淺談CAD圖紙檔案的安全管理

文/趙 軍

淺談CAD圖紙檔案的安全管理

文/趙 軍

CAD圖紙檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，在檔案管理的規(guī)章制度中，必須進(jìn)一步完善關(guān)于CAD圖紙檔案管理的各項(xiàng)制度，以適應(yīng)當(dāng)前CAD圖紙檔案工作要求，避免因檔案管理制度上的漏洞造成的CAD圖紙檔案歸檔不齊全

CAD圖紙檔案，是城市建設(shè)檔案的重要組成部分。對(duì)于設(shè)計(jì)院而言，CAD圖紙不單單是簡(jiǎn)單意義上的產(chǎn)品，同樣也是設(shè)計(jì)院的財(cái)富，具有重大的價(jià)值。所以，CAD圖紙檔案的安全管理是十分有必要的。通過(guò)安全管理，能夠最大程度地防范和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，以確保CAD圖紙檔案的安全。

一、CAD圖紙檔案面臨的風(fēng)險(xiǎn)

CAD圖紙檔案面臨的風(fēng)險(xiǎn)主要是載體層面的風(fēng)險(xiǎn)和信息層面的風(fēng)險(xiǎn)，具體有以下幾個(gè)方面：第一，計(jì)算機(jī)軟硬件層面上的風(fēng)險(xiǎn)。CAD圖紙檔案對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件及相關(guān)軟件及設(shè)備具有依賴(lài)性。計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備對(duì)CAD看圖軟件的是否兼容，CAD看圖軟件能否正確打開(kāi)并顯示原CAD圖紙檔案所要呈現(xiàn)的內(nèi)容，都會(huì)影響CAD圖紙檔案的正常使用，有可能帶來(lái)圖紙信息識(shí)別層面的風(fēng)險(xiǎn)。第二，CAD圖紙檔案管理水平層面上的風(fēng)險(xiǎn)，主要是指因管理上的失誤帶來(lái)的載體和信息層面的風(fēng)險(xiǎn)，如因管理制度要求的不嚴(yán)格而導(dǎo)致的對(duì)CAD圖紙的漏存、誤刪等。第三，自然環(huán)境層面上的風(fēng)險(xiǎn)，即光照、灰塵、空氣濕度、氣溫高低等自然條件對(duì)CAD圖紙檔案帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

二、CAD圖紙檔案安全管理方法

CAD圖紙?jiān)诎踩芾矸矫娲嬖谥T多問(wèn)題，要保證CAD圖紙安全，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

1.技術(shù)引入，更新設(shè)備。新技術(shù)的引入，可以提高數(shù)據(jù)的處理能力，進(jìn)而提高工作效率。為了確保新技術(shù)能更好地發(fā)揮作用，設(shè)備的更新升級(jí)也是十分有必要的。應(yīng)給檔案人員配備能夠較好管理CAD圖紙檔案的軟硬件設(shè)備，如新版本的CAD軟件和能夠很好運(yùn)行新軟件的計(jì)算機(jī)，以此來(lái)提高對(duì)CAD圖紙檔案的管理效率與能力。

2.完善檔案管理制度，特別是電子檔案管理制度。完善的電子檔案管理制度，可以使檔案工作人員更好地對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，使得電子檔案管理工作能夠有章可循、有章必循，規(guī)范電子檔案管理工作。一個(gè)好的檔案管理制度、管理辦法，應(yīng)當(dāng)適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的要求。對(duì)于我院來(lái)說(shuō)，CAD圖紙檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，在檔案管理的規(guī)章制度中，必須進(jìn)一步完善關(guān)于CAD圖紙檔案管理的各項(xiàng)制度，以適應(yīng)當(dāng)前CAD圖紙檔案工作要求，避免因檔案管理制度上的漏洞造成的CAD圖紙檔案歸檔不齊全，確保CAD圖紙歸檔質(zhì)量，提升CAD圖紙檔案管理水平。

3.防治結(jié)合，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。做好檔案管理日常工作，不僅要在平時(shí)工作中做好檔案“十防”工作，做好檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，而且在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)處理，消除不安全因素，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。從CAD圖紙檔案管理系統(tǒng)來(lái)講，要做好對(duì)檔案管理系統(tǒng)及其運(yùn)行環(huán)境的監(jiān)測(cè)與維護(hù)，做好檔案管理系統(tǒng)服務(wù)設(shè)備及其所在環(huán)境的監(jiān)測(cè)與維護(hù)。從CAD圖紙本身來(lái)講，當(dāng)發(fā)現(xiàn)收集的CAD圖紙存在問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系設(shè)計(jì)制圖人員，對(duì)有問(wèn)題的圖紙進(jìn)行替換，對(duì)漏存及誤刪的圖紙進(jìn)行補(bǔ)存修正，以免日后使用不便。當(dāng)一些災(zāi)害的發(fā)生無(wú)法避免時(shí)，檔案工作人員應(yīng)積極主動(dòng)地應(yīng)對(duì)，采取行之有效的方法措施來(lái)將災(zāi)害所造成的危害降到最低點(diǎn)。

4.建立備份制度。《電子文件管理暫行辦法》第二十條第四款要求電子文件應(yīng)當(dāng)實(shí)行備份制度。電子文件的備份形式，有同城備份和異地備份。同城備份，即在同一座城市的不同區(qū)域內(nèi)進(jìn)行備份；異地備份，應(yīng)選擇相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶、同一氣候帶的地方進(jìn)行備份。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》明確指出：“歸檔的電子文件至少要一式二套， 一套封存保管，一套供查閱利用。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。”在我院中，CAD圖紙檔案的備份工作有在進(jìn)行，但明顯不夠。一方面，檔案人員的備份意識(shí)還不夠強(qiáng)烈，另一方面，來(lái)自院領(lǐng)導(dǎo)的支持不多，所以，CAD圖紙檔案的備份工作還有待加強(qiáng)。在條件允許的情況下，先做好CAD圖紙檔案的同城備份。對(duì)于重要的CAD圖紙，還應(yīng)該考慮異地備份，以確保重要的CAD圖紙檔案的存儲(chǔ)安全，避免因丟失而造成的重大損失。

CAD圖紙檔案是城市規(guī)劃與建設(shè)的重要記錄，對(duì)城市的發(fā)展建設(shè)有著重大作用。加強(qiáng)對(duì)CAD圖紙的安全管理，防范風(fēng)險(xiǎn)，才能使得CAD圖紙?jiān)诔鞘械慕ㄔO(shè)中發(fā)揮更大的價(jià)值。

(作者單位：中國(guó)建筑西北設(shè)計(jì)研究院有限公司)