基于就業視角下民辦高校畢業生檔案管理創新研究*

鄭 艷

四川外國語大學重慶南方翻譯學院，重慶 401120

基于就業視角下民辦高校畢業生檔案管理創新研究*

鄭 艷*

四川外國語大學重慶南方翻譯學院，重慶 401120

隨著我國高等教育體制改革的不斷深入，高校的不斷擴招，每年高校畢業生的人數在不斷上漲，就業壓力較大，畢業生檔案的管理就顯得尤為重要，高校畢業生檔案的管理質量與畢業生就業之間有著緊密的聯系，而民辦高校畢業生的就業更是對檔案管理有著較高的要求，本文基于就業視角，研究民辦高校畢業生檔案管理創新。

就業視角；民辦高校；畢業生檔案管理

一、就業視角下民辦高校畢業生檔案管理的作用與意義

(一)如實反映畢業生個人經歷，提高畢業生綜合素質

高校培養畢業生的意義在于為國家輸送德智體美勞全面發展的優秀人才，同時也是促進畢業生本身不斷完善自我，提升自我，因此，畢業生檔案應對學生的學習成果、生活經歷及個人素質進行全面真實的反映，對學生在校期間的突出表現予以記錄與獎勵，畢業生檔案不僅僅體現了畢業生的成長過程，也是企業與國家在用人選拔時的主要依據。

(二)完善畢業生檔案，增加就業機會

在高校畢業生就業改革中，校方組織的雙選會逐漸成為企業招聘高校畢業生的主要模式，在雙選會上能夠做到“供需見面，雙向選擇”，一份客觀全面的檔案能夠使用人單位在第一時間對畢業生進行較為真實全面的了解，為用人單位選拔人才提供第一手依據，也為用人單位節約了招聘成本。民辦高校畢業生通過對檔案的完善，在眾多競爭者中脫穎而出，為學生就業提供了更多機會。

(三)保障學生就業后的合法權利

隨著檔案制度的改革，個人檔案已逐漸向終身制轉變，實現了電子檔案全國聯網，學生在就業后檔案不僅關系著用人單位對學生的管理，也關系學生的各項個人福利與保障，如購買五險一金、工齡計算、職稱評定等，同時，畢業生繼續深造或報考公務員等也需要用到檔案。因此，建立全面完善的畢業生檔案管理制度能夠保證學生在每個階段的合法權益得到保證。

二、現階段民辦高校畢業生檔案管理存在的問題

(一)部分學生檔案資料記錄不規范不完整

許多民辦高校畢業生檔案管理中存在著編號不明，標題不清的問題，學生檔案標題不規范，不清晰，標題內容與檔案內容存在不匹配，用人單位在查詢檔案時不能第一時間明確檔案的內容，使得檔案查詢陷入尷尬境地。另外，檔案記錄不完整也是高校畢業生檔案管理中的重要缺陷之一，部分高校在檔案記錄中只注重對學生學習成果、考核評定等記錄，而忽略了對學生實踐能力、校外活動及實習成果的記錄，使得檔案評價只單一針對智力成績進行，而學生的創新能力、實踐能力和個人品質等得不到很好的體現，使用人單位在對人才進行選拔時存在較大疑慮，不能將畢業生的個人優勢進行較好的展示。

(二)檔案管理人員素質不高

民辦高校畢業生檔案管理中檔案管理人員的素質不高，且人員流動性較大，對學生檔案的管理不重視，部分檔案管理人員也僅僅將檔案管理作為自身謀生的手段，缺乏服務意識；受早年計劃經濟的影響，我國檔案管理專業人才較少，其中從事民辦高校檔案工作的專業人才就更少，受過全面檔案管理專業培訓、懂計算機、信息化技術等現代化管理手段的工作人員也為數不多。

(三)就業單位對畢業生檔案利用程度不高

畢業生檔案能幫助就業單位較全面地了解畢業生的在校情況和個人素質，但通過筆者對近幾年畢業生檔案工作的了解，用人單位對畢業生檔案的利用率并不高，以四川外國語大學重慶南方翻譯學院為例，近幾屆畢業生工作中，用人單位到校查詢畢業生檔案率僅為4%，聘用畢業生后的檔案利用率也只有50%，很多畢業生檔案存放在人才交流市場，沒有得到有效的查詢利用。

(四)學生檔案的信息化程度不夠高

目前民辦高校檔案管理方式仍然較為單一，主要采用紙質檔案管理方式，與飛速發展的電子信息化時代脫節，許多高校對檔案管理的方法更新不重視，未能及時將信息化管理引入畢業生檔案管理。紙質檔案的整理多由人工完成，在整理過程中難免出現疏漏，造成檔案遺失等問題，且該項工作耗時耗力巨大，嚴重影響了人力資源的利用率，而信息化檔案的整理則可以依靠計算機進行，既精準又能省去大量人力，將管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，但部分高校仍未對此問題引起重視，檔案管理依舊游離在網絡之外。

