做好總承包項目檔案管理工作路徑分析

劉曉麗

山東電力工程咨詢院有限公司，山東 濟南 250013

做好總承包項目檔案管理工作路徑分析

劉曉麗*

山東電力工程咨詢院有限公司，山東 濟南 250013

總承包項目檔案內容具有特殊性，其包含了向業主移交的內容，因此有效的檔案管理十分重要。本文從項目總承包檔案管理的特點出發，從歸檔、職責分配等各個方面提出了檔案管理工作開展的具體策略。

總承包；項目；檔案管理

項目檔案管理是整個工程中較為重要的一個環節，與項目管理聯系緊密。總承包項目檔案主要是對勘察、規劃、施工等過程進行詳細記錄，為工程分析及造價確定等提供參考依據[1]，也是工程按時完成的保障，因此對總承包項目采取合理有效的管理方法十分有必要。

一、總承包項目檔案管理的特點

(一)檔案內容龐雜、涉及范圍廣

總承包項目內容囊括了工程建設中設計、施工等方方面面的內容，涉及范圍廣泛。檔案材料來源較多，既有施工前的招標、設計、材料準備、實驗等相關的各種文件，也包括工程完工后的驗收材料。

(二)管理工作需要多方配合完成

總承包項目涉及到的單位較多，檔案管理工作的實施既需要總承包方的支持，更需要各方的協助配合。總承包充當領導角色，組織各方實施檔案管理并進行職責分配，各方根據實際情況采取具體措施，這樣才能確保管理工作的順利開展。

二、做好總承包項目檔案管理的工作路徑分析

(一)業主方全過程介入

在整個工程建設中，業主方主要負責對項目檔案進行交接、保管及整理，由于檔案工作穿插在工程的各個環節，為了保證檔案資料的完整和正確，業主方應主動全程介入檔案管理工作。

1.項目前期做好檔案管理基礎工作

工程設立初期，就業方就應該將檔案管理工作納入考慮，將工程建設前期資料進行整理歸納，為下一步資料交接做好準備。首先，應完善檔案管理的工作制度，成立專業的機構并安排專業人員進行檔案整理，明確規定各項制度，做好前期設備的準備工作。其另外，應在合同中明確說明檔案管理工作，對檔案質量、分數、內容等提出明確要求，對不符合規定的檔案應進行處理。

2.建設過程中對檔案管理進行實時監控

項目實施前，業主方應按照規定嚴格完善各項制度，建立機構并安排專業人員進行檔案管理。而在工程建設過程中，業主方應主動參與各個環節，對檔案管理的全過程進行實時監管。這樣既能及時掌握工程建設的進度及項目安排等信息，還能全程見證圖紙發放環節，對各種圖紙資料進行檢查和接受，有必要時要復制發放，并及時保管各項圖紙，防止資料丟失。另外，對檔案管理進行監控能時業主方掌握各個環節的文件資料，了解資料是否齊全完整、手續是否完備，當資料缺失時及時進行補充，有必要時應給予一定指導。

(二)各方進行密切配合

1.總承包方

總承包方主要負責兩個方面的職責：一是對各方工作進行指導和監督，二是竣工后負責向業主方移交檔案[2]。在整個工程建設中，總承包方主要是起指導作用，指導其他各方落實檔案的形成、歸納、交接等工作，同時對其他方進行監督。工程結束后，總承包方要對檔案的整理過程進行督促，并確保最后交接檔案完整且正確。因此總承包方要有一定的協調組織能力，按照國家規定和工程要求對檔案管理工作進行分配，督促其他方嚴格落實每一環節，同時也要受到就業方的監督。

2.分包方

分包方指的是總承包方對項目進行分包后，實際接管項目的各個承包商[3]。在工程建設中，分包方受到總承包方、就業方等各個單位的監督，并根據總承包方的指示對檔案進行整理歸納，確保檔案齊全系統；項目完成后，分包方整理完檔案后，應及時將檔案轉交給總承包方。

3.項目管理方

項目管理方是指在業主的授權下，根據合同規定對實際工程中檔案形成過程進行監督，并給予必要的指導，以保證最終檔案資料全面完整。在這個過程中項目管理方同時也受到業主方的監督和指導，并按照業主要求進行檔案整理，竣工后進行移交。另外，工程完成后，管理方負責督促總承包方及時移交檔案。總的來說，項目管理方相當于業主方的代表，對檔案形成及檔案移交進行監管。

4.項目監理方

項目監理方不同于項目管理方，其主要是在業主方或總承包方的授權下，對檔案的質量進行審查，確保檔案內容完整且有效。同時，項目監理方也負責提醒總承包方向業主方移交檔案。由于項目監理方的工作對最終檔案質量有直接的影響，因此項目監理方必須采取科學有效的措施，對檔案形成、整理等進行大力監管，以提高最終檔案的合格率。

三、總承包項目檔案管理中要注意的幾個問題

總承包項目檔案管理概念提出時間不長，目前正在不斷摸索的階段，在實際建設中應注意下面幾個問題。第一，在確定各方職責時，應制定必要的處罰制度，例如檔案資料不符合要求，就業方有權利不結算等；第二、總承包方應安排專家對分包方工作人員進行培訓。工程建設對分包方檔案人員要求較高，而大部分分包方的檔案人員專業能力不夠，為了保證工程進度和工程質量，總承包方應安排專業人員對其進行培訓，提高其專業能力和綜合素質，確保后續的檔案管理工作能高質量完成。第三、實施檔案管理時，應對檔案格式、管理軟件、分組標準等制定統一的標準，使各個環節檔案標準、整理方法、檔案裝具等都相同，保證檔案管理的系統性和一致性。

總之，項目檔案管理是整個工程中較為重要的一個環節，是對勘察、規劃、施工等過程進行詳細記錄，作為工程分析及造價確定等的依據，使得對總承包項目采取合理有效的管理方法變得非常關鍵。總承包項目檔案管理工作的實施需要各方的配合，總承包對各方進行指導，就業方對整個環節進行監督，缺一不可。同時各方應充分重視檔案管理，積極配合，落實各個環節的工作。

[1]金育勇.如何做好工程總承包項目檔案管理工作[J].中外企業家，2015(9).

[2]李燕妮.淺談工程總承包項目模式下的檔案管理[J].商，2014(45)：16-17.

[3]韓香珍，馬強，梁貽才.EPC總承包項目檔案管理之過程控制初探[J].陜西檔案，2014(3)：32-33.

劉曉麗(1992-)，女，漢族，山東萊蕪人，山東電力工程咨詢院有限公司，初級館員，研究方向：項目檔案管理。

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