Excel在學生成績管理中的應用

摘 要: 在日常的教學管理過程中，成績的管理是舉足輕重的環節。本文作者通過調用Excel內置函數，計算最高分、最低分、平均分，以及各分數段的人數，使用電子表格快速準確的完成學生成績匯總和分析，提高了工作效率，減少了計算錯誤。

關鍵詞: Excel 函數 學生成績管理

在日常的教學管理過程中，成績的管理也是舉足輕重的環節。尋求一套行而有效的管理方法，使粗放的數據管理提升到數字化水平，對成績管理有重大意義。

Microsoft Office為辦公自動化提供了極大地便利，其中的Excel是功能豐富、數據計算便利、功能強大的電子表格軟件。它內置了大量的函數，包括財務函數、工程函數、邏輯函數、日期時間函數、數據庫函數、數學與三角函數、統計函數、文本函數及字符函數。

利用Excel管理、組織和處理成績，將成績生成電子表格、圖表和進行數據的統計分析，方便快捷，易學易用，省時省力，是辦公自動化的好助手。

本文利用Excel實現成績采集、成績加工計算、成績統計分析的過程，說明使用規范;通過每個環節的優化，探討提高成績管理效率的途徑和方法。

一、成績的采集

成績采集就是為了提高管理效率，把書面成績錄入合理的Excel電子表格中，采用電子表格組織管理所有數據。

(一)成績表格的建立。

我們要根據學生成績管理的需要，建立相應的成績表格，為采集、計算各項成績數據奠定基礎，為成績的發布、分析做好準備。因此，表格的建立具有重要意義。成績表格須具有邏輯性關系明確，框架結構清楚的特點。成績表格可以根據年級建立不同的數據文件，同一年級的不同班的成績記錄在同一數據文件的不同的數據表(sheet)中，同一班級學生的成績根據學號順序采集數據。

數據錄入時，可以充分利用填充柄功能，減少重復錄入工作，提高工作效率。比如學號，如果是按升序排列的，只要填好前面兩個學號，用鼠標選好前兩個學號后，鼠標移到右下角，出現填充柄(細十字符號)后，按住左鍵往下拉填充柄，就能自動填入后續學號了。

(二)數據的錄入。

1.限定數據范圍:由于成績的值在0—100之間或是更小的范圍內，故可用“數據”菜單中的“有效性”命令對相應的成績表項設定相應范圍和格式，比如設定為制定范圍的“整數”或“小數”，超出制定范圍時提出警示信息，這樣可以減少成績錄入時的差錯。

2.鎖定已錄入的成績:學生成績錄入以后，可以對初始錄入的成績進行鎖定，防止以后的誤操作改寫已錄入的學生成績，通過選擇“單元格”屬性中的“保護”功能和主菜單中的“工具”—“保護”功能的組合，可以達到對成績的保護。

二、學習成績排序技巧

成績的排名方法、方式很多，比如根據分數從高到低以降序排序，這是最簡單的，只需要選中需要排序的相關列，比如學號、姓名、成績，等等，然后點菜單中的“數據”—“排序”，調出排序對話框，然后在“主要關鍵字”項中選“成績”所在的列，后面選“降序”即可。

如果要在學號、姓名等順序不變的情況下，在后面增加一個成績排名數，那么可以這樣做:如果本來的順序是按照學號順序排好的，那么只需要先按上面的排序方法按成績以降序的順序排好，然后在后面增加一個排名的字段，然后用填充柄的方法從第一名到最后一名填上排名數，然后再按學號重新排序依次就可以了。

如果本來沒有按照學號等字段排序的，只需要在做上述排序前，在各學生前增加一個字段，人為地加上一個序號，然后按前面的方法加上排名號，再按新加的順序號排序回去即可。

三、成績的分析匯總

Excel提供了大量的數據計算、邏輯運算等函數，因此，在匯總分析階段，可以充分利用Excel的各種函數完成我們的工作，達到成績匯總、分析的目的。

(一)常用函數。

Max:此函數可以返回一組值中的最大值。

Min:此函數可以返回一組值中的最小值。

Average:此函數可以返回參數的平均值(算術平均值)。

Sum:此函數用于計算指定區域中所有數字之和。

Count函數:計數函數，比如用于統計制定區域內的單元格個數。

Countif函數:條件計數函數，用于統計指定區域內滿足條件的單元格個數。

Frequency:計算指定區域內在給定的數值范圍內的單元格個數。

邏輯函數一共有六個，分別是IF、AND、OR、NOT、FAUSE和TRUE。

函數可以通過“工具欄”中的“函數按鈕”直接引用，也可以在“插入”菜單下的“函數”項中直接調用。

(二)調用Excel內置函數，進行統計分析。

1.找出最高分、最低分、平均分。

在要放置最高分的單元格中，用公式編輯器輸入函數表達式“=MAX(X:Y)”，其中X是成績列起始單元格，Y為最后一個單元格，按回車即可得到總評成績的最高分。同理在公式編輯欄中輸入“=MIN(K2:K3)”、“=AVERAGE(K2:K3)”便可得到成績的最低分和平均分。

2.統計成績分布。

(1)FREQUENCY函數介紹:FREQUENCY(data_array，bins_array)函數用于計算指定數據組data_array在給定分段點bins_array內出現的頻率，比如要統計語文成績在不及格(不到60分)、60—69分、70—79分、80—89分、達到90分共6個組中的人數，分段點就是59、69、79、89。

(2)在B13到B16中輸入分段點的數據59、69、79和89，然后選中用于存放分段人數的單元格C13到C17，按F2進入單元格編輯模式，在公式編輯欄中輸入“=FREQUENCY(C2:C10，B13:B16)”，再按Ctrl+Shift+Enter組合鍵，即可統計出語文各分數段的人數。同理，選中D13:D17，按F2，在公式編輯欄中輸入“=FREQUENCY(D2:D10，B13:B16)”再按Ctrl+Shift+Enter，即可統計出數學成績各分數段的人數。

3.生成分布圖。

在Excel“插入”菜單中選擇“圖表”命令，調出圖表向導:第一步，選擇圖表類型為“柱形圖”。第二步，選擇源數據:在數據區域選項卡中設定作圖所用數據;在系列選項卡中命名系列名稱、確定分類軸標志。第三步，設定圖表選項:命名圖表標題、分類X軸、數值Y軸等項。通過上述步驟便可生成分布圖。

隨著科技的發展，信息革命將使人類從繁雜的形式化腦力勞動中解放出來，使用計算機可以準確高效地處理各類數據。本文通過調用Excel內置函數，計算最高分、最低分、平均分和各分數段的人數，使用電子表格快速準確地完成學生成績匯總和分析，提高了工作效率，減少計算錯誤，技術含量不算很高，但使用起來比較方便，比較實用。

參考文獻:

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