三、基于就業視角下民辦高校畢業生檔案管理創新

(一)提高民辦高校畢業生檔案質量

針對高校畢業生檔案存在的編號缺失、表一不清等問題進行整改，例如可以在檔案袋外涉及粘貼《檔案材料清單》，形成簡明目錄，使檔案內容一目了然，方便用人單位有針對性的查詢所需資料。另外，對檔案的記錄應進行分類與補充，如將在校期間的社會實踐活動、參加職業能力培訓考核、計算機等級考試、英語水平能力測試和心理健康狀況等能反應民辦高校畢業生實踐能力和操作能力的材料展示在檔案之中，凸顯民辦高校畢業生實踐能力強，綜合素質好的優點，為畢業生就業提供更多競爭優勢。

(二)提高檔案管理人員素質

針對民辦高校檔案管理人員素質不高這一問題，要加強對檔案管理人員的職業技能培訓，使檔案管理人員掌握檔案管理的科學方法，如有條件，可以選擇錄用一些與檔案管理相關的專業的工作人員，利用其自身專業優勢，優化檔案管理隊伍的建設；同時，檔案管理人員的流動性較大是造成檔案遺失的主要原因，因此，需要培養檔案管理人員的專一性，加大資金投入，避免人員的頻繁流動，在人員變動時需監督相關人員辦理職務交接，確保檔案的完整性，在檔案管理部門中，應做到專人專崗，而不是由老師或輔導員兼任，做到專人專崗才能使工作人員更加細心投入的進行檔案管理工作。

(三)創新檔案管理模式，滿足用人單位需求

在國際國內經濟趨勢下行，全國高校畢業生繼續遞增的環境下，民辦高校畢業生就業壓力尤其突出，因此，民辦高校畢業生檔案管理的創新改革應該更加注重用人單位的意見反饋，針對用人單位的需求，對畢業生檔案管理進行調整。筆者于2014年至2016年，在重慶市三所民辦高校的雙選會上發放《畢業生檔案利用需求調查問卷》1200余份，回收有效問卷1120份，針對用人單位對畢業生檔案的利用程度和對畢業生檔案工作的意見建議進行了問卷調查。調查中發現，目前因用人單位對畢業生檔案不了解、檔案材料不夠全面、檔案組建時間晚于就業單位到校招聘時間等原因，對畢業生檔案的利用程度并不高。根據調查結果，筆者在組建四川外國語大學重慶南方翻譯學院2015屆和2016屆畢業生檔案工作中，將《入學登記表》、《就業推薦表》、獎懲文件以及各類證明材料進行提前歸檔，方便用人單位在雙選會期間到校查閱。并利用發放問卷，現場向就業單位宣傳畢業生檔案利用的政策和作用，通過宣傳和改進，近年畢業生檔案利用率有所提升。另外，傳統的二級學院分散管理對于學生檔案的歸檔有較大的限制，且容易造成檔案遺失或材料收集不全，可以采用較為集中的管理方式，如將學生在校期間的個人檔案集中存放于檔案室庫房，并對畢業生檔案材料采取統一收集，歸檔的方式，在保證檔案安全的情況下還能節省人力資源。

(四)引入信息化管理，提高檔案利用率

隨著信息化時代的發展，高校的檔案管理工作也應具有與時俱進的精神，由簡單的紙質檔案管理向紙質檔案管理與信息化檔案管理結合轉變，對于紙質檔案中的關鍵信息進行電腦錄入，建立高校檔案管理系統，方便學生及用人單位查詢，同時對關鍵信息的電腦錄入還能降低檔案丟失的風險，并為紙質檔案丟失后的補辦等程序提供依據，信息化檔案在網絡上進行保存，使得檔案資料的利用率增加。另外，民辦高校檔案工作普遍存在資金投入不夠，領導不夠重視的情況，可將畢業生檔案工作與就業工作考評掛鉤，引起領導重視，增加投入，改善畢業生檔案工作條件。

四、總結

民辦高校畢業生檔案關系畢業生的就業問題，也關系著畢業生在今后人生中許多重大事件，民辦高校畢業生與公辦高校畢業生的競爭中優勢不明顯，因此，在就業視角下，優質的畢業生檔案能夠幫助學生提升優勢，在激烈的職位競爭中脫穎而出，同時，也方便用人單位對畢業生情況進行了解，及時做出選擇，避免人才的流失。因此，民辦高校應重視畢業生檔案管理模式、創新管理機制，同時對管理人員加強培訓與監督力度，提升高校畢業生檔案管理質量，為學生就業創造條件。

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[3]張濤，楊飛.以就業為導向的高校學生檔案管理方法優化探究[J].蘭臺世界，2014(11).

[4]顧杰.以就業為導向的高校學生檔案管理方法優化探究[J].考試周刊，2014(72)：169-170.

*四川外國語大學重慶南方翻譯學院2016年院級科研項目“基于就業視角下民辦高校畢業生檔案管理創新研究”(項目編號：KY2016007)成果。

鄭艷(1981-)，女，漢族，碩士，重慶人，四川外國語大學重慶南方翻譯學院，副研究館員，主要研究方向：檔案管理。

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