檔案管理數字化淺談

文/張 旭

檔案管理數字化淺談

文/張 旭

隨著我國計算機技術和信息化水平的不斷提高，檔案管理領域也逐漸提倡并推廣數字化檔案管理模式。檔案管理數字化模式無論是在檔案的保存、管理、編研方面都存在著很大的優勢，但是也凸顯了不少弊端，特別是檔案管理數字化的人才不足，技術水平欠缺，以及檔案管理數字化的安全問題等

檔案管理數字化，為檔案保管和利用工作帶來了極大的便利性。本文認為，檔案數字化管理相比傳統檔案管理存在以下幾點優勢。

1.響應了國家局提出的推進機關檔案管理與辦公自動化同步發展,適應辦公自動化和電子政務建設的要求，使普及應用文檔一體化管理系統，并與辦公自動化和電子政務系統同步建設，使查檔利用更加便捷。提高了檔案的查詢速度。傳統實體檔案的查詢需要對海量的檔案資源進行細致的翻查，費事費力。但是數字化檔案可以在計算機上對數據庫進行檢索，大大縮短了查詢時間。

2.檔案數字化管理可以不限時間地點的約束，隨時隨地提供檔案資料的檢索和查詢服務，提高了檔案的利用率。

3.檔案數字化可以有效實施對實體檔案的保存。因為實體檔案對外部環境有著嚴格的要求，每一次查詢都可能對檔案原件造成不可逆的損害，但是電子化以后，則不受查閱次數和保存時間的限制。便于存儲，減少檔案原件的利用率。數字化加工環節不斷細化，隨著檔案數字化實踐的開展，檔案數字化加工的環節越來越科學，形成了檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、數據驗收、備份、數字化成果管理等環節所組成的加工流程，并且每個環節都有相應的標準和要求，加工環節的標準化是檔案數字化工作的重要標志，從任務分發到各環節管理，從流程控制到質量監督都能夠通過計算機進行過程管理，數字化的效率和質量得到很大提高。

一、目前檔案管理數字化中存在的問題

1.檔案管理數字化重視度不夠

檔案數字化管理是對檔案管理工作實施的信息化改革，涉及的東西方方面面。包括對傳統檔案管理制度的完善、檔案數據庫的建立、相關硬件設備的購買、數字化檔案安全系統的構建等。這些工作無論是在專業要求、人員配置、資金支持方面都有很大需求。但是目前各級檔案部門數字化管理沒有收到足夠的重視，在人員配置、技能培訓、資金支持上都得不到應有的支持，導致檔案數字化管理工作發展緩慢。

2.檔案管理人員信息化水平不足

檔案進行數字化及信息化管理，必然涉及到計算機軟硬件方面的內容，特別是一些掃描、存儲、數字影像處理等多種信息化技術，不是僅僅掌握一些計算機技術的人員就能夠勝任的。但是檔案部門的工作人員在檔案整理編研方面具備一定的專業水平，卻不具備以上信息化技術水平，就為檔案數字化管理帶來了一定的障礙。而且以上信息化技術的培訓和學習一是需要一定的基礎，二是需要較長的周期。

3.數字檔案的法律效力問題

檔案作為最原始的記憶，具有一定的憑證作用和法律效力。但是隨著檔案數字化的實現，電子檔案容易被修改，修改以后很難用現有的技術手段進行甄別，致使檔案的真實性出現漏洞。另外檔案的內容和載體容易分離，分離后的檔案內容還涉及到保密的問題，數字化管理為檔案帶來了“信任危機”。

4.檔案管理數字化存在安全隱患

檔案數字化管理雖然有很多優勢，但是在安全方面也存在很多隱患。其中較為常見的幾種有：一是硬件設備的故障。硬件故障中對檔案安全管理存在最大威脅的是存儲設備的物理故障，例如磁道損壞、消磁等，可能造成檔案的丟失。二是軟件系統的故障，目前檔案數字化管理都會建立相應的數據庫。而數據庫軟件的穩定性也會影響數字化檔案的安全。三是黑客與病毒侵襲。這是目前檔案數字化管理中最大的威脅，會涉及檔案的保密性、以及檔案的真實性問題。

二、檔案管理數字化問題的建議

1.提高對檔案管理數字化的重視

首先要提高對檔案數字化管理的重視程度。把加強檔案信息基礎設施建設作為各級檔案部門的重要任務。購置必需的現代化信息設備，強化對檔案的收集、存儲、加工、傳輸等不同節點的工作效率。還要建立檔案數字化管理的規章制度，優化檔案管理部門的人員配置。從多個方面提升檔案管理部門的業務能力，努力實現檔案管理由傳統管理模式向數字化、信息化、網絡化管理應用的轉變。

2.加大檔案管理數字化建設的人才培訓

檔案的人才隊伍建設是目前檔案管理數字化進程的關鍵要素。要強化對檔案管理人員的技能知識培訓，致力于提高他們的業務素質水平。特別要強化在計算機技術、網絡技術、信息安全技術等方面的培訓，培訓方式可以通過走出去和請進來兩種方式。還要注重對青年的檔案管理人才的培養和提拔，讓他們充實到檔案隊伍，打造復合型專業結構的高素質檔案管理隊伍。在系統開發與維護、檔案數字化建設與管理等方面具有復合型專業結構的高素質人員隊伍，為檔案數字化建設提供強有力的人才支撐。

3.加強檔案的信息技術應用

面對數字檔案容易發生的存儲介質和檔案內容易分離、檔案內容易修改等“信任危機”，單憑檔案管理人員的技術水平是無法杜絕的。所以就需要加強對檔案的信息技術應用水平。為了保證檔案的真實性和保密性，必須在檔案管理中采用一系列的檔案安全信息技術，來保證檔案的信息安全。例如在數字化檔案的訪問中設置嚴格的身份驗證和權限機制，對易于修改的數字檔案采取軟件和硬件相結合的加密措施。特別是應用一些能進行數據改寫的特殊存儲介質來保存機密檔案。另外要加強對木馬和病毒的防治工作，對于必要的數字檔案可以采取物理隔離的方式獨具網絡危險。

4.做好檔案數字化的安全管理

數字化檔案信息安全管理對數字檔案信息安全保障體系建設、維護數字化檔案信息安全具有重要意義。首先要做好硬件設備安全管理的安全管理工作，根據需求選擇合理的硬件設備并周期性保養。其次要完善信息安全管理制度，包括建立數字化文檔管理制度和人員安全管理制度。最后要打造先進的信息安全系統。例如設置嚴格的訪問身份驗證、防病毒體系，還可以對相對機密的數據進行加密操作。在檔案數字化安全管理中，要結合檔案數字化信息系統的實際特點，有針對性地采取必要的安全策略，對數字化檔案實施制度化管理。

總之，檔案的數字化管理為檔案管理工作提供了新的思路和發展方向，但是其本身也存在很多弊端和不足。我們檔案管理人員要提高自身的職業水平和業務素質，加強信息化技術的學習，減少檔案數字化可能帶來的隱患，打造安全、高效、穩定、便捷的檔案數字化管理系統。

（作者單位：延安市兒童福利院）