關(guān)于檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考

徐 娜

遼陽(yáng)市福利院

關(guān)于檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考

徐 娜

遼陽(yáng)市福利院

隨著科技進(jìn)步，計(jì)算機(jī)性能不斷提升，網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展飛速前進(jìn)，各行業(yè)也在不斷向網(wǎng)絡(luò)化和信息化進(jìn)行并軌，檔案管理信息化建設(shè)也在全面提速，而檔案信息化對(duì)于檔案管理工作人員來說，關(guān)注大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能的發(fā)展應(yīng)用，打破檔案信息孤島，不斷豐富檔案信息化內(nèi)涵這樣的任務(wù)，是很大的挑戰(zhàn)，更是前所未有的機(jī)遇，本文將對(duì)檔案信息化管理相關(guān)問題進(jìn)行粗淺分析。

檔案；信息化；建設(shè)；保障

隨著信息技術(shù)在社會(huì)各行各業(yè)廣泛而深入的應(yīng)用，我國(guó)檔案信息化建設(shè)也獲得了長(zhǎng)足發(fā)展。檔案信息化是運(yùn)用信息技術(shù)手段來進(jìn)行檔案信息資源、合理管理、配置及共享、開發(fā)與利用。具體來說，需要檔案管理管理人員，不斷完善檔案管理體制,實(shí)行檔案評(píng)查制度,通過著錄和標(biāo)引來把經(jīng)過整理的檔案進(jìn)行加工錄入從而實(shí)現(xiàn)電子版檔案與檢索目錄的合理對(duì)接，同時(shí)進(jìn)一步完善檔案安全管理，查閱等制度，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。而這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要新的管理方式，以往舊式檔案管理管理手段已經(jīng)越來越難以適應(yīng)新時(shí)代的要求，而信息化則是順應(yīng)時(shí)代步伐而產(chǎn)生，是對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作的一次技術(shù)革命和飛越。

一、檔案信息化管理意義

現(xiàn)代科技的發(fā)展和廣泛應(yīng)用使得檔案信息化的發(fā)展成為可能，網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)的深入人心使得檔案信息化的發(fā)展進(jìn)入飛速前進(jìn)的階段。這些技術(shù)的成熟，標(biāo)志著檔案管理逐步離開傳統(tǒng)舊式管理方式，走向開放，走向共享。其功能越來越豐富，越來越強(qiáng)大，并逐步向上下游延伸，實(shí)現(xiàn)職能的真正跨越。檔案信息化管理將大大提升工作效率。在檔案管理現(xiàn)代化水平越來越高的大環(huán)境下，檔案信息資源開發(fā)利用的力度必將進(jìn)一步加大。舊時(shí)的檔案管理文檔資源系統(tǒng)以“移交方導(dǎo)出數(shù)據(jù)→移交方制作光盤→移交方遞交光盤至接收方→接收方導(dǎo)入數(shù)據(jù)→接收方對(duì)檔案進(jìn)行歸檔”的離線移交方式進(jìn)行檔案歸檔，隨著電子檔案數(shù)據(jù)資源量增加，這種程序繁瑣，人力成本高，移交接收時(shí)間長(zhǎng)的形式已不能滿足現(xiàn)今發(fā)展需求。而信息化管理技術(shù)能夠直接將電子檔案移交至檔案館，極大節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率。同時(shí)，檔案信息化發(fā)展也是檔案管理革命的必由之路，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展壯大和成熟，信息產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成長(zhǎng)成為先進(jìn)生產(chǎn)力，代表著時(shí)代進(jìn)步的方向。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的保障措施

1、經(jīng)費(fèi)到位。檔案信息化建設(shè)需要很大的經(jīng)費(fèi)投入。檔案信息化建設(shè)投入是較大的,需要投入資金添置服務(wù)器、電腦、掃描儀等相關(guān)數(shù)碼設(shè)備,完善信息化硬件設(shè)施機(jī)以及數(shù)據(jù)庫(kù)管理服務(wù)器、數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器（主要指全文數(shù)據(jù)）等計(jì)算機(jī)服務(wù)器等，這些都需要大量經(jīng)費(fèi)作為保障。

2、制度健全。堅(jiān)持以制度促規(guī)范強(qiáng)管理,著力加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè),才能確保檔案工作有章可循、管理規(guī)范。有著制度約束管理行為，才能保證信息化安全有效開展實(shí)施。

