模糊綜合評價(jià)法在檔案工作評價(jià)中的應(yīng)用

潘景璐

【摘要】為建立客觀、合理的檔案工作評價(jià)指標(biāo)體系，探索科學(xué)、可行的檔案工作綜合評價(jià)方法，本文基于構(gòu)建的檔案工作評價(jià)指標(biāo)體系，通過采用模糊綜合評價(jià)法對某航天企業(yè)的檔案工作進(jìn)行具體分析。

【關(guān)鍵詞】航天企業(yè)；檔案工作評價(jià)；模糊綜合評價(jià)法

本著堅(jiān)持實(shí)事求是與規(guī)范有序的原則，根據(jù)檔案工作的實(shí)際情況細(xì)化、分解評價(jià)指標(biāo)，統(tǒng)一評分標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案評價(jià)工作的組織原則，制定適用于單位執(zhí)行的檔案工作綜合評價(jià)與考核要求，建立檔案工作綜合評價(jià)備案制度，不僅有利于加強(qiáng)、完善并促進(jìn)檔案工作及其管理體系持續(xù)健康發(fā)展，也便于對單位檔案工作綜合評價(jià)結(jié)果進(jìn)行跟蹤與指導(dǎo)。由于已有的檔案工作評價(jià)相關(guān)研究基本集中在檔案管理、檔案工作、教學(xué)檔案等定性方面，而對檔案工作的定量評價(jià)涉及較少。本文以某航天企業(yè)為例，在構(gòu)建檔案工作評價(jià)指標(biāo)體系的基礎(chǔ)上，采用模糊綜合評價(jià)法對該航天企業(yè)檔案工作進(jìn)行評價(jià)并具體分析。

一、模糊綜合評價(jià)法模式

模糊綜合評價(jià)（FCE）的計(jì)算前提條件之一是確定各個評價(jià)指標(biāo)的權(quán)重，也就是權(quán)向量，它一般由決策者直接指定。其基本過程是：首先從直接填寫的權(quán)向量創(chuàng)建評測問卷，然后將評測問卷分發(fā)給各個分發(fā)評測問卷，專家評測完成后收回問卷，最后導(dǎo)入數(shù)據(jù)并計(jì)算得到評價(jià)結(jié)果。

由于檔案工作評價(jià)指標(biāo)的多樣性和專業(yè)性，在對檔案工作進(jìn)行評價(jià)時應(yīng)盡量由具有專業(yè)背景的評價(jià)者完成。評價(jià)組由檔案管理和主管領(lǐng)導(dǎo)人員組成。評價(jià)組成立后，對檔案工作評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行三個等級劃分，“A級”為最高，“C級”為最低。設(shè)評價(jià)因素集，則其評語集為

二、具體的評價(jià)步驟

檔案工作評價(jià)體系中的各個指標(biāo)很難用定量分析的方法求出具體值，況且不同單位的檔案工作評價(jià)體系其指標(biāo)有不同的側(cè)重，因而對檔案工作體系的評價(jià)一般采用定性和定量相結(jié)合的模糊綜合評價(jià)法。下面說明模糊綜合評價(jià)法的具體步驟。

（一）生成評測問卷。獨(dú)立地使用模糊綜合評價(jià)過程創(chuàng)建生成評測問卷時需要指定權(quán)向量和評價(jià)等級信息。

在yaahp軟件的快速功能界面的“模糊綜合評價(jià)”功能分類下能夠看到“創(chuàng)建評測表”功能按鈕。

點(diǎn)擊“創(chuàng)建評測表”，打開生成評測表設(shè)定窗口，該窗口中的各個輸入項(xiàng)鼠標(biāo)懸停后會有提示信息。各輸入項(xiàng)說明如下：1.Sheet名稱：生成評測表所在的Excel Sheet的名稱文本；2.評測表標(biāo)題文本：評測表上方的標(biāo)題文本；3.說明文本：評測表的說明文本，顯示在輸入數(shù)據(jù)表格的上方；4.編輯評價(jià)等級：為各個評價(jià)指標(biāo)打分時的可選評價(jià)等級文本；5.權(quán)向量：即模糊綜合評價(jià)的權(quán)向量參數(shù)，制定各個評價(jià)指標(biāo)的權(quán)重。各個權(quán)向量之和必須等于1才能繼續(xù)。填寫各個輸入項(xiàng)后，點(diǎn)擊“確定”并指定保存文件位置即可生成評測問卷。

