加強(qiáng)高校審計(jì)檔案管理工作的若干思考

高莫愁/浙江大學(xué)審計(jì)處

審計(jì)部門是高校重要的檔案立卷部門。每年6月底前，按規(guī)定，校審計(jì)部門須將“審結(jié)卷成”的上年所有項(xiàng)目審計(jì)檔案移交給校檔案館。高校審計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，如何做好高校審計(jì)檔案材料的收集、整理、歸檔和立卷工作，提高審計(jì)質(zhì)量，防范審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，是審計(jì)工作需要密切關(guān)注的問題。筆者結(jié)合自己從事審計(jì)工作和兼職檔案員的實(shí)踐經(jīng)歷，談點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

1 全員重視，各負(fù)其責(zé)

必須重視做好審計(jì)檔案材料的歸集工作。歸集工作是檔案收集、整理、歸檔的統(tǒng)稱。審計(jì)工作是依靠團(tuán)隊(duì)協(xié)作進(jìn)行并完成的一項(xiàng)工作。按規(guī)定，每個(gè)項(xiàng)目審計(jì)須有兩人以上參加，由項(xiàng)目組長(zhǎng)負(fù)責(zé)，各成員分擔(dān)檔案材料的歸集任務(wù)。審計(jì)工作因人成事的特殊性，不僅要求領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目組長(zhǎng)、立卷人、檔案員要重視檔案材料的歸集，而且要求所有參與者都要重視，各負(fù)其責(zé)，做好工作。

目前，審計(jì)檔案質(zhì)量不甚符合要求的情況比較常見，原因復(fù)雜，大多與認(rèn)識(shí)偏差有關(guān)：一是重撰寫審計(jì)報(bào)告，而輕審計(jì)檔案材料的歸集。有的審計(jì)人員，尤其是新來的年輕人，著手審計(jì)時(shí)能認(rèn)真歸集檔案材料，但當(dāng)通過審計(jì)報(bào)告后，便認(rèn)為大功告成，對(duì)以后的檔案材料歸集漫不經(jīng)心，影響了審計(jì)檔案質(zhì)量。二是審計(jì)項(xiàng)目重大輕小。大項(xiàng)目審計(jì)因內(nèi)容多范圍廣、資金額度高、難度大、容易引起大家重視；而小項(xiàng)目審計(jì)，因小而易做，常會(huì)掉以輕心。結(jié)果大項(xiàng)目審計(jì)難但質(zhì)量有保證，而小項(xiàng)目審計(jì)易卻質(zhì)量欠佳。三是重上級(jí)督辦的項(xiàng)目審計(jì)，而輕日常例行的審計(jì)。有人認(rèn)為，督辦的審計(jì)多系群眾舉報(bào)，常涉“三公”經(jīng)費(fèi)，審計(jì)方向明確，上下關(guān)注；而日常例行審計(jì)，難有驚人業(yè)績(jī)，例行公事即可。四是重有問題的項(xiàng)目審計(jì)，而輕無問題的項(xiàng)目審計(jì)。有的審計(jì)人員認(rèn)為，審計(jì)工作只有審出問題才算有成果，才會(huì)重視檔案材料的歸集；否則便認(rèn)為沒有成果可言，故對(duì)檔案材料歸集采取敷衍塞責(zé)的態(tài)度。對(duì)上述片面認(rèn)識(shí)，審計(jì)工作者應(yīng)引以為戒。其實(shí)，對(duì)檔案材料歸集的重視是稱職的審計(jì)工作者職業(yè)修養(yǎng)的基本體現(xiàn)，應(yīng)是一種自覺的行為。

2 及時(shí)歸集，審結(jié)卷成

審計(jì)檔案材料的歸集貴在“及時(shí)”，及時(shí)歸集檔案材料的含義有：一是及時(shí)收集材料。依法審計(jì)最重要的是憑真實(shí)、可靠、有力的證據(jù)材料說話。審計(jì)中，若發(fā)現(xiàn)重要的有價(jià)值的證據(jù)材料，即使工作再忙、再困難，也要設(shè)法及時(shí)收集到手，否則時(shí)過境遷、物是人非，檔案往往會(huì)意外遺失，給工作造成損失。二是及時(shí)整理材料。審計(jì)收集來的各種載體形式的材料應(yīng)及時(shí)整理，及時(shí)整理容易上手，否則會(huì)費(fèi)時(shí)耗力、事倍功半。整理材料的過程也是對(duì)材料再熟悉、再鑒別、再取舍、再深入的過程，對(duì)于審計(jì)工作理清思路、調(diào)整方向、明確重點(diǎn)、彌補(bǔ)不足很有幫助。三是及時(shí)登錄材料。有關(guān)審計(jì)文件材料和注意事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)登錄無誤，以免時(shí)間一久記憶模糊、混淆出錯(cuò)。四是及時(shí)歸檔。審計(jì)材料收集到一定程度就應(yīng)及時(shí)歸檔。一般在撰寫審計(jì)報(bào)告前，有一次匯總整理，而在審計(jì)報(bào)告修改完成后，則應(yīng)著手建檔立卷工作。如果審計(jì)各個(gè)階段的文件材料此時(shí)都能及時(shí)歸集到位，則審計(jì)工作審結(jié)之日就是其檔案材料卷成之時(shí)。“及時(shí)”體現(xiàn)在說干就干、只爭(zhēng)朝夕、扎實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)上，這是做好審計(jì)檔案歸集的最有效手段。

