崔明潔

摘 要：在經(jīng)濟體制改革的不斷推動下，從以往的經(jīng)驗來看，檔案管理體制還不能很好地適應(yīng)新時期市場經(jīng)濟的要求，在某種程度上制約了企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展，因此，檔案管理也一直處于較為被動的狀態(tài)。在新時期如何做好檔案管理的體制改革工作已經(jīng)成為重點和要點，需要相關(guān)工作者做好這方面的研究和分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案管理 規(guī)范化 思路

引 言

我國大多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作都經(jīng)歷了由不規(guī)范走向規(guī)范的過程。大多數(shù)企業(yè)在初創(chuàng)時期，公司上下關(guān)注的重點是公司如何盈利讓公司存續(xù)下去，如何讓大家吃上飯。那時候公司的業(yè)務(wù)量往往不是很大，形成的檔案也不是很多，檔案管理如果不是很規(guī)范，對公司業(yè)務(wù)的正常開展影響也不是很大。但隨著業(yè)務(wù)量的增加，公司步入穩(wěn)定發(fā)展期，所產(chǎn)生的資料成幾何倍數(shù)增長，如果檔案管理水平跟不上，會制約其他各項業(yè)務(wù)的開展，影響公司全局。大多數(shù)企業(yè)的管理層能夠敏銳地意識到問題的嚴(yán)重性，檔案管理規(guī)范化提上日程，在規(guī)范化過程中往往會遇到諸多方面的困難。

1企業(yè)檔案管理規(guī)范化中遇到的問題

1.1企業(yè)檔案管理觀念薄弱

立足企業(yè)管理實踐，管理者對檔案資源的認(rèn)知度不高，忽視檔案管理的重要性，檔案管理不到位，整體發(fā)展現(xiàn)狀不樂觀。檔案管理工作，需要投入大量成本，如資金、設(shè)備、人力等，同時管理流程復(fù)雜，環(huán)節(jié)較多，檔案管理工作更顯系統(tǒng)性與復(fù)雜性，管理難度較大。另外，在企業(yè)內(nèi)部，普遍存在“重效益、輕管理”的現(xiàn)象，尤其是檔案管理，將其視為與經(jīng)濟效益關(guān)系不大的環(huán)節(jié)。在這種思想的影響下，企業(yè)檔案管理缺少優(yōu)質(zhì)的發(fā)展環(huán)境，很難推動檔案工作的有序開展。

1.2企業(yè)檔案管理功能不完善

立足企業(yè)，很多資料都需要以文檔形式進行存儲與管理，尤其是對于一些重大事件、重要決策以及大型活動，需要以檔案管理要求為基礎(chǔ)，結(jié)合需要，進行資料的統(tǒng)籌與落實。但在實際操作中，檔案管理不完善的問題時有發(fā)生，不利于檔案質(zhì)量的查閱與使用，很難有效發(fā)揮檔案資源的價值。因此，檔案管理功能不容忽視，一旦出現(xiàn)資料不完整的情況，隱患隨之發(fā)生，直接影響資源的共享與應(yīng)用。

1.3企業(yè)檔案信息化建設(shè)滯后

企業(yè)檔案管理工作的開展離不開相關(guān)技術(shù)的支持，尤其是隨著信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用，信息化應(yīng)用水平成為制約企業(yè)檔案管理工作的重要因素。但立足當(dāng)前企業(yè)，由于對檔案管理重視程度不夠，其在信息化建設(shè)方面的工作不到位，相關(guān)投入嚴(yán)重不足，很難保證信息化管理與企業(yè)發(fā)展的同步性，從根本上拉低了檔案管理的整體水平。

