淺析電子文件和電子檔案的管理

倪海川

摘 要：計算機及網絡應用的普及，使得各種信息傳遞與使用方式發生了巨大變化，新型數字化信息載體對檔案傳統載體材料 造成了前所未有的沖擊，這些新型檔案載體在形成、傳遞、存儲、使用過程中對技術環境的依賴，特別是在檔案原始性認定 及檔案信息的安全管理方面給檔案工作帶來嚴峻挑戰。

關鍵詞：電子文件；電子檔案；管理

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：2095-3178（2018）06-0194-01

現代信息技術的發展， “電子檔案”也隨之產生。這一新生事 物的出現，給傳統檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰，盡快探索 出一套切實可行的電子檔案管理方法，已成為當前檔案界普遍關注 和積極探索的話題。

1 電子文件及電子檔案

1.1 電子文件與電子檔案

電子文件（Electronic Records）是在數字設備及環境中生成，

以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設

備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

1.2 電子文件對檔案管理的影響

文件歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔

案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部 門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存 儲在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如 果歸檔，必須以磁盤或光盤形式移交，歸檔范圍也不能只是辦理完 畢具有保存價值的文件，還應包括該文件讀取軟件甚至操作系統。

2 電子文件和電子檔案的特性

電子文件定義為：法人及其他組織和個人在履行公務活動中形

成的，由計算機處理和存儲的機讀材料和其他載體形式記錄，能被 計算機識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤、光盤等介質上， 并可以進行網絡傳遞的代碼序列。電子檔案定義：經過鑒定，具有 保存價值和利用價值的已歸檔的電子文件及其相應的支持軟、硬件 說明。

電子文件的特性：

2.1虛擬性

電子文件是在計算機中產生和處理，其信息形態是數字化的，

在沒有與數據處理系統及硬件、軟件相結合時，它是無法顯示出來

的，是非實際的事物，因而具有虛擬性。

，是非實際的事物，因而具有虛擬性。

2.2設備依賴性

電子文件的形成和各種處理均是在計算機等設備的支持下完成

的，離開計算機等設備，電子文件不可用。其對設備依賴性體現在： 一是數字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術設備更新，五是加 密。

2.3非直讀性

電子文件的非直讀性體現在很多方面。一是數字編碼記錄于載

體上肉眼無法分辨，二是載體上的信息記錄密度極大。 2.4可分離性

電子文件可以從一個載體轉換到另一個載體，其內容信息卻不 發生任何變化；還可以通過網絡傳給遠方的一個或多個接收者；還 可把電子文件分解后分別通過不同的途徑傳遞，存放在不同地點的 不同設備上，在需要時再裝配起來。

2.5集成性

文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息均可以單獨或相互搭配

構成電子文件的內容，這就造成了電子文件的多媒體集成性，使電

子文件的信息形態及其組成要比紙質文件等復雜得多。

3 電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別

3.1 歸檔時間不同。傳統檔案都是需要在規定的時間內進行歸

檔，而電子文件檔案的歸檔時間較為自由，在文件辦理完成后，文 件形成部門可以隨時通過網絡將文件發給檔案管理人員，然后檔案 管理人員按照標準對文件進行電子化管理，設定檔案名稱，方便日 后的查找利用。這樣一來，有利于增加檔案的完整度、提高文件的 歸檔率，避免漏掉文件的歸檔。

3.2 歸檔方式不同。傳統檔案管理是將文件進行收集整理后， 然后根據目錄存放指定的位置就可以了。而電子文件檔案是利用互 聯網技術對文件進行編輯修改，無法固定載體，會造成某些鑒定文 件原始憑證性的關鍵信息的模糊不清。因此，在電子文件形成檔案 過程中要進行信息和身份的認證，還要做好保管和維護工作，保證 電子文件檔案內容的完整性和真實性。

3.3 保管方式不同。傳統檔案的保管方式是將整理好的檔案放 在檔案袋里，存放在檔案室中，而電子文件檔案的保管方式則是將 文件檔案以文件夾的形式存在計算機中，但是電子文件檔案會由于 多媒體的老化、存儲介質的改變而發生無法讀取的現象，為了避免 對文件檔案利用的影響，可以在電子文件檔案形成之前，輸出一份 紙質的檔案用來備份，但根本上的解決辦法還是檔案工作人員在接 受到文件后，就要進行文件的格式轉換，用通用統一的格式進行存 儲，以適應計算機的發展速度。

3.4 電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為 電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在 接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并 給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相 關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須 給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級 行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

3.5 查詢和利用方式不同。傳統的文件檔案的查詢和利用都是 通過到指定的地點才能夠完成，而電子文件檔案的查詢和利用就方 便的多了，只要身邊有一臺電腦，就能都迅速地餓完成文件檔案的 查詢以便使用。但電子文件檔案的使用是對使用者有一定的要求的，

只有使用者注冊相關賬號成為電子文件檔案的會員，在登錄過程通 過身份驗證后，才能夠查詢有關的電子文件檔案。

4 電子文件檔案的保管和維護

4.1 搞好電子檔案載體的存放環境。電子檔案載體應存放在防

磁性能好的專用柜架內，環境溫度可控制在 15℃-24℃，濕度保持 在 45%-60%。同時注意防塵、防火、防有毒氣體等庫房“七防”工 作。

4.2 做好備份工作。由于電子文檔的穩定性較低，所以做好電 子文檔的備份工作是十分必要的，否則一旦出現異常，造成電子文 檔的丟失，就大大降低電子文檔的使用率了。具體的做法是：對文 件進行兩份或三份的多套備份，并且要分開保管；還要及時定期的 對電子文檔的載體進行檢查和更新

4.3 做好安全保密工作。首先，防止電腦網絡上“黑客”們的 攻擊?，F在黑客技術和手段越來越高明，僅靠一道簡單的密碼是根 本阻擋不住黑客的，國內外一些部門采取設置“雙層電子門”的辦 法，除使用磁卡身份證對訪問者驗明正身外，還要設置電子密鑰， 使用個人活動密碼?？v使如此，也不能保證其百分百不被黑客高手 入侵，所以還應使自己的電腦網絡系統具有良好的逆流跟蹤查找功 能，以便及時查出黑客行蹤，逮住惡意的黑客，給予法律上的制裁， 這樣可以起到威嚇作用，使黑客們不敢入侵破壞系統。其次，還要 嚴密防止計算機病毒。

5 結束語

將電子文檔推行到現代的企業中，是我們長期的工作，要努力

實現企業的文檔電子化。電子文件檔案實施有效的管理對整個檔案 部門都有重要的意義。同時，檔案部門在對電子的文件檔案實施管 理時，還要和各個部門以及各個行業的專業人員相互配合，使他們 的檔案法律意識有所增強的同時，還能推動電子文件走向社會化、 網絡化等現代化方向。有利于管理電子文件的工作順利開展，還能 為電子文件的資源信息共享做出貢獻。

參考文獻

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