運用內部控制手段 提高采購管理水平

苗靜+嚴躍萍+呂森巖

摘要：采購活動是企業活動的首要環節，是企業一項重要的經濟行為，同時也會影響到企業最終經營利潤目標的實現。完善的內部控制體系是保障企業有效運行的重要手段，內部控制制度是為了企業的生存發展而制定的，有利于企業目標的實現。通過運用內部控制手段，加強對采購關鍵環節的控制，是提高采購工作管理水平的有效途徑之一。

關鍵詞：采購業務 內部控制 關鍵環節

一、提高對內部控制的認識

內部控制，是企業為了實現其經營目標，保護資產完整安全，保障會計信息資料正確可靠，確保經營方針貫徹執行，保證經營活動的經濟性、效率性和效果性而在單位內部采取的自我調整、約束、規劃、評價和控制的一系列方法、手續與措施的總稱。內部控制是提高企業核心競爭力的必然要求，是實現企業可持續發展的現實要求，也是提高企業經濟效益的有效手段。

首先，企業的領導層應深刻認識到建立和實施一套統一的、系統的企業內部控制規范體系，有助于提高企業的管理水平和風險防范能力，促進企業競爭力。企業的所有決策，應統馭在內部控制體系之下；企業的所有活動，都應在內部控制管理之內；企業經營管理的全過程，應遵循內部控制管理要求。這既是全面提高企業經營管理水平的需要，也是實現企業可持續發展的現實要求。采購業務作為企業活動的首要環節，是企業活動中的一項重要經濟行為，應是企業內部控制的關鍵控制點之一。加強采購環節的內部控制管理，不僅可以幫助企業降低經營成本、提高經濟效益，也可以增強企業的核心競爭力。其次，采購部門的工作人員作為采購業務的直接執行人，應加強自身素質及對業務的學習，以高度的責任感認真履行本崗位職責，服從采購工作的內部控制管理要求，通過對采購過程的風險控制，使采購工作流程化、規范化、秩序化，切實實現提高采購管理水平及管理效率的目的。

二、正確評估采購的風險

企業內部控制的核心是控制活動，而控制活動是企業根據風險評估的結果，施行相應的風險應對策略，以確保內部控制目標得以實現的方法和手段。因此采購的風險評估是采購業務內部控制中非常重要的一部分。風險評估主要包括目標設定、風險識別、風險分析和風險應對。

采購業務的目標應根據企業目標與實際經營情況設定，采購業務目標的設定應考慮全面，如按質按量按時完成采購任務，經濟高效地滿足企業運營發展的需求；追求采購性價比最優和采購總成本最低；以招標采購為主，靈活采用多種采購形式，提高采購效率；爭取有利的付款條件與付款方式，按照合同結算條款履行資金支付職責；采購過程合規合法、公平公開、規范有序；采購合同或協議符合國家法律法規、外貿政策、行業規定和企業內部管理制度等。

風險識別要充分考慮企業內部和外界所有可能發生的風險、每一個可能對企業產生影響的潛在事項。一般來說在采購環節中可能存在以下風險：采購行為違反國家法律法規，可能遭受外部處罰、經濟和信譽等損失；采購管理制度不健全、存在漏洞，或制度執行不到位、監督考核不力，導致違紀違規問題的發生；使用部門請購依據不合理、不充分，相關審批程序不規范、不正確，可能導致企業資產損失、資源浪費或舞弊現象；采購驗收程序不規范，可能造成資產損失或賬實不符；采購合同或協議條款不符合國家相關規定或貿易政策，權責不清，審批程序不當，導致經濟糾紛和經濟損失等。在采購過程中應密切關注這些風險，隨著市場大環境的改變，風險識別也是一個不斷修正和變化的過程。企業應根據自身發展和外界環境的變化，對風險識別進行調整。

風險分析是在風險識別的基礎上對風險發生的可能性和影響程度進行分析和排序，確定關鍵風險點及應優先控制的風險，它是風險應對的直接依據。

根據風險分析結果，企業應考慮自身風險承受能力和成本效益問題，及在技術和資源上的可行性，合理選擇風險應對策略。企業應通過建立科學的風險應對機制，爭取做出最大的風險應對方案。

三、合理設計采購流程

根據分析的風險應對策略，采用相應的控制措施，設計合理的采購流程，尤其是采購關鍵環節的流程，是采購業務內部控制管理的重點。采購關鍵環節應包括請購、供應商準入與采購定價機制、采購合同簽訂、驗收入庫、付款與往來核對。

（一）請購。首先企業應建立采購請購制度，明確各部門或人員的職責及相應的審批權限，嚴格按照預算執行的進度辦理請購手續。這一環節的重點是請購事項是否經過具有審批權限的人員進行審批，以及請購內容是否與原預算相一致，這需要通過預算管理和授權審批來控制。

預算是對采購執行的制衡保障，企業應根據制定的戰略發展目標以及市場調研情況，做好采購預算工作，在保障生產需求的同時避免資源浪費。各生產部門應加強預算上報的準確性、及時性，所請購物資應在預算范圍內。采購部門應根據各部門的采購預算結合庫存實際編制全企業的采購預算，執行預算委員會審核的采購計劃，對超預算和預算范圍外的采購，應在經過特別審批程序后再執行。

