“三資”清理后別忘了材料歸檔

□ 孫建臻

“三資”清理后別忘了材料歸檔

□ 孫建臻

筆者在具體指導(dǎo)村街檔案材料整理工作中，發(fā)現(xiàn)很多村街費(fèi)了很大精力開(kāi)展“三資”清理工作，工作收尾階段只關(guān)注清理出的問(wèn)題，忽視了對(duì)“三資”檔案的管理。不少村街在清理工作結(jié)束后，沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)將應(yīng)歸檔材料及時(shí)整理歸檔，導(dǎo)致應(yīng)保管歸檔的材料缺失嚴(yán)重。部分完成歸檔的村街也缺乏檔案整理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，歸檔材料雜亂無(wú)序，簡(jiǎn)陋裝訂成卷，容易損毀丟失。筆者認(rèn)為，造成以上狀況的主要原因是以下幾個(gè)方面：

1. 對(duì)檔案材料重視程度不夠

從村街負(fù)責(zé)人到具體負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的村街文書(shū)，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的程度。檔案工作價(jià)值體現(xiàn)的“滯后性”導(dǎo)致當(dāng)目前工作比較緊張、事情比較多的時(shí)候，檔案整理工作能減則減，多數(shù)被“靠后”處理，時(shí)間一長(zhǎng)，材料缺失、毀損、遺漏不可避免。

2. 對(duì)檔案材料保管不當(dāng)

受條件限制，多數(shù)村街不具備檔案整理的日常用品及保管櫥具，工作完成后及時(shí)歸檔的很少，多數(shù)是折疊后成摞地存放。

3. 整理內(nèi)容雜亂無(wú)序

個(gè)別村街將需要保存的資料線裝成本，但是內(nèi)容雜亂無(wú)序，無(wú)封面、目錄、編碼等，裝訂不規(guī)范導(dǎo)致首頁(yè)和尾頁(yè)屢次脫落，內(nèi)容頁(yè)次漸次減少。遇到問(wèn)題需要查找時(shí)需逐頁(yè)翻看，存在的內(nèi)容也一時(shí)找不著、查不到。

4. 對(duì)“三資”檔案材料認(rèn)識(shí)不全

大多數(shù)村街只重視了會(huì)計(jì)賬簿、憑證單據(jù)的保管，其他的資料認(rèn)為可有可無(wú)，我們?nèi)粘Ｋf(shuō)的“三資”檔案不僅僅包含賬簿、憑證，還應(yīng)當(dāng)包括：集體各種經(jīng)濟(jì)合同和協(xié)議；各類(lèi)資產(chǎn)、資源統(tǒng)計(jì)表和臺(tái)賬；歷年財(cái)務(wù)收支計(jì)劃及收益分配方案；各種各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表；各類(lèi)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)人員交接清單、會(huì)計(jì)檔案保管借閱單等；各村街財(cái)務(wù)人員檔案；其他涉及資金、資產(chǎn)、資源方面的清查、會(huì)議、報(bào)告、總結(jié)、證明等等。

“三資”檔案的完整對(duì)集體資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)權(quán)屬、權(quán)利義務(wù)、保值增值等發(fā)揮著巨大的作用，對(duì)消除爭(zhēng)議，解決糾紛也至關(guān)重要。因此，為解決在“三資”檔案材料保管過(guò)程中存在的上述問(wèn)題，建議采取以下對(duì)策：

1. 加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)宣傳，提高認(rèn)識(shí)

在加強(qiáng)對(duì)社區(qū)村街具體檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)《檔案法》宣傳，切實(shí)提高村街負(fù)責(zé)人及檔案人員的思想意識(shí)，從根本上重視檔案工作，做到“應(yīng)歸盡歸”。

2. 及時(shí)有序歸檔，普及正確的查檔方法

查閱方法的對(duì)錯(cuò)與否，直接影響著檔案人員檔案裝訂標(biāo)準(zhǔn)和檔案利用效果。有的村街在整檔時(shí)不規(guī)落，也反映整檔后越不好查找了，這充分說(shuō)明整檔的基本常識(shí)沒(méi)被掌握，各人習(xí)慣用自己的存檔方法，不統(tǒng)一整檔標(biāo)準(zhǔn)達(dá)不到檔案整理的意義，只有明確檔案材料整理的基本常識(shí)，掌握查檔方法，才能更好、方便、快捷地發(fā)揮檔案價(jià)值。

3. 完善檔案保管條件

有條件的村街可以配備必要的檔案裝訂、保管用具。沒(méi)有條件的可以設(shè)置統(tǒng)一的檔案室，配備裝訂材料，明確保管人員，各村街將裝訂好的“三資”檔案材料在規(guī)定區(qū)域集中存放，便于管理、查找、利用。

4. 制定制度，責(zé)任到人

檔案材料經(jīng)辦及保管人員，從資料的收集、分類(lèi)、整理、裝訂、保管、查閱等各程序都要明確責(zé)任，制定相應(yīng)的制度，避免出現(xiàn)人為的丟失、毀損、散亂等現(xiàn)象發(fā)生，確保檔案材料的完整、有序、安全。

（作者單位：山東省莒縣檔案局）