2企業(yè)檔案管理規(guī)范化策略

2.1企業(yè)檔案管理體制構(gòu)建走市場化道路

市場化永遠(yuǎn)是企業(yè)管理未來走向的重要參考和趨勢，更是世界行政改革的共同趨勢所在，引領(lǐng)著各大企業(yè)的改革。我國企業(yè)檔案管理體制建立必須參考市場要素，因為市場在資源配置中起決定性作用，檔案資源是企業(yè)信息資源管理中不可或缺的基礎(chǔ)，企業(yè)還需要按照市場化競爭和運營來進行檔案體制管理；檔案資源是企業(yè)發(fā)展不可或缺的信息資源，因此企業(yè)還需要按照自身的情況、競爭的體制不斷地改善檔案管理體制；企業(yè)檔案管理工作要為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供建議和意見，檔案工作在市場中進行，那么必須按照市場的需要做好檔案信息存儲和檔案資源的開發(fā)工作，不斷創(chuàng)新，讓日益增長的檔案信息符合企業(yè)發(fā)展的需要，使企業(yè)檔案工作更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。檔案工作有了方向和目標(biāo)才能夠完成市場交給自己的多種任務(wù)。

2.2積極優(yōu)化與完善檔案管理制度，提升規(guī)范化與制度化水平

檔案管理工作的有序推進離不開先進與完善的管理制度的保障。為了提升檔案管理的效率與質(zhì)量，檔案管理制度化建設(shè)是必然之舉。首先，企業(yè)要明確檔案管理部門的職責(zé)，構(gòu)建專門的檔案管理部門，設(shè)置專業(yè)管理人員，合理進行權(quán)責(zé)劃分。其次，優(yōu)化歸檔制度，制定檔案劃分原則，明確檔案歸檔方法。最后，結(jié)合企業(yè)實際，制定檔案保密制度，做好保密登記，合理進行保密級別區(qū)分，構(gòu)建行之有效的辦法。另外，正確處理保密與共享的關(guān)系，做到對不同類型檔案資料的恰當(dāng)處理。

2.3對于歸檔時間沒有細(xì)化要求

在歸檔時間上，大多數(shù)公司沒有細(xì)化要求，一般會統(tǒng)一要求年度歸檔，工程項目檔案要求項目竣工驗收后一定時間內(nèi)歸檔。而對于一個歸檔制度不夠健全、歸檔還沒有成為一種習(xí)慣的公司來說，等到年度歸檔的時候，很多文件已經(jīng)缺失。另外，企業(yè)不同于檔案局、館，檔案的利用率會更高一些，有些文件剛剛產(chǎn)生就需要再利用。如工程項目業(yè)主方出具的中標(biāo)通知書和商務(wù)階段簽訂的業(yè)主合同，文件產(chǎn)生后很短的時間就需要作為業(yè)績證明材料在新項目的市場拓展中被利用。如果等到項目竣工驗收后再與項目資料一起歸檔，勢必影響再利用效率。另外，年度歸檔，檔案移交會比較集中，檔案管理員也很難做到條分縷析，逐一核對，影響歸檔質(zhì)量。

2.4企業(yè)檔案體制管理走信息一體化路徑

走信息一體化的路徑是現(xiàn)代化市場經(jīng)濟條件下企業(yè)檔案管理體制的重要方面，也是不被社會淘汰的關(guān)鍵選擇。成立信息中心為企業(yè)的檔案管理服務(wù)，可以收集一些預(yù)測性較強的信息，采集信息或者篩選檔案信息。檔案信息一體化還可以對檔案的流動過程進行監(jiān)督控制，對檔案信息做合理化協(xié)調(diào)，這樣才可以讓檔案發(fā)揮出最大功效。檔案信息化與數(shù)字化可以結(jié)合在一起。所謂的數(shù)字化是指將文字、音像等檔案通過掃描錄入的方式儲存到計算機當(dāng)中，實現(xiàn)檔案管理的操作。例如，使用萬能檔案管理軟件就是數(shù)字化最好的展現(xiàn)，這是一種突出的檔案規(guī)范化管理數(shù)字化軟件，可以提升檔案管理效率。

結(jié)束語

面對激烈的市場競爭，檔案管理的創(chuàng)新不容忽視，需引起高度重視。基于此，要明確檔案創(chuàng)新管理對企業(yè)發(fā)展的意義，正視發(fā)展中的不足，形成有效的應(yīng)對策略，積極創(chuàng)新管理方法與模式，構(gòu)建先進的管理制度，加快信息化建設(shè)，多角度開展創(chuàng)新管理工作，從根本上提升檔案管理效率，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。

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