3、技術(shù)支撐。現(xiàn)代化的硬件需要高新技術(shù)進(jìn)行支撐，對(duì)于系統(tǒng)的了解，掌握和使用需要在傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行全面更新，尤其是系統(tǒng)軟件的日常管理與故常處理等問題，不僅需要檔案學(xué)知識(shí)，更需要計(jì)算機(jī)理論，網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)的補(bǔ)充，這樣才能使得設(shè)備軟硬件的功能得到真正發(fā)揮，而避免成為擺設(shè)。

4、人才保障。專業(yè)化的人才是信息化管理的保證，應(yīng)使檔案管理者更多地了解檔案信息化發(fā)展方面的前沿理論知識(shí)，掌握更多的檔案信息化、數(shù)字化專業(yè)技能。可以根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)范疇和技術(shù)問題進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)，或者與高校科研單位合作，引進(jìn)技術(shù)人才，從而適應(yīng)現(xiàn)代化信息管理的要求。

三、加快檔案信息化建設(shè)的措施

檔案信息化管理內(nèi)容十分豐富，但重中之重就在兩個(gè)方面，一是制度和管理方式的現(xiàn)代化，二是設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化。這就必須要注重以下幾點(diǎn)：

1、加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)。有效推進(jìn)檔案信息化管理，首先要明確對(duì)其認(rèn)識(shí)，真正意識(shí)到檔案信息化管理的意義及重要性。有了高度的重視，才能對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行全面部署,才能在人力、物力、經(jīng)費(fèi)方面給予支持，為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)和強(qiáng)力保障。工作人員也要積極投入。工作人員是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的主體，所以他們更是需要有高度的責(zé)任心，和細(xì)致入微的工作態(tài)度，不能有畏難情緒，不要認(rèn)為有了機(jī)器就忽視了管理人員的作用，而應(yīng)該主動(dòng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)，與高新技術(shù)相適應(yīng)。

2、加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。要加快檔案信息化的建設(shè)。要有財(cái)力保障,這樣才能建設(shè)出與先進(jìn)管理手段，和高科技管理技術(shù)相適應(yīng)的硬件基礎(chǔ)。而在目前,各級(jí)檔案部門的主要資金來源通常在于政府財(cái)政列支,所以檔案管理領(lǐng)導(dǎo)就要積極向上爭(zhēng)取資金，加快硬件更新步伐。而在同時(shí),主管部門也應(yīng)多方籌措，幫助解決實(shí)際問題，并且在政策上提供便利條件，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

3、重視人才引進(jìn)和培育。有了硬件支持，專業(yè)人才也就顯得更加重要，合理配置檔案專業(yè)人才，積極搭建平臺(tái)，讓有志于檔案信息化管理的專業(yè)人才能夠發(fā)揮專長(zhǎng)，真正實(shí)現(xiàn)人盡其才、才盡其用。同時(shí)要加大專業(yè)培養(yǎng)力度，采取送出去學(xué)習(xí)、請(qǐng)進(jìn)來授課等形式，保證檔案工作人員熟練掌握基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能，進(jìn)一步開闊眼界和思維，努力建設(shè)一支檔案信息化專業(yè)隊(duì)伍，全面提高檔案信息化建設(shè)和管理的專業(yè)水平。

4、促進(jìn)辦公方式的轉(zhuǎn)變。第一利用計(jì)算機(jī)掃描等科技手段,實(shí)現(xiàn)文件的逐步電子化變革。第二、運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源,逐步實(shí)現(xiàn)文件網(wǎng)上收發(fā),提高查閱速度，要公開政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)，公開非涉密檔案信息，使檔案工作成果更好地惠及群眾；第三、要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)和檔案信息資源共建共享，推進(jìn)資源遠(yuǎn)程利用。

總之，檔案管理人員要著力提升檔案信息化應(yīng)用層次，堅(jiān)持從檔案資源入手，抓住關(guān)鍵，精準(zhǔn)發(fā)力，逐步解決檔案數(shù)字化率偏低、信息共享度較差等問題，同時(shí)要解決好跨門類、跨領(lǐng)域、跨地域檔案資源的整合問題，積極研究和探索國(guó)家信息化建設(shè)過程中相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在檔案行業(yè)的應(yīng)用，打破檔案信息孤島，不斷豐富檔案信息化內(nèi)涵。