電子檔案歸檔及管理創新探討

袁春嵐

［摘要］電子檔案的形成與發展為檔案管理工作帶來了諸多的便捷，促進了檔案管理工作的發展，但由于其涉及方方面面的內容，使檔案歸檔工作仍存在一些問題。筆者根據自身工作經驗，首先論述了電子檔案歸檔的方法，其次探討了電子檔案管理的創新。

［關鍵詞］電子檔案；歸檔；管理；創新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.110

［中圖分類號］G276 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-01

隨著辦公自動化的全面發展與廣泛應用，傳統的以紙墨、照相等形成和傳遞的機關公文及企業信息、圖紙、文獻資料等通過電子計算機轉換成了電子文獻資料、電子圖書、電子公文等電子文件，將電子文件進行歸檔生成了電子檔案。而檔案是檔案管理部門不可或缺的工作之一，所以加強檔案管理的創新刻不容緩。

1 電子檔案歸檔的方法

1.1 促使檔案管理者與計算機的聯合歸檔

隨著辦公自動化、信息化、數字化進程的不斷加快，計算機系統朝著集中、統一的管理模式發展，摒棄了以往的檔案管理模式，將重心放在了工作效率的提升上。而這些目標的實現需要檔案管理工作者和信息管理工作者彼此加強交流與協作，創建統一的網絡平臺，實現電子檔案管理的統一化，使信息管理系統成為電子檔案的匯集點，然后將檔案歸檔工作交由熟練計算機技術的檔案管理者負責，以此來保證檔案管理的有效性。這里需要說明一點，任何的歸檔都必須嚴格根據檔案館的基本要求來明確具體的文件，從而產生統一的標準，為檔案管理者的歸檔、分類、整理等工作提供便捷。檔案管理者在獲取相關文件后，應及時將該文件輸入到硬盤中并保存，不可在網上進行下載，以免降低檔案數據的真實性。

1.2 構建完善的電子檔案歸檔制度

開展電子檔案歸檔工作時，檔案館應始終將以人為本作為基本的管理理念，培養一支具有較高的職業素質及專業水平的檔案管理團隊，同時構建一套完善的電子檔案歸檔制度，以方便處理電子檔案歸檔過程中出現的疑難問題。電子檔案歸檔部門實際工作中應做到以下幾點。首先，培養檔案管理工作者的互聯網意識。由于大部分檔案管理工作者從事檔案管理工作的時間較長，延用著過去的檔案管理理念，而隨著檔案信息資源的豐富化，使其勞動強度增加，這不但影響了整體的工作效率，還降低了其工作的積極性。所以，電子檔案歸檔部門有必要培養工作人員的互聯網意識，充分認識電子歸檔的重要性，從而掌握更多先進的技術，保證工作的時效性。其次，建立健全詳細的制度。一套完善的、切實可行的電子檔案歸檔制度為檔案管理工作的有序開展提供了堅實的保證，也有助于增強檔案管理工作者的工作效率，降低錯誤率。最后，將檔案歸檔制度落到實處。只有制度得到貫徹和落實，電子檔案歸檔工作才能循序漸進地進行，所以要求有關部門要采用監管機制等手段，促使檔案歸檔工作者將制度落到實處，這也是提高工作效率的前提條件，不容忽視。

2 電子檔案管理創新的方法

2.1 創新整理電子文件

電子文件整理是電子檔案管理工作的基礎項目，應按類別對電子文件進行劃分，首先做好分類排序工作。其主要對磁性載體傳遞的零散、雜亂的電子文件進行詳細的分類和標引，形成有序的電子文件存儲格式，電子文件歸檔工作者負責文件名稱、分類等電子文件的著錄標引。而著錄標引是電子文件整理中需要重視的過程，其質量的好壞會對今后電子檔案的保管和利用帶來影響。實際整理時，可能會出現文件格式需要重新編排或者重新組合的問題，而格式的轉換會對數據造成一定的損壞，電子文件的真實性將受到質疑。在現代技術的迅速發展下，歸檔工作者與檔案管理部門在整理電子檔案時，應著重避免由格式轉換導致的問題的發生，提高電子文件的真實可靠性。其次要具備相應的數據庫；細分各電子文件并一一編號，進行針對性管理。根據單位實際的情況及電子文件的內容提出健全分類編號的方案，各電子文件要有單獨的號碼，這樣所有的電子文件就能形成有機的整體。

2.2 創新保存、維護電子檔案

一是確保電子檔案的原始性。在遇到部分比較特殊的電子檔案時，應在原始格式的基礎上還原顯示。通常的做法有：將電子檔案及其相關的軟件和應用系統一并存儲；對原始檔案的電子圖像進行存儲；對電子檔案的打印、輸出加以存儲。二是高效檢測與維護電子檔案載體。由于電子檔案載體，尤其是磁性載體這部分，常常會遭到保存環境的干擾，所以必須在一定時期內通過等距抽樣或隨機抽樣的手段檢測、拷貝存儲的所有電子檔案。首先對載體外表進行細致檢查，看其有無變形、是否存在污垢等問題。其次開展邏輯檢測工作，通過相關的檢測軟件獲取載體信息并校驗。加強管理電子檔案的檢測和維護工作至關重要，因為一旦出現操作失誤，就會損壞存儲的電子檔案，引起不可挽回的損失。

3 結語

隨著社會的快速進步與發展，電子檔案管理的工作模式、理念等也應做到全面的改變，與時俱進。其要通過先進的計算機與互聯網技術，推動檔案管理向數字化、信息化邁進，提高檔案歸檔及其管理工作的效率，降低失誤率，保證檔案的真實完整性及其管理的實效性。

主要參考文獻

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