房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)與應(yīng)用

張國峰

齊齊哈爾市龍沙區(qū)房屋征收與補償辦公室，黑龍江 齊齊哈爾 161000

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房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)與應(yīng)用

張國峰

齊齊哈爾市龍沙區(qū)房屋征收與補償辦公室，黑龍江 齊齊哈爾 161000

房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于我國的房地產(chǎn)檔案管理工作當(dāng)中，是一種新興的現(xiàn)代化高科技管理方法。雖然，與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比，數(shù)字化管理方法具有工作效率高，信息資料安全性強等優(yōu)點。但是，由于傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理方式的影響，房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)與應(yīng)用中遇到了一定的阻礙。因此，本文對房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)與應(yīng)用展開了探討。

房產(chǎn)檔案；數(shù)字化管理；建設(shè)

一、房地產(chǎn)檔案電子化管理系統(tǒng)工程的建設(shè)目標(biāo)和出發(fā)點

(一)建設(shè)目標(biāo)

首先，房地產(chǎn)檔案電子化管理系統(tǒng)工程的建設(shè)的過程中，要實現(xiàn)電子化文檔的集中控制與管理，并實現(xiàn)其資源共享。利用系統(tǒng)的靈活性與業(yè)務(wù)量之間的變化，逐漸實現(xiàn)全國范圍內(nèi)的連續(xù)擴容。

其次，房地產(chǎn)檔案電子化管理系統(tǒng)工程的建設(shè)，要基于互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行建設(shè)。因此，要制定足夠的安全防護(hù)措施，例如：系統(tǒng)安全防護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等，不僅要提高檔案管理的質(zhì)量，也要提高檔案管理的效率。

最后，通過培訓(xùn)增強檔案信息管理人員的專業(yè)技能水平與操作能力，避免人為操作失誤造成的重要信息遺失。除此之外，在建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)的過程中，房產(chǎn)檔案管理技術(shù)還要不斷的發(fā)展與創(chuàng)新，以集成化發(fā)展為目標(biāo)，逐漸實現(xiàn)房地產(chǎn)電子化檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的無縫連接。

(二)出發(fā)點

建立房地產(chǎn)檔案電子化管理系統(tǒng)的出發(fā)點，一方面是利用電子化管理強大的搜索功能，便于對房產(chǎn)檔案信息進(jìn)行管理與利用。另一方面，利用電子化管理強大的儲存功能，提高房地產(chǎn)檔案信息的安全性，以免在儲存或取用的過程中，由于人為的失誤導(dǎo)致檔案信息遭到破壞或遺失。

1.便于房地產(chǎn)信息檔案的取用

房地產(chǎn)檔案電子化管理系統(tǒng)使用以后，業(yè)主在簽訂房屋買賣合同或者復(fù)印其他相關(guān)材料、證件的過程中，只需由工作人員通過對電子資料庫中提取的檔案信息進(jìn)行打印即可，降低了工作人員的工作量，提高了相關(guān)工作人員的工作效率，也使房產(chǎn)信息檔案資料的安全得到了有效的保證。從房地產(chǎn)檔案管理過往的記錄來看，造成檔案遺失，或無法快速進(jìn)行檔案信息調(diào)取的原因主要有以下幾點：

首先，原因來自于業(yè)主本人。由于業(yè)主并未進(jìn)行權(quán)屬等級，所以相關(guān)機構(gòu)部門無法向其提供相關(guān)的房產(chǎn)檔案信息資料。

其次，原因來自于檔案管理人員。房地產(chǎn)檔案信息管理人員由于工作量較大，因此，在檔案的取用與歸位過程中，難免會出現(xiàn)差錯。一旦檔案在取用后，歸位時放錯了位置。那么，在下次使用的過程中，便很難找到其正確的存放位置。除此之外，檔案管理人員在使用完檔案后，沒有及時進(jìn)行檔案歸位。使得目標(biāo)檔案資料與其他資料混在一起，造成了檔案信息遺失的假象。如果建立了房地產(chǎn)檔案電子化管理系統(tǒng)以后，只需輸入業(yè)主的名字，便可直觀的顯示其房產(chǎn)權(quán)屬是否登記，通過電子化管理系統(tǒng)對房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行存儲，還可以極大程度上避免人為操作失誤導(dǎo)致的檔案信息遺失。

