高校教務管理的流程再造與組織設計

劉玉蓮 古梅

［摘要］學校的教學秩序需要維持，也需要不斷地改革和建設，教務管理可以有效地推進這些工作。筆者根據多年的教務管理工作經驗，對高校教務管理的流程再造與組織設計的理論、現狀、問題及流程再造提出有針對性的建議：一是加強流程再造中組織任務的具體化；二是加強流程再造中人員的組織學習和創新能力；三是加強流程再造中的教材建設和師生管理建設，以期這些建議對高校日后的發展能夠有一定的幫助。

［關鍵詞］高校；教務管理；流程再造；組織設計

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.131

［中圖分類號］G647.3 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-02

０ 引言

在人類的日常生活中，組織是一個很普遍的現象，其目標導向明確，結構有序，協調有意識，與外部環境之間的聯系密切。高等教育管理組織，是圍繞完成高等教育目標而成立的行政服務部門。高校教務管理的流程再造與組織設計，對高校管理的工作起到一定的作用。因此，本文進行了一些簡要的分析，具體如下。

1 高校教務管理流程再造概述

高校教務管理流程再造的定義是將教務管理組織的工作流程做出重新思考和徹底翻新，敢于打破傳統的管理思維模式，從根本上解決教務管理在降低成本、優化服務、提高工作效率等方面的問題，從而使高校能更好地適應當代信息化教學管理運營的環境。

高校管理者通過借鑒前人的管理思想和方法，再結合現代信息技術管理理論，把工作重點放在明確流程、優化流程、再造流程等方面來改善當前的教務管理。

2 高校教務管理流程的現狀和問題

高校教務管理需遵循教學和管理規律，目前高校的教務管理流程是把不同的教學資源組織起來，重視并發揮人的積極性，通過分工合作的方式將教學管理制度、學科建設、教學計劃方案安排實施等教學行政管理方面做出的改善。教務處和院系教務組織組成了教務管理體系，校長是“領頭羊”，核心是教務處，各院系是維系日常管理和運行的組織成員。教務管理組織需根據黨的教育方針和政策和學校教學活動的總體規劃制訂出合適的教學計劃，教務管理具有的職責主要有以下5項。

（1）研究。研究探索教學和教務工作中存在的一系列問題。教改課題、改革方案的制定、教學改革成果的推廣都應該以教育教學的規律和人才培養的目標為依據進行。

（2）參謀。對我國教育的政策、方針和發展動向做到及時的掌握，并做好收集國內外高校相關的教育信息和學習先進經驗。

（3）行政。教學計劃制定、教學任務的安排和落實、專業指導建設、教材建設與組織教學正常運行等行政事務都是以黨和國家的相關政策方針、學校人才培養方案的要求為依據，來考評和監控教學的質量。

（4）服務。為教師和學生提供教學條件、育人環境等方面的高質量服務，對教師和學生的需求進行及時的了解，配合師生解決教育和學習過程中存在的難題。

（5）督導。督導需要全程監督檢查學校的教學質量和評估學校教學活動的環節，對教學活動經驗進行總結，整改其存在的問題，為教學質量的提高提供保障性的基礎。

縱向來看，教務處是聯絡上級主管部門、校領導、各院系、全校師生之間的紐帶，將各項的政策措施落實到實處，將師生對教學工作存在的意見和建議收集并整理，對師生不同的需求進行處理；經橫向來看，院系平時的瑣事和教學組織管理的安排，都和教務處的聯系非常密切。教務處這一管理機構，需具備高的業務能力、較強的溝通能力，及時處理事務性的工作。所以，在高校教務管理機構的設置和人員配置是重點，需根據每個人的管理能力分配到合適的崗位上。

現階段的教務機構設置的科室多，人員多，分工細，但下屬院系的教務員少，

工作多壓力大，難以完成任務，常常夜以繼日的工作。相關部門亦沒有明確的職責分工，使互相推諉的現象時有發生，主要表現在以下幾個方面。

（1）太細的分工，機構臃腫。其工作是以自己部門的工作目標為中心，并沒有對下屬院系有全面的認識和了解，制定的規定不利于教學活動，導致管理部門和教務管理崗位之間的管理脫節，所得到信息也都是比較片面的。

