檔案網(wǎng)站信息資源建設

張丹

［摘要］隨著檔案資源網(wǎng)絡化進程的不斷推進，檔案網(wǎng)站的信息資源建設已是檔案界和廣大用戶著重關注的重點內(nèi)容之一。檔案網(wǎng)站是對外公布檔案信息、建設檔案工作、加強自身服務功能的新平臺。然而，在我國檔案網(wǎng)站的信息資源建設中仍然存在多個問題，對檔案網(wǎng)站信息資源的建設存在重大影響。本文通過對比發(fā)現(xiàn)了我國在檢索功能不足、信息資源匱乏等方面的不足，從而挖掘出提高我國檔案網(wǎng)站信息資源獲取能力的策略，并提出要建設有中國特色的檔案信息網(wǎng)站。

［關鍵詞］檔案網(wǎng)站；信息資源；網(wǎng)站建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.099

［中圖分類號］G270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-02

0 引言

現(xiàn)如今，檔案網(wǎng)站具有受眾面廣、信息量大、信息傳播速度快等特點，其已成為檔案部門信息資源對外的“窗口”。檔案網(wǎng)站的信息資源建設，一方面使檔案館（室）從傳統(tǒng)的、封閉的、單向的工作方式和環(huán)境中轉向現(xiàn)代化、開放性和多樣性的工作方式和環(huán)境，并慢慢融入了信息化、網(wǎng)絡化時代的大數(shù)據(jù)環(huán)境；另一方面讓傳統(tǒng)的檔案館館藏資源的利用發(fā)揮了更大作用。

中國人民大學信息資源管理學院組建的“檔案網(wǎng)站調(diào)查和測評項目組”曾在不同時期多次對我國省級檔案網(wǎng)站進行測評，通過測評報告可以看到我國有32個省級檔案部門建立了自己的網(wǎng)站。檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設，為信息資源的增值、共享提供了寬闊的平臺。但由于資金、人才、技術等多方面的原因，國內(nèi)檔案網(wǎng)站的信息資源建設依然處于初步階段，這主要體現(xiàn)在：整合建設層次較低、建設資源單一、重資源建設，輕資源利用、檢索功能不健全，公眾對網(wǎng)站熟識度低等。

1 國內(nèi)外檔案網(wǎng)站信息資源建設情況的分析

近年來，國內(nèi)檔案網(wǎng)站信息資源建設的進程不斷推進。但從宏觀層面上看，我國檔案信息的資源無論是采集模式、接入容量和資源豐度等方面都與國外存在較大的差距。我國檔案界從20世紀70年代末、80年代初開始嘗試運用計算機管理檔案，在20世紀90年代中期至21世紀初，國家和地方政府對檔案信息化建設的投入大幅增加，檔案部門配置的信息化設備越來越多，檔案信息化的相關法規(guī)得到了進一步完善，檔案信息化進入了快速發(fā)展時期，大多數(shù)省級檔案館都建立了基于數(shù)據(jù)庫的檔案業(yè)務管理系統(tǒng)。到目前為止，信息網(wǎng)絡技術廣泛應用，各類檔案信息化建設迅速發(fā)展，檔案網(wǎng)站信息資源建設加速。國外檔案網(wǎng)站信息資源建設起步較早，具有一定的基礎，發(fā)展相對較好。英、美兩國關于數(shù)字檔案館的研究比較集中，加拿大、澳大利亞、荷蘭等國家的檔案網(wǎng)站信息資源建設也有較好的基礎。

2 檔案網(wǎng)站建設內(nèi)容的構建

目前，由于檔案網(wǎng)站普遍存在信息匱乏、類型與級別單一、檢索功能不完善、缺乏特色等問題，導致在推廣信息資源建設的過程中存在很多阻力。要解決這些問題，就必須構建目錄和文件、文本編輯和研究并重的檔案信息資源組織模式。

2.1 行業(yè)縱向聯(lián)合，加強網(wǎng)站基礎設施建設

面對信息技術和知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)與機遇，還處在落后狀態(tài)的檔案管理必須要拋棄“閉門造車”的思想，充分利用后發(fā)之勢，主動與其他文化信息部門進行橫向協(xié)作，加強網(wǎng)站信息資源的建設，這樣才能使檔案管理進入到信息產(chǎn)業(yè)和文化產(chǎn)業(yè)的核心中，并一舉成為信息時代的主要力量。同時，還要充分利用社交媒體，使檔案網(wǎng)站與社交媒體相融合，從而達到時代的要求。

2.2 檔案目錄、原文與編研成果三級信息并重

構建數(shù)據(jù)庫和目錄信息、研究信息相對應的文本信息，信息資源的存儲依靠的是強大的信息數(shù)據(jù)庫，所以數(shù)據(jù)庫是檔案網(wǎng)站的核心，是網(wǎng)站內(nèi)容的支撐。

2.3 永久保存、服務、鏡像、鏈接四級資源共存

構建科學、合理配置的信息資源網(wǎng)站，可以使網(wǎng)站效益達到最佳狀態(tài)。可將檔案網(wǎng)站提供各種信息資源劃分成以下四個級別。

永久保存級：這是檔案館的特色，只有在本網(wǎng)站才可用，其他的檔案網(wǎng)站均無法使用，本館對其負有永久保存的責任。

服務級：可以豐富網(wǎng)站資源，但不在本館館藏范圍內(nèi)，不具備所有權，不負永久保存責任。

鏡像級：對站點資源有輔助和補充作用，而不是本館的館藏。保存其他機構的文化和檔案信息，或者和檔案館收集范圍有交叉的數(shù)字信息被復制在本網(wǎng)站的副本。這是目前應主要考慮的問題。

