淺談大數據時代下的企業檔案工作

易麗珍

摘要：大數據時代的到來給各行各業的數據管理工作都帶來了很大的挑戰。在大數據時代的背景下，企業想要做好檔案工作就必須利用大數據時代帶來的便利優勢，采取科學的措施減少大數據時代帶來的不利影響。文章對大數據時代給企業檔案工作帶來的影響和在大數據時代下企業做好檔案工作的策略進行了分析。

關鍵詞：大數據時代；企業管理；檔案工作；非結構化數據；檔案管理 文獻標識碼：A

中圖分類號：G272 文章編號：1009-2374（2016）35-0220-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.35.108

大數據時代是一個數據信息新時代，它是隨著大規模數據海量級的增長而出現的。大數據時代的到來對企業檔案工作提出了新的要求。企業想要在大數據時代背景下做好檔案工作，就必須轉變傳統的檔理工作理念，利用大數據時代的資源和力量，在檔案管理的過程中建立大檔案，實現大服務。在檔案管理的工作中，企業要重視大數據時代的需求，努力把檔案管理工作向著社會化、多元化、開放性、先進性的方向發展。

1 大數據時代對企業檔案工作的影響

1.1 在檔案管理工作中為電子文件的鑒定和索引提供了便利

在大數據時代，企業的電子文件管理的難度系數不斷的增加。這主要是因為，隨著大數據時代的到來，檔案工作中的電子文件數量的增長速度不斷加快，導致企業在檔案管理的過程中無力對每一本文件都進行閱讀。但是在大數據時代，大數據技術具有強大的功能，可以為企業的電子文件的管理提供相當大的便利。比如，運用大數據技術企業可以在普通的硬件上安裝大數據轉發器，以便于收集數據形成龐大的系統數據。同時，大數據技術還可以為機器生成海量的數據建立索引，把數據整理成可以搜索的鏈接，這樣就在很大程度上為電子文件的管理提供了便利。此外，在企業的檔案管理工作中通過大數據技術還可以對數據進行分類和挖掘，這樣就使得企業在檔案管理中面對復雜數據的分析能力得到很大程度的提高。

1.2 幫助企業處理非結構化數據

結構化數據、半結構化數據、非結構化數據是數據中的三種主要類型。其中非結構化數據類型在數據類型中占有很大的比重，在整體上，非結構化數據能夠占到大數據量的75%以上。在企業的檔案工作中，非結構化數據的處理一直是其中的難題。

在大數據時代，大數據技術在處理非結構化數據上具有很大的優勢，能夠很好地幫助企業解決處理非結構化數據的難題。比如，企業在檔案工作中運用SQL技術不僅可以做關系數據，還可以做空間數據、圖像、數據流等非結構化數據。在運用SQL處理非結構化數據的過程中，企業不會遇到元數據管理的難題。

1.3 為數據儲存提供了更大的空間

在傳統的企業檔案工作中，隨著數據量的增多，容易遇到不能繼續向數據庫添加新的檔案數據的情況。造成這種現象的原因主要是企業的數據庫的容量已經達到上限，企業解決這種問題的辦法一般是通過蓋大樓和蓋機房的方式。這種方式在解決數據存儲的問題的時候會在很大程度上增加企業檔案管理工作中的成本費用，不是企業解決數據存儲問題的最佳辦法。對于企業來說要更好地解決數據存儲問題就必須優化存儲、提高效率、節約成本。在計算機領域大數據技術的發展已經趨向成熟，在解決海量數據的問題上具有很強的優勢。企業在進行檔案管理工作的時候可以借鑒大數據技術來解決本企業所面臨的數據存儲解決問題。

2 大數據時代給企業檔案管理工作帶來的

挑戰

大數據時代給企業帶來的挑戰主要表現在三個方面：（1）給信息資源建設帶來挑戰。傳統的企業檔案管理工作的內容只是對紙質文件進行管理，管理的工作相對比較簡單。在大數據時代，檔案文件不斷增多，只對紙質文件進行管理已經不能繼續滿足企業檔案管理的需求；（2）給檔案管理技術帶來的挑戰。在大數據時代，傳統的檔案管理技術已經不能滿足大數據檔案管理的需求。大數據時代下，企業的檔案管理工作需要采用云計算等新的技術對數據檔案進行分布式存儲和檢查；

