淺談高校科研檔案管理中存在的問題與對策

陳 卓

西北政法大學科研處，陜西 西安 710122

淺談高校科研檔案管理中存在的問題與對策

陳 卓

西北政法大學科研處，陜西 西安 710122

《高等學校檔案管理辦法》的頒布與實施，為高校科研檔案管理提供了重要的制度保障和法律依據。科研在高校有著舉足輕重的地位，他決定著該校在所有高校中的科研成果及教學活動處于怎樣的地位和位置。那么管理好科研檔案就顯得尤為重要。本文針對高校科研檔案管理的重要性及其在管理中出現的問題，提出了怎樣加強檔案管理的措施與對策，對以后的科研檔案工作才能更科學、更有效的管理。

高校；科研檔案；檔案管理；對策

一、關于科研檔案的認識

科研檔案是指科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。[1]

科研檔案管理工作是高校科研活動的基礎和真實記載，直接反映著一個高校的科研水平，是高校科研實力的憑證和依據，對院校的科研和教學工作的持續性發展和科研水平的提高起著重大的作用。尤其是隨著高校體制改革的不斷變化和更新以及現代信息技術的快速發展，促使科研檔案在整個高校所有類別的檔案里所占的比例越來越大，在高校科研管理中所處的地位越來越重要。

科研檔案和普通檔案不一樣，科研檔案呈現出周期性、成套性、多樣性和分散性的特點。科研檔案的周期性、成套性與科研活動所具有的周期性密切相關，從一個完整的科研活動開始到結束，在各個環節和周期上會產生不同階段的檔案材料，直到科研活動結束才能把完整的科研檔案將以成套的形式加以保存；科研檔案的多樣性主要體現在材料載體和內容形式的多樣性上，載體大致可分為紙質材料和電子材料等；內容形式可以分為申請書、申請立項書、階段性成果、最終成果和總結報告、結項證書等；科研檔案的分散性則表現為材料的周期不同，科研成果完成時間上有前后等。

從上述科研檔案的特點得知，科研檔案工作的順利開展有不同程度的困難。首先它需要項目負責人的配合，科研檔案管理人員主要的任務是協調項目負責人對該項目的程序和工作進展的順利情況；其二，科研檔案管理的工作量很大很繁瑣，這就需要管理人員要有認真、負責的工作態度，并且需要極大的細心和耐心才能做好。第三，因為科研檔案直接、間接地反映了科研活動，科研檔案與科研活動密切聯系，而科研活動的形式和內容是多種多樣的，不斷變化的，所以科研檔案管理人員的專業知識和技能要不斷的更新和補充，保持較高的專業水平，以應對不斷出現的新問題和新變化。

二、高校科研檔案管理存在的問題

(一)高校科研檔案管理的制度不規范、不健全

我國已出臺較為完善的科研檔案管理制度，但是許多高校只是較為簡單的加以借鑒和運用，沒有從管理制度的根本出發，許多學校科研處和檔案管理部門自己制定的一系列科研檔案管理不夠嚴謹，再加上缺乏行之有效的制約手段，在這樣的一種管理情況下，科研處和檔案管理部門就不能有效控制好本校科研檔案歸檔管理工作，造成科研業務主管部門、科研成果及檔案管理部門三者之間缺乏明確的管理權限，使科研檔案不能進行完整而又系統的歸檔，讓其檔案處于混亂的“保管”狀態。

(二)許多科研項目負責人缺乏建立科研檔案意識

科研成果檔案的形成主體是科研項目負責人，而科研檔案則真實的記錄了科研項目負責人在整個科研過程及最終科研成果完成結束后的一個記載。然而，由于一部分科研人員缺乏檔案意識，被動沒有或者不愿將自己的科研成果檔案的材料交于檔案管理部門由其進行歸檔管理，因為他們從意識上總覺得存放在檔案室不如存放在自己的身邊保險，會擔心檔案室把自己的科研成果丟失或是覺得存放在檔案室覺得很繁瑣，每次想要查閱自己的科研材料時還得辦理復雜的借閱手續，所以不愿將其科研材料存入檔案室；有的科研人員為了完成成果歸檔任務，借用復印件或是利用彩色掃描儀做出來的彩色件來代替原件，這就導致科研檔案的真實性和權威性。

