淺談檔案數字化管理應用

楊 陽

晉冀魯豫烈士陵園管理處

淺談檔案數字化管理應用

楊 陽

晉冀魯豫烈士陵園管理處

隨著社會發展和技術進步，實現檔案信息資源的數字化、檔案信息傳遞的網絡化,檔案信息利用的共享化已成為發展趨勢，但就當前我國檔案管理發展進展來看，檔案數字化管理應用仍處在初級階段，多數基層檔案館或企事業單位還沒有進入檔案數字化管理時代，對檔案數字化管理應用的方法步驟缺乏清晰的認識。針對這一問題，筆者就檔案數字化管理應用的方法步驟談了一些自己的粗淺認識。

檔案管理；數字化；應用

數字化,是指利用計算機信息處理技術，把聲、光、電、磁等信號轉換成數字信號,或把語音、文字、圖像等信息轉變為數字編碼，再以高速微型計算機對數字編碼進行壓縮、調制與解調的信息處理技術,通常稱為數字化技術。數字技術已經滲透到社會生活的各個領域，各行各業，改變了人們的生活方式、工作方式、思維方式。檔案管理作為社會管理中一個重要行業應用數字化管理，實現檔案信息資源的數字化、檔案信息傳遞的網絡化,檔案信息利用的共享化已成為發展趨勢，對增加檔案存儲量，提高傳播速度，提升檔案社會效益和經濟效益，實現檔案管理的科學化、現代化、規范化有著極其重要的意義和極大推動作用。但就當前我國檔案管理發展進展來看，檔案數字化管理的應用仍處在初級階段，除少數國家級、省級或各著名高等院校檔案館實現或部分實現檔案數字化管理外，多數基層檔案館或企事業單位還沒有進入檔案數字化管理時代，對檔案數字化管理應用的方法步驟缺乏清晰的認識。本文擬就這一問題談一些自己的粗淺認識，借以擴大和普及檔案數字化管理知識的宣傳，為檔案數字化管理應用發揮拋磚引玉的作用。

筆者認為：檔案數字化管理應用應按步驟做好以下五個方面的工作。

一、實現檔案資源信息數字化

檔案資源信息數字化，就是將傳統的紙質、文字、圖像檔案以及在現實生活中新產生的紙質、電子文件、非數碼影像等檔案信息資源轉化為數字信號和數字編碼，生成數字化檔案。這是檔案數字化管理應用的基礎。實現檔案資源信息數字化一般分兩個大的方面：一是對館藏傳統的紙質文字、圖像等檔案資源有選擇性的通過依靠模數轉化技術，即使用數字模擬整合技術將各種檔案信息數字化，再運用計算機、數碼照相機、掃描儀、語音輸入等技術將檔案原件進行數字化處理，運用多媒體技術對不同載體形式與記錄方式的檔案信息進行處理并再次顯示。有選擇性，就是對于大量的歷史檔案資源不能全部轉化，而是進行科學性選擇，體現系統性和特色性原則。二是對現實中生成的紙質、電子、非數碼圖像依靠以上技術直接轉化為數字檔案。形成完整的數字化檔案數據庫。

二、實現檔案信息傳輸的網絡化和信息資源的共享化

檔案管理數字化應用最重要的標志就是提升檔案信社會化服務的效率和效益，而檔案信息傳輸網絡化是提升檔案信息社會化服務的基礎。通過創建檔案自身網絡平臺，以寬帶網為傳輸通道，在高速網絡化的基礎上，使檔案信息不受空間、地域的限制，為用戶服務。并極大的提高信息轉播速度，擴大傳播范圍。另一方面，由于各級、各地區檔案館或企事業的檔案各具特色，在高速發達的網絡上只是一個節點，單獨的數據庫，不能滿足全社會用戶的信息需求，而通過網絡升級和統一執行國家檔案信息化運行管理性標準、業務性標準和技術性標準，各檔案部門所使用統一硬、軟件系統、電子文件格式，就能實現各地的檔案信息資源共享。極大的提高檔案信息的利用效率。

三、實現數字化檔案存儲、傳輸安全化

存儲、傳輸安全保密既是檔案數字化管理的優勢，又存在不足。采取技術措施，實現檔案數字化管理的安全性和保密性，是檔案數字化管理應用不可缺少的環節。加密技術確保檔案的非公開性或分等級公開；身份驗證技術確保用戶為網上合法用戶；簽署技術是證實該文確實出自作者，且內容未被他人改動；防寫技術確保用戶只能讀取信息，而不能做任何改動；防火墻技術使本機構網絡與外界之間設置障礙，是保護層，阻止外界對本機構的非法訪問，某種程度上減少了法律糾紛。通過以上措施，設置檔案信息和網絡安全保護屏障，實現檔案管理數字化應用安全化。

四、實現檔案管理方式現代化

檔案數字化管理應用必然帶來檔案管理方式的變革。我國檔案管理經歷了以存儲安全、長久、注重館藏量為主向注重館藏檔案信息資源的應用開發、增強檔案信息資料社會利用價值，提高傳播共享速率和效率的轉變，即側重于檔案資源管理。推行檔案數字化管理以后，以上的問題基本上解決，特別是在傳輸速率和共享方面實現了突破。檔案管理的方式應該在此基礎上有新的發展，那就是由檔案信息資源管理向知識管理的轉變。知識管理不僅涵蓋檔案信息資源管理內容，深化了對信息技術的要求，對檔案信息的處理轉變為對知識的識別、挖掘和重組。知識管理的目的就是通過知識挖掘和知識重組，實現知識共享和知識創新。它的基本流程是知識的創造、存貯、分配、應用。以滿足用戶對知識創新的需求。

五、實現檔案管理人員素質復合化

檔案數字化管理應用需要建設新型管理人員隊伍，鑒于檔案數字化管理應用涉及多個專業技術領域，包含：檔案學、計算機科學、電子網絡技術、文學文字功底、堅定的政治立場和原則等。因此，檔案管理人員應是復合型人才。檔案管理隊伍建設，需要組織、單位給予高度重視，投資進行專業培訓和人才引進。對于符合條件的檔案管理人員要給予一定的政治、經濟待遇，增強其做好工作的積極性，激發其創造性。加強各檔案館和企事業單位檔案管理人員的相互交流學習，相互借鑒好的經驗，促進檔案數字化管理應用的推廣和普及，推進我國檔案事業的發展與進步。

檔案數字化管理應用是檔案管理現代化的標志，是推動檔案信息資源服務社會化有效手段，是社會發展進步的體現。我們檔案工作者要積極研究探素這一科學管理方式，積極推動其普及和應用，為我國檔案事業的發展做出應有的貢獻。

[1]李莉.淺談企業數字化檔案館建設的意義及內容[J].城建檔案，2013年02

[2]陳郁華.淺談數字化檔案館建設[R].南京市檔案局，2013-11-18