（3）給檔案信息服務帶來的挑戰。在大數據時代，檔案信息不再是匱乏的，而是變成了泛濫的。企業在進行檔案管理的過程中，只有從海量的數據中查詢到所需要的檔案信息，才能提供更好的檔案信息服務。

3 大數據時代下企業做好檔案工作的策略

3.1 正確認識大數據背景下的檔案工作

大數據時代下企業要從三個方面重新認識檔案工作：（1）在檔案管理的過程中樹立大檔案的意識。大檔案意識的主要內容是對檔案的定義，在一般的檔案內容定義上，只是把特有的資料定義為檔案，但是在大檔案意識中，企業要把一切具有利用價值的信息記錄都視為檔案；（2）改變檔案存儲觀念。在傳統的檔案存儲觀念中，檔案的存儲就是把檔案存放到檔案館。在大數據背景下，檔案產生方式和存儲使用方式都有了很大的改變，如果就遵照傳統的檔案存儲觀念進行檔案存儲和管理就會給檔案管理帶來很大的不利影響。在大數據背景下對檔案的采集、截取不一定全部都要下載到檔案館的電腦中，而是可以把檔案存儲在各個節點的計算機、通訊設備、資料櫥柜當中，只要在對檔案進行檢索和利用時能夠及時的找到對應的檔案，就可以把存儲的數據當作檔案的一部分；（3）檔案整理方式的轉變。在大數據時代，檔案中的數據量過于龐大，根據企業的檔案管理的技術手段和管理人員的知識水平很難對海量的數據進行整理。因此，在大數據時代，企業在進行檔案管理的過程中沒有必要繼續按照現有的檔案分類規則對檔案進行整理。

3.2 建立新的檔案收集體系

檔案的收集在企業檔案管理工作中占據著基礎性的位置。隨著大數據時代的到來，企業檔案的來源不斷的拓寬。在檔案管理的過程中，檔案管理人員在收集檔案的時候不能繼續像在傳統的檔案收集中那樣機械、被動收集，而是要深入到企業生產的一線宣傳檔案的重要價值和了解企業生產中各個環節的信息數據。比如，檔案管理人員在檔案收集的過程中，應該對企業重點部門的計算機數據、操作人員的基本情況有所了解，通過對計算機內的信息存儲情況的搜索和分析能夠對企業每天的生產信息量有所掌握。

3.3 拓寬檔案利用渠道

從根本上來看，企業的檔案管理工作是為檔案的利用進行服務的。因此，在大數據時代企業在檔案管理工作中應該拓寬檔案的利用渠道，使檔案的價值得到最大程度的發揮。在傳統的檔案管理工作中，檔案的利用渠道主要是借閱者上門查檔，這種方式不適合大數據時代檔案開放性管理的要求。在大數據時代，企業在檔案管理工作中應該利用企業局域網、互聯網等形式主動向企業的管理者和生產者提供檔案信息。

這樣就能夠在檔案管理的過程中實現檔案管理者和檔案利用者雙方之間的互動，使檔案管理者能夠了解檔案使用者的需求，從中發掘出有價值的檔案信息，把有價值的檔案信息提供給檔案的需求者，這樣就能在檔案管理中讓數據活躍起來，讓信息流動起來，使檔案的價值得到最大程度的發揮。

4 結語

大數據時代的到來給企業的檔案工作帶來很大的影響，也對企業的檔案工作提出了新的要求。企業在進行檔案管理的過程中，應該重視大數據時代的影響，采取科學的措施對檔案管理工作進行優化，保證企業的檔案管理工作能夠跟得上大數據時代的發展步伐。

參考文獻

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（責任編輯：秦遜玉）