房地產檔案管理工作的探索與思考

吳海萍

摘 要：近年來，隨著我國房地產業的迅速發展，房地產檔案管理的內外環境也發生了新的變化，出現了許多新問題，比如檔案數量大、檔案分類多、工作質量低、檔案收集手段落后等，嚴重影響了檔案的保管和利用，阻礙了房地產檔案工作正常開展。為了適應新時期房地產行業的發展需要，房產檔案室必須采用科學有效的管理手段，依法規范管理房產檔案，增強房地產檔案的實用性和有效性，達到數字檔案和紙質檔案同步建立，按照檔案利用的目的，實現房地產檔案管理現代化、規范化和科學化的目標。

關鍵詞：房地產檔案 特點 管理

隨著信息技術的不斷發展以及社會對房產檔案需求的日益增多，傳統的房產檔案管理模式已經難以滿足現代化、高效化的發展需要.房產檔案管理部門必須在認清房產檔案管理特點的基礎上，對傳統的管理體制進行創新，不僅要對單位內部管理機制和服務觀念進行改革，還要對房產檔案管理手段和管理技術進行改革，以推動房產檔案管理步入信息化、現代化的運行軌道。

一、房地產檔案的特點

房地產檔案是指房地產行政管理部門在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件材料。

1、法律依據性。房地產檔案是除房地產權屬證書外法律認可的、確認房地產權利歸屬、鑒證房地產權屬處置的唯一有效證明。由于房地產業已成為國民經濟的支柱產業，房地產的經濟行為日益增多。諸如房地產交易、析產、抵押、繼承、查封、保全、評估過程中產生的種種糾紛，人民法院如何裁決，房地產檔案是重要的法律依據。

2、動態性。造成房地產檔案的動態性主要有兩個方面的原因：一是房地產本身發生了變化。例如房屋的狀況變動，房屋被拆除產權滅失等。二是房屋外部條件的變化引起房地產檔案的變化。包括房產測量方法的改變，歷史遺留問題的處理，路街巷變化，編號方式的改變，房產交易造成房地產權屬轉移等。

3、數量巨大，使用頻繁。房地產檔案是與房屋產權一一對應的。也就是說有一份產權，就會存在一卷房地產檔案。因此，房地產檔案的數量相當大，部分大城市的房地產檔案數以百萬計。據筆者調查統計，為辦理房地產交易、析產、繼承、抵押、查封、評估等正常業務而利用房地產檔案，大城市平均每年為3-6萬次，中等城市為1-3萬次，小城市為2千-1萬次。從總體上看，房地產檔案的數量和利用量都非常大。

4、區域壟斷性。房地產管理的基本原則是屬地管理。因此，各地房地產管理部門在進行房地產管理的過程中處于對本地區房地產檔案的獨占和壟斷地位，如果不規范管理和開發利用，將直接影響本地區房地產業乃至整個經濟的發展和社會的穩定。

5、呈現信息化性。房產檔案信息化，就是指在房產檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。數字化檔案是房產檔案保管以及便捷查閱的需要。同一個電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以在載體上連續存放，房產檔案的數字化管理，能夠滿足查閱需求。

6.分類相對穩定性。分類是房地產檔案管理的基礎，房地產檔案的分類牽動著房地產工作的布局，如果庫房的房地產檔案發生了變化，則會引起相應工作的一系列變化。因此，我們對房地產檔案的分類必須保持長期的相對穩定，不宜經常或頻繁地更改分類方法和分類體系 為保持置合理，穩妥可靠。這是保持房地產檔案分類長期穩定的前提。

二、不斷創新意識、觀念和方式

1、創新觀念。隨著城市建設快速發展，房地產業呈現出強勁的增長勢頭，房地產數量急劇增加，檔案利用率也大幅度提高。人們對所提供的服務質量和要求越來越來高，在服務意識和工作觀念上作相應的轉變，才能適應社會主義市場經濟體制的需要。從具體上說，就是要把工作職能轉移到行政管理與提供服務并重上來，樹立全心全意為人民服務的意識，增強為民服務觀念，不斷提高服務水平和服務質量，樹立人人有責任，“人人樹形象”的服務意識。

2、創新意識。隨著改革開放的不斷深化，社會主義市場經濟的進一步發展和完善，科學技術進步的日新月異，房地產檔案大量增加，各行各業對檔案信息資源的需求在急劇增長，社會需求方式與對外服務的手段也發生了變化。為此，房地產檔案人員要與時俱進，開拓創新，積極研究和探索歸檔文件整理規則，促進檔案由傳統的手工管理向現代化管理轉變，由實體檔案管理向虛擬檔案管理轉變，由依靠行政手段管理向依法管理檔案事物轉變，由檔案管理者向信息管理者轉變。努力實現檔案資源信息化，檔案管理現代化，檔案服務社會化，檔案事務法制化，使檔案事業在開拓中前進，在創新中發展。

三、房地產檔案現代化管理的措施

1、要加強培訓，提高管理人員素質。房地產檔案是城市房地產管理的綜合反映，在當前的信息時代建立一支既懂檔案管理，又懂房地產管理和計算機知識的專業隊伍，是實現房地產檔案現代化管理工作的關鍵。計算機是高科技產業，需要有高素質的人才，檔案部門除引進計算機專業技術人員外，還要加強在職檔案管理人員的計算機基礎知識培訓，使管理人員既要掌握計算機的工作原理，又要熟練掌握計算機的操作技能。

2.要充分利用房地產檔案信息。房地產檔案蘊涵著豐富的信息，房地產檔案的現代化管理可以充分、快捷地利用房地產檔案信息為經濟建設服務。為此，我們要根據計算機管理的特點，編制信息檢索工具，對房地產檔案信息進行加工，更好地利用房地產檔案信息。第一，要編制檢索工具。數據中每一個產權要素都可以作為檢索點，包括產權人信息、房地坐落自然信息、產權證管理信息以及模糊條件檢索等等。同時，利用計算機處理信息的功能，編制打印房地產卡片、產權證號目錄、案卷目錄等檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，以提供高效、便捷的查詢服務。第二，要進一步方便檔案信息的查詢。檔案利用是檔案管理的目的。房地產檔案實現現代化管理后，檔案利用者可直接從計算機上閱讀圖形和文本形式的原始檔案，并可提供打印服務。計算機的應用既保護了檔案原件又能高效地滿足利用者的需要，從而改變過去以案卷為檢索單位、通過案卷查文件的方式，大大提高了工作效率。

3、要實行房地產交易、產權登記管理現代化。推動房地產檔案管理的現代化在房地產產權交易管理中，充分利用計算機對房地產產權登記的收件、初審、復審、審批、繕證、發證和財務結算實現現代化管理，使產權登記過程中收集、產生的各種證明，直接登記進入計算機，形成完整準確的房地產檔案數據庫，為利用計算機管理檔案奠定基礎。原始檔案數據進入計算機后，再利用計算機強大的分類組合、檢索、調閱、復制功能，來建立完整的房地產檔案管理系統。房地產檔案管理的現代化是新形勢下房地產業發展的必然要求，而要實現房地產檔案的現代化管理，房地產管理部門必須提高認識，下決心投入資金，選配人才和先進的現代化管理設備，為檔案現代化管理創造有利的條件。

總之，房地產檔案工作要適應市場經濟發展的要求，要更新觀念，深化改革，運用法律和經濟手段，不斷增強服務功能，才能更好地發揮房地產檔案作用。

參考文獻

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