鏈接級：網(wǎng)站資源的補充，可以顯示分散在不同信息機構的信息資源。

3 檔案網(wǎng)站建設中存在的不足

“被利用”是檔案部門收集保管檔案信息資源的主要目的，而檔案網(wǎng)站作為網(wǎng)絡家族中的成員，具備網(wǎng)絡傳媒的優(yōu)點，如時效性強、覆蓋面廣、存儲能力強、互動豐富、傳播靈活。更具有傳播時間上的自由、傳播空間上的無限、傳播方式上的多樣等特點。但傳統(tǒng)的思想觀念、業(yè)務模式及資金、人才與技術短缺等因素也導致了一些移動互聯(lián)網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源優(yōu)化建設不相適應的問題，具體如下。

3.1 可用資源匱乏

縱觀我國絕大部分的檔案網(wǎng)站，都普遍存在：①信息資源獲取途徑單一；②基于數(shù)據(jù)庫的檔案展覽少；③沒有國外詳細的信息分類，又不像國外檔案網(wǎng)站涵蓋政治、經(jīng)濟、軍事、外交、歷史和法律等多個層面；④一些檔案網(wǎng)站甚至沒有分類信息資源數(shù)據(jù)庫等諸多問題。

檔案網(wǎng)站信息資源的全面性差異主要體現(xiàn)在館藏信息數(shù)字化的程度上。檔案館藏資源數(shù)字化的數(shù)量又決定了檔案網(wǎng)站獲取檔案資源的全面性。而信息資源的全面性保障要有強大的數(shù)據(jù)庫做后端支持，國內(nèi)檔案網(wǎng)站對數(shù)據(jù)庫的開發(fā)還相對較少，我國檔案網(wǎng)站獲取信息資源的全面性還相對落后。信息資源可以通過傳遞或交流來滿足人們在某一方面的需求，在檔案網(wǎng)站建設的過程中信息資源是實現(xiàn)檔案信息開發(fā)價值的基礎，而可用信息資源的匱乏，使檔案網(wǎng)站的建設與利用成了無稽之談。

3.2 檢索功能不足

我國檔案網(wǎng)站的檢索能力較弱，檢索工具總體數(shù)量較少，數(shù)據(jù)覆蓋率低，界面使用不方便，檢索速度較慢，而個別網(wǎng)站甚至沒有檢索工具，再要么就是專業(yè)性太強且使用介紹信息過少和其只是一個網(wǎng)頁，形同虛設，根本沒有檢索功能。究其原因主要是：①對普通檔案需求用戶來說使用太過專業(yè)的檢索工具難度太大，在一定程度上限制了非專業(yè)用戶對檔案的獲取和利用；②使用的檢索工具普遍太過簡單，檢索方式趨于單一化；③缺少強大的數(shù)據(jù)庫支撐，使檢索只限于案卷級或目錄級，不能進行更深層次的檢索。

4 檔案網(wǎng)站建設的優(yōu)化策略

4.1 確保信息資源的質(zhì)量，完善網(wǎng)站的服務功能

檔案網(wǎng)站信息資源的建設要以服務于人為目的，提供真實、可靠、實時的檔案信息。研究和尊重用戶的需求，從而實現(xiàn)檔案信息資源的公開化和大眾化，以自身有利的資源為依靠，豐富檔案網(wǎng)站，檔案從業(yè)人員，尤其是服務于檔案網(wǎng)站的工作者應本著分步驟實施、優(yōu)先利用的原則，創(chuàng)建有自身特色的信息資源，彰顯本網(wǎng)站的優(yōu)勢，確保信息資源的質(zhì)量，提高網(wǎng)站的服務功能。

4.2 提高檢索工具的易用性，實現(xiàn)快速查詢

目前，檔案管理負責人應對檢索工具進一步開發(fā)，為用戶提供一個多功能的訪問途徑，真正實現(xiàn)方便、高效、快速的檢索功能。為了改善信息資源的易查、易用性，一方面可以提高檢索工具用戶界面的專業(yè)性；另一方面應適當增加檢索工具使用的介紹信息。檔案網(wǎng)站服務的水平取決于用戶的滿意度，而用戶的滿意度又取決于實際工作中檔案網(wǎng)站技術管理人員對現(xiàn)代信息的掌握和運用程度。因此，組建一支擁有高知識技能、高業(yè)務素質(zhì)的人才隊伍不可或缺。

5 結語

網(wǎng)絡信息多而雜，而傳統(tǒng)檔案的真實性和可靠性的特點已深入人心，廣大受眾期待從傳統(tǒng)檔案中利用新媒體獲取真實信息。在數(shù)據(jù)信息化時代下，我國各級檔案館既面臨著機遇，又面臨著挑戰(zhàn)。檔案館不僅應重視信息安全的管理，還應加大館藏資源的深度開發(fā)與利用，特別是將受眾感興趣且有時代意義的特色檔案加以整理并在網(wǎng)上進行傳播。檔案網(wǎng)站存在的核心價值就是服務于廣大用戶，且還能充分展現(xiàn)檔案工作以及檔案工作者的價值。

主要參考文獻

［1］朱丹華.檔案網(wǎng)站信息資源建設與利用中存在的問題及對策分析［J］消費電子,2013(8).

［2］鞏善鑫.試論檔案網(wǎng)站信息資源的組織與利用［J］.科學時代,2011(7).