(三)科研檔案材料殘缺不全，缺乏完整性及檔案管理者的被動性

首先，由于科研的特殊性和周期性，致使科研成果的材料是在不同階段不同時期所形成的，所以造成完成最終科研成果的周期長，再加上大部分從事科研活動的科研人員都是“雙肩挑”人才，不但身肩繁重的教學任務而且還肩負著學校各單位的管理任務，這就使得在科研整個過程中通常會出現推遲或延緩完成科研最終成果的現象。其次，對于科研項目的課題組乃至課題組成員，科研管理部門是不可能加以嚴格監督的，該項目所有的立項申請書、立項證書、成果階段性、最終成果、結項申請書及結項證書等材料都是被動地由課題組負責人上交后在搜集整理并移交于檔案部門。再次，由于科研檔案管理員不是科研項目的參與者，無法鑒別出該科研項目歸檔的材料是否已全部上交歸檔，這就體現出了科研檔案管理者的被動性。

(四)管理機構不完善，管理人員不穩定

在我國大部分高校中都設立了檔案館、圖書館等文獻資料信息的管理機構，但是對于圖書館與檔案館相比較之下，檔案館的受重視度少之甚少，經費也下撥有限。現階段，科研檔案管理處于起步階段，大家的意識淺薄，認知度很低，沒有意識到檔案室對搜集和歸檔資料的重要性。再加之檔案管理人員不是缺乏科研項目的專業知識就是欠缺檔案管理專業知識和技能，導致檔案的搜集和整理處于滯后或是混亂的狀態中。

(五)檔案保管條件差，管理設備陳舊

我國大部分高校的檔案管理分類較多，有學生的學籍檔案，成績檔案，畢業、學位論文檔案等還有科研人員的科研成果檔案等。可是在實際檔案管理中，許多高校因為各種類別的“檔案管理系統”價位比較高再加上購買經費比較少，所以往往采取不購買，導致紙質檔案多于電子檔案，傳統設備工具又多于現代化管理設備，檔案管理人員只能采取原始的方法去整理、歸檔這些繁雜的檔案，一旦有人需要查閱時又比較費時費力。

三、高校科研檔案管理的措施與對策

(一)制定和完善科研檔案管理制度

只有制定和完善健全的科研檔案管理制度，高校的科研檔案管理工作才能有序地進行，檔案管理的水平才能得以提高，從而才能對科研檔案科學而又有效的予以保護和利用。

首先，要加強科研人員的歸檔意識，要讓他們意識到科研檔案歸檔的必要性和重要性，他們才能放心地、自愿地把自己的科研檔案移交至檔案管理部門，這樣才能確保檔案的完整性和真實性及科研檔案在錄入歸檔后信息的準確性。

其次，為了確保科研檔案管理工作的穩定協調發展，必須要做到“四個及時”：一是當各項科研計劃任務信息下達時科研處的工作人員要及時通過網絡、微信、短信等方式傳達給老師；二是科研項目材料的中期檢查與科研計劃的進度要及時要求科研項目管理者反饋信息；三是科研檔案歸檔的檢查和科研成果的登記要及時；四是要及時對科研成果進行驗收、鑒定、專家評審和項目經費比例的獎勵。

最后，為了激發科研人員將其科研成果上報于科研管理部門的積極性，科研管理部門乃至學校應該制定科學和完善的科研獎勵機制。

總之，只有健全的科研檔案管理制度，才能促使和保證檔案管理工作的制度化和正規化。

(二)增強科研人員和管理者的檔案意識，建立健全檔案管理制度

高校應當建立健全和完善的科研檔案管理制度，比如科研檔案收集整理、成果歸檔、保存、借閱等一系列規章制度，使科研檔案管理人員有法可依、有法必依。要明確科研檔案管理內容，保證科研檔案來源的多樣化，以確保科研檔案的真實性、完整性、長久可用性，實現科研檔案保存的社會價值。[2]

(三)增強科研管理工作人員的檔案意識，加強檔案管理業務知識的培訓

(四)提高科研檔案的信息化、網絡化管理水平

(五)改變工作思路，加大科研檔案對社會的效益

在網絡高速發展和信息資源共享的時代，高校科研檔案工作應該利用網絡資源，擴大對社會服務的職能，提高科研檔案的社會價值，同時也體現出科研檔案在科研發展中的作用和意義。高校科研檔案工作人員同時也要轉變工作理念和改進服務方式，有必要編制相關的檢索工具，例如編撰簡介、文摘、匯編、手冊、史料等，搞好咨詢服務工作。

總而言之，高校不僅要從領導層面重視起科研管理工作，還要提高管理者和科研人員的認知和歸檔意識，同時還要制定、實施完善且健全的科研檔案管理制度，利用高科技實現科研檔案管理的信息化、網絡化，確保科研檔案的準確性和完整性。

[1]《科學技術研究檔案管理暫行規定》.

[2]張金平.高校教學檔案工作的思考[J].蘭臺世界，2007(17).

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