2.基于房地產(chǎn)檔案信息的安全考慮

在傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)不法人員趁工作人員不備，對房產(chǎn)檔案信息進(jìn)行私自更改，甚至將委托書等重要文件偷偷帶走，最終將房產(chǎn)糾紛的責(zé)任方推到房產(chǎn)信息登記部門，造成不必要的麻煩。因此，在傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案信息管理工作中，管理人員只能寸步不離的守著手中的資料，極大程度的影響了工作的效率。房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)出現(xiàn)以后，一切信息數(shù)據(jù)都顯示在電腦屏幕上，不給違法分子任何的可趁之機。

二、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

(一)房產(chǎn)檔案信息與資料的收集方面缺乏統(tǒng)一的管理方法

對于方案權(quán)屬檔案的歸檔范圍，我國始終沒有明確的規(guī)定，房產(chǎn)權(quán)屬檔案資料的收集方面，也缺乏統(tǒng)一的管理辦法。例如：部分房地產(chǎn)交易發(fā)生時，只是在交易之時才對交易雙方的材料進(jìn)行了收集，而房產(chǎn)的初始來源以及后續(xù)交易的相關(guān)資料一概不知，甚至有的房產(chǎn)交易，連雙方的身份信息都沒有留下，單純的記載了交易雙方的姓名，交易房產(chǎn)的位置、面積而已，為今后的房產(chǎn)交易糾紛埋下了嚴(yán)重的安全隱患。除此之外，由于傳統(tǒng)房地產(chǎn)管理制度方面存在著極為嚴(yán)重的問題，許多房地產(chǎn)交易檔案信息存在著造價的情況，房屋的面積、交易的金額以及交易雙方的信息均存在偽造的情況。

(二)房地產(chǎn)檔案對服務(wù)社會的目標(biāo)缺乏主觀創(chuàng)造力

在傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理意識中，房地產(chǎn)檔案管理工作主要是為了產(chǎn)權(quán)管理而服務(wù)。工作目的也僅僅是為了提供相應(yīng)的咨詢服務(wù)與證明開具，對檔案信息的管理缺乏主動性，缺乏對檔案資料、信息管理相關(guān)事宜的研究與探索。因此，在開展房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，檔案管理部門難以適應(yīng)數(shù)字化管理模式帶來的變化，對房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)與應(yīng)用造成了嚴(yán)重的阻礙。

三、關(guān)于房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的相應(yīng)對策

(一)強化責(zé)任意識

在推進(jìn)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的過程中，要充分意識到當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理工作帶來的沖擊，使檔案的管理模式、儲存載體等方面都發(fā)生了巨大的變化，是我國房地產(chǎn)檔案管理工作的一次重大變革。從上文的分析來看，傳統(tǒng)的管理方式與思維理念嚴(yán)重的阻礙了我國房地產(chǎn)檔案管理工作的發(fā)展。從這個角度來看，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是檔案管理工作未來發(fā)展的方向與必然趨勢，是社會信息業(yè)發(fā)展的重要組成部分，必須要滿足社會發(fā)展的需求。

(二)強化資源意識

在傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理工作中，由于管理制度的不健全與管理人員思想意識的松懈，使得原房產(chǎn)檔案中許多資料、信息并不健全，大量的信息資源在取用的過程中遭到了損毀或遺失。因此，必須要強化房產(chǎn)檔案管理中的資源意識，建立準(zhǔn)確的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)。對現(xiàn)有的檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的歸類與分析，嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律條文規(guī)定的要求來進(jìn)行，不僅要滿足房地產(chǎn)要求的相關(guān)需要，也要為相關(guān)職能部門開展宏觀調(diào)控工作提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。

四、總結(jié)

綜上所述，數(shù)字化管理方式的出現(xiàn)，有效的改善了傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理當(dāng)中存在的問題與不足，為我國房產(chǎn)檔案事業(yè)的發(fā)展開拓了新的領(lǐng)域，也為房產(chǎn)檔案管理事業(yè)適應(yīng)新時代的市場提供了有利的條件。在未來的發(fā)展過程中，務(wù)必在信息處理與管理設(shè)備方面進(jìn)行不斷的更新，堅持貫徹健全管理的長效機制，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的真正價值。

[1]田卓冉.對推動房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的建議與思考[J].東方企業(yè)文化，2014(18).

[2]范娟淺.談房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理[J].民營科技，2015(03)：89-89.

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