匯報上周工作總結和下周工作安排，每月底匯報本月工作總結和下月工作安排，加強各科室的溝通，提高工作效率。但是，還應建立健全跟蹤督辦工作制度。從目標任務的制定、具體舉措到結果跟蹤，每個步驟都做到有章可循，科學化、規范化辦公室的具體工作流程，提高工作效能。

3.3提升辦公室人員的素質

3.3.1 提高辦公室人員的基本素質 辦公室人員不僅要具備專業文秘的素養，還要對各科室情況了解，知道一定的醫學知識和就診流程，還要懂得與其他科室溝通，做好參謀員、協調員、服務員的工作。因此，辦公室應該定期組織培訓，培養醫學專業人員的語言文字表達能力，培養非醫學專業人員的醫學素養，提高辦公室的整體業務能力。

3.3.2 提高辦公室人員的政治素質 正確的人生觀和價值觀是辦公室人員工作的前提。辦公室人員平時在工作中與領導接觸的較多，有時甚至得到領導授權行使一些權力，因此很容易成為拉關系、走后門的對象，這就為隱性腐敗提供了沃土。在這種社會環境中，清醒的頭腦、正確的價值觀、堅定的黨性可以幫助辦公室人員抵制各種誘惑，杜絕一切謀私利的行為，真正做到服務于領導，服務于患者、服務于醫院。所以，必要的政治理論學習對于辦公室人員來說是必不可少的。

3.3.3 提高辦公室人員的心理素質 醫院辦公室工作緊湊繁瑣，工作人員經常忙忙碌碌，但是由于工作成果很難衡量而經常處于"勞而無功"的困境，有時還會受到誤解或埋怨，有苦說不出。因此，保持一個良好的心理狀態對辦公室人員來說非常重要。辦公室人員應當時刻注意調整心態，強化服務意識，找準工作定位，牢記肩負的責任，以愉悅的心情投入到工作中。

綜上所述，醫院辦公室連接著醫院的各個科室，在醫院的發展進程中發揮著重要的作用。隨著醫改的不斷開展和醫療服務理念不斷深化，醫院辦公室面臨著新的挑戰。無論是醫院管理者還是辦公室工作人員，一定要認清辦公室改革創新的重要性，圍繞醫院的工作中心開展工作。通過完善制度、明確崗位、提高素質等措施，有效結合辦公室的工作特點，充分調動工作人員的積極性、主動性和創造性，大幅度地提高醫院辦公室的工作效能，發揮好總攬全局、協調各方的作用，把辦公室建成精干的中心樞紐機構。

參考文獻：

[1]衛剛，秦璞.淺談如何提高醫院辦公室工作效能[J].中醫藥管理雜志，2009，17（11）：1050-1051.

[2]傅銘，何琦.完善督辦制度 提高醫院辦公室工作效率[J].中醫藥管理雜志，2006，14（7）：12-13. 編輯/張燕