（2）管理和結構的層次過多。不同部門和崗位之間的溝通存在著很大的難度，在傳遞內部信息的過程中會較為遲緩，一些重要的信息不能及時傳達，導致教學事故的發生。

（3）教務管理者對自己部門的工作質量和效率加大要求，不對其部門的工作做溝通，導致工作過程中出現重疊、交叉、混亂的現象。

（4）本位主義嚴重，只關注自己部門的利益，忽略其他部門的利益，使集體的利益受到忽視和損害。

針對以上存在的種種現象，其主要原因不僅是組織設計，還因高校教務教學管理沒有一個清晰的流程，使組織的工作質量受到嚴重的影響。

3 高校教務管理的流程再造成功的案例

以民辦高校廣州商學院為例，學校教務處設立專職的職能部門，如學籍科、考試科、教材科、成績管理科、教學質量檢查科、實踐教學科、督導小組與人才培養方案制定小組，每個科室下面有各院系的教務員支撐，負責材料的收集。采取現代“無紙化”的辦公模式，通過QQ軟件、教務管理系統、網絡辦公等多樣化的現代辦公工具，及時的傳達通知，業務溝通流暢，線上線下服務意識增強，從根本上改變了傳統的工作方式，提高了工作效率。

4 對高校教務管理流程再造的建議

高校教務管理機構的組織設計需摒棄落后的“金字塔”式的管理結構，采取新“流程式”的管理結構，部門和教學環節涉及的流程由一個部門管理，各部門對自己的職能和業務全面負責，進行從頭至尾的管理過程，實現部門設置的不重疊、業務的不交叉、深入基層服務，使學校上下層次的聯系更加緊密、準確。

流程再造是將學校師資等進行很好的人力資源管理。想要設計出一個合理有效的組織結構，須要遵守分工合作、統一目標、精簡流程的原則。只有遵照這些原則，才能重新設計教務的管理組織。

（1）促進流程再造中組織任務的具體化。首先，把任務分解成不同的小的具體工作任務，再使用時間軸將項目分解成單元，將工作單位的質量標準、具體任務、完成時間都進行明確規定。其次，將工作單元按照工作項目具體有哪些性質和要求分配給相關的工作人員，并明確規定由誰負責，完成的時間，信息和資料在誰的手里，完成以后交給誰等內容，對各個工作崗位的責任和職權都要有明確的要求，責任到人。

（2）加強流程再造人員的組織學習和創新能力。教務管理這項工作有很強的政策性和學術性，相關工作人員不光要熟練的掌握國家教育部門的政策、法規的本質和內涵，還要能夠對教育教學規律靈活的運用。相關工作人員應將自己的綜合能力不斷地進行提高，比如說學習能力、判別能力及科學研究能力等，對新的知識和思想能夠快速地接受并吸收。工作方法也需要不斷地創新和引進，以提高工作效率。所以，對教務管理人員在知識結構、能力、素質方面都有了更高的要求。

（3）加強流程再造中的教材建設和師生管理建設。教材是體現學校教學內容和方法的知識載體，也是教學的基本工具。教材為師生在課堂上架起了“教”與“學”的知識橋梁，教材質量直接影響學校的教學質量。民辦高校廣州商學院金融學院一直很重視教材的建設，學院根據人才培養方案制訂開課計劃，專業教材建設計劃、教材預定審核選用、師生學期末做教材質量評估等活動。比如“證券投資學”是金融學專業的專業課程，要求使用適合廣州商學院應用型培養人才的目標、優先選用省（部）級或國家級規劃精品教材和教育部推薦近3年出版的統編新教材。學院的教材由教研室主任把關，對學期教材質量評價結果差的教材將不再征訂使用。學院查證征訂教材的名稱與版本、作者、書號、出版時間、出版社和教材類別是否正確；準確核對所訂教材的使用專業、班級及人數，避免教材訂錯、訂重、漏訂等現象的發生。

5 結語

高校在發展的過程中，教務管理的流程再造發揮著極其重要的作用，一方面有利于教學秩序的維護，另一方面可以推動教學的改革，有效地促進高校的整體發展。高校的教務管理工作服務于全校的師生，對幫助師生盡可能的解決其需求和困難，發揮著不可替代的作用。但現階段的高校教務管理工作還并不完善，這就需要校方領導給予高度的重視，將高校教務管理水平有效的提高，為廣大的師生帶來更多的幫助。

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