（二）專家填寫評測問卷。將生成的評測表分發(fā)給專家后，專家用Excel打開該文件即可填寫數(shù)據(jù)，可編輯項(xiàng)在Excel中以淡綠色單元格顯示。各個評價(jià)指標(biāo)的得分通過下拉框來輸入，下拉框中的內(nèi)容即生成評測表所設(shè)定的評價(jià)等級。

（三）導(dǎo)入評測問卷和保存數(shù)據(jù)文件。點(diǎn)擊軟件快速功能界面“模糊綜合評價(jià)”功能區(qū)的“導(dǎo)入”，在打開的窗口中選擇準(zhǔn)備導(dǎo)入的評測問卷，即可完成導(dǎo)入。

點(diǎn)擊左上方的“保存”按鈕將當(dāng)前的模糊綜合評價(jià)數(shù)據(jù)保存到.fce文件中，隨后使用軟件快速功能界面“模糊綜合評價(jià)”功能區(qū)的“打開”功能直接載入之前保存的數(shù)據(jù)。

（四）查看模糊綜合評價(jià)結(jié)果和報(bào)告。打開.fce文件或?qū)霐?shù)據(jù)后，顯示模糊綜合評價(jià)數(shù)據(jù)查看界面。在此界面通過點(diǎn)選左側(cè)的評測對象查看專家評測數(shù)據(jù)。

點(diǎn)擊上方的“評價(jià)結(jié)果”標(biāo)簽，切換到評測結(jié)果查看界面。左側(cè)表格中顯示各評測對象的綜合評價(jià)得分，中部的表格中顯示各個指標(biāo)的得分明細(xì)。

評測目標(biāo) 綜合評價(jià)得分

2013年檔案工作評價(jià) 2.5

2014年檔案工作評價(jià) 2.68

表2 綜合評價(jià)報(bào)告

點(diǎn)擊左上方的“報(bào)告”按鈕，選擇報(bào)告文件保存位置后即可生成當(dāng)前數(shù)據(jù)的報(bào)告。

三、結(jié)論

由此來看，該航天企業(yè)2013年檔案工作綜合評價(jià)值為2.5，其綜合評價(jià)等級為“A級”。采用相同的處理方法對該航天企業(yè)2014年的檔案工作進(jìn)行評價(jià)，在得出綜合評價(jià)等級以后，計(jì)算其綜合評價(jià)值為2.68，其綜合評價(jià)等級與2013年也為“A級”。同一綜合評價(jià)等級中2014年綜合評價(jià)值較高，其檔案工作被認(rèn)為是比較好的。

據(jù)2013年檔案工作評價(jià)得分，除了項(xiàng)目1（7）檔案工作管理體系和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，2（1）檔案庫房、閱覽室、辦公室實(shí)行“三分開”，3（6）對永久、長期保存的檔案開展異質(zhì)備份，4（4）保證歸檔電子文件的完整性、真實(shí)性并實(shí)時或定期歸檔，5（1）檔案編研工作，5（2）檔案編研成果獲獎情況，5（3）開展檔案管理方面的研究，5（5）編制了檔案利用實(shí)例分別得1分屬C級；2（3）檔案庫房采取了“八防”措施，4（3）開展檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，健全網(wǎng)上查詢功能與程序分別得2分屬B級外，其余項(xiàng)目均得3分屬A級。而據(jù)2014年檔案工作評價(jià)得分，除了項(xiàng)目2（1）、5（1）、5（2）、5（3）、5（5）分別得1分屬C級，4（3）、4（4）分別得2分屬B級外，其余項(xiàng)目均得3分屬A級。相比2013年，該航天企業(yè)的檔案工作在檔案工作管理體系和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，檔案庫房采取了“八防”措施，對永久、長期保存的檔案開展異質(zhì)備份，保證歸檔電子文件的完整性、真實(shí)性并實(shí)時或定期歸檔四方面指標(biāo)內(nèi)容得分較高，2014年這四個指標(biāo)內(nèi)容被認(rèn)為是比較好的。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]吳加琪，徐祥豐.構(gòu)建發(fā)展性檔案工作評價(jià)機(jī)制的思考[J].檔案與建設(shè)，2014（04）：25-28.