3 規(guī)范立卷，確保質(zhì)量

審計(jì)的最后一項(xiàng)工作是建檔立卷。立卷的主要內(nèi)容包括：審前準(zhǔn)備、審計(jì)實(shí)施、匯總報(bào)告、整改反饋等各階段歸集的文件材料。審計(jì)檔案材料立卷必須規(guī)范，國(guó)家教委《教育系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)準(zhǔn)則》規(guī)定：誰審計(jì)，誰立卷。一個(gè)項(xiàng)目可立一個(gè)或幾個(gè)卷，不得將幾個(gè)審計(jì)項(xiàng)目合并立卷。審計(jì)案卷內(nèi)的文件材料立卷應(yīng)以結(jié)論性、證明性、立項(xiàng)性三個(gè)單元次序排列，各單元內(nèi)容的排列要求是結(jié)論性文件材料按審計(jì)程序結(jié)合文件材料的重要程度排列；證明性文件材料按與報(bào)告所列問題和審計(jì)評(píng)價(jià)意見相應(yīng)順序排列；立項(xiàng)性文件材料按文件形成的時(shí)間順序并結(jié)合文件材料的重要程度排列。卷內(nèi)文件材料的排列是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；批示在前，報(bào)告在后；重要文件材料在前，次要文件材料在后；匯總性文件材料在前，原始性文件材料在后，等等。審計(jì)檔案規(guī)范立卷的目的，最重要的是方便日后的查閱、復(fù)檢、開發(fā)、利用。規(guī)范的審計(jì)檔案可清晰地展示項(xiàng)目審計(jì)的過程、內(nèi)容和成果，同時(shí)也明白地展示了審計(jì)工作的水平和質(zhì)量，比如審計(jì)定性是否準(zhǔn)確、結(jié)論是否穩(wěn)妥、證據(jù)是否可靠、程序是否合法，等等。

做好審計(jì)檔案的規(guī)范立卷，要做到以下幾點(diǎn)：第一，認(rèn)真學(xué)習(xí)、正確領(lǐng)會(huì)國(guó)家和上級(jí)有關(guān)審計(jì)檔案立卷的法規(guī)和規(guī)定。這些見諸正式文件的規(guī)定和要求，我們要恪守成式、不折不扣地執(zhí)行。第二，把好審計(jì)檔案材料的歸集關(guān)、立卷關(guān)和驗(yàn)收關(guān)，善始善終做好工作。專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)審計(jì)檔案的最后驗(yàn)收工作，責(zé)任重大。在后期材料歸檔、立卷階段，檔案員應(yīng)和項(xiàng)目審計(jì)組負(fù)責(zé)人（立卷者）多溝通聯(lián)系，按時(shí)發(fā)送該歸檔的文件清單和有關(guān)注意事項(xiàng)，對(duì)送交的檔案進(jìn)行復(fù)核、驗(yàn)收、保管以及電子類檔案同步雙套整理等工作。如有不能解決的困難或不明白的問題，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，或請(qǐng)教專業(yè)人士。驗(yàn)收檔案要嚴(yán)格把關(guān)，如發(fā)現(xiàn)以下情況應(yīng)予以拒收：規(guī)定立卷的文件材料有缺漏；未按國(guó)家或上級(jí)規(guī)定要求立卷；格式、順序、標(biāo)準(zhǔn)等不統(tǒng)一。第三，努力提高業(yè)務(wù)能力。審計(jì)檔案材料立卷是綜合性工作，專業(yè)知識(shí)要求較高，要做好這項(xiàng)工作，必須熟悉和精通業(yè)務(wù)，努力提高相關(guān)人員綜合素質(zhì)，以適應(yīng)審計(jì)立卷工作的實(shí)際需要。

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