請購過程要明確審批的職責和權限，各部門要遵循采購請購業務制度，明確不同類型、不同級別的請購業務審批流程，確保采購請購業務按規定的審批程序執行，嚴禁未經審批而辦理采購業務。

（二）供應商準入與采購定價機制。為減少庫存的物資積壓、降低采購物資的成本、節省物資供應費用，需加強對供應商和采購定價機制的管理。企業應建立供應商名錄，及時、準確掌握各供應商的信譽、資金等方面信息，完善供應商檔案。選擇供應商的過程應公開、公平、公正，形成一套科學合理的供應商準入、選擇、評價等方面的機制。了解供應商的資金狀況、信譽程度及生產能力等情況，可以確保采購活動的順利進行，同時也避免了詢價人員的舞弊行為。

為提高采購效率，降低采購成本，采購部門應制定適合的采購定價機制，首先要了解研究市場價格變動趨勢，確定采購執行價格或參考價格的公平合理性，避免由于信息不準確而造成的采購成本增加。其次要選擇合適的采購方式，如公開招標、競爭性談判和比質比價等，做好詢價比價記錄，采購過程公開透明，由監督部門對采購過程實施監督，對采購過程中出現的問題，提出整改或處置意見。

（三）采購合同簽訂。采購合同簽訂是采購過程中的一個重要環節，它是前期采購市場調研、對比同類產品、編制招標文件、組織招（議）標等一系列繁瑣工作的成果體現，也是處理后期采購付款、驗收等具體交易及可能出現的糾紛的主要依據。內容明確、合法有效的合同可以有效地防范和控制采購合同的法律風險，并且為企業爭取最大的利益。企業可以按照采購的性質不同，建立不同的、適合的合同范本。合同范本由專業人員審查，確保合同的合法性、可行性，以保障企業的最大利益。通過合同范本管理，使企業在簽訂合同過程中更具主動性，不僅可以提高合同管理工作的規范化，使采購工作嚴謹而不失靈活，而且可以降低合同簽訂風險，保障企業的自身合法權益。

（四）驗收入庫。采購物資到貨后，物資管理部門應組織采購、質檢、倉儲等部門對到貨物資進行驗收，保證到貨物資符合前期采購要求。企業應建立物資驗收的流程、方法和標準，明確相關驗收人員的權限和責任。質檢部門負責物資的質量檢驗，檢驗合格后出具報告。倉儲部門依據檢驗報告辦理物資入庫手續，編制入庫單，登記庫存明細賬。這一環節的管理控制重點是物資合格標準的界定，物資驗收資料是否齊全，驗收入庫人員是否符合不相容要求，庫存明細賬登記是否及時。

（五）付款與往來核對。采購部門應依據采購合同及到貨情況提出申請，附齊采購合同、發票、入庫單等相關資料，經過相應的審批后，提交財務部門。財務部門經過審核后進行賬務處理及付款事項。企業應建立采購業務付款制度，明確相關人員的權限和職責及付款流程。這一環節的重點是付款審核是否嚴格，付款方式是否恰當。財務部門應當對發票等相關收據的真實性、合法性進行審核，采購部門應當嚴格按照合同規定辦理款項支付手續。財務部門、采購部門、供應商之間應當定期核對付款余額，確保付款正確。

最后，采購部門應將采購的過程資料保存好，做好相關記錄，實行全過程的登記制度或信息化管理，確保采購過程可追溯。

四、采購內控制度的有效執行

企業在建立完善的內部控制管理制度和合理的采購流程的基礎上，能否有效執行是提高采購管理水平的關鍵。為督促采購內部控制制度的有效執行，首先，企業應當建立相應的監督和評審制度。在日常運作中對采購內控系統的關鍵環節進行監督，及時發現問題及時解決。獨立的審計部門對內控制度的執行進行督察，對采購環節內控制度的執行進行再檢查，對采購控制體系的有效性和持續性進行監督和評審，不僅可以督促和提高采購部門的工作質量，同時也促進了內部控制管理的有效運行，使內部控制體系不斷得到完善。其次，建立內部控制管理考核制度及責任追究制度來強化執行力度。明確相關部門及人員在采購內部控制管理工作中的職責，加大對人員執行情況的考核，對工作責任心不強、敷衍了事，造成一定損失的人員進行責任追究，予以通報、警告處分或一定的經濟處罰。通過加強對各級管理人員內部控制管理責任的追究，提高管理人員對采購內部控制管理制度的履行意識和業務水平，促進采購工作的規范運轉。

完善的內部控制體系是保證企業高效運行的重要手段，因此建立內部控制管理制度是企業全面提升管理水平、強化內部經營管理的客觀要求。采購內部控制制度的建設，能夠使企業的采購活動全程處于受控狀態，確保采購業務工作有法可依、有章可循，在滿足企業正常經營的同時也可以防范采購業務帶來的風險。運用內部控制管理制度，可以提高采購管理水平，同時全面提升了企業的經營管理水平。企業應在工作實踐中科學運用內部控制手段，不斷完善內部控制管理制度，最終達到促進企業可持續發展和提高企業綜合競爭實力的目的。S

參考文獻：

謝秋萍.淺議企業內部控制與風險管理[J].商業會計，2014，（14）.