淺談電子檔案的規(guī)范化管理

劉 茜

晉冀魯豫烈士陵園管理處

淺談電子檔案的規(guī)范化管理

劉 茜

晉冀魯豫烈士陵園管理處

隨著計算機技術在各個領域的廣泛應用，電子檔案成為檔案行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，加強對電子檔案管理的研究，實現電子檔案管理規(guī)范化，是目前檔案工作者的一項緊迫任務。本文試圖對這一課題進行探討，希望能為促進電子檔案規(guī)范化管理貢獻綿薄之力。

電子檔案；規(guī)范管理；理論探討

隨著計算機技術在各個領域的廣泛應用，人們步入電子信息網絡時代。在各種社會實踐活動中隨之產生大量的電子文件，作為收集、儲存電子文件的電子檔案應運而生，給檔案管理和開發(fā)利用帶來了質的變化，成為檔案行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，加強對電子檔案管理的研究，改革傳統(tǒng)的檔案管理、開發(fā)利用方法，實現電子檔案管理規(guī)范化，是目前檔案工作者的一項緊迫任務。

一、電子檔案的概念及收集范圍

電子檔案是指具有保存價值的、按科學方法收集歸檔、整理而成的電子文件以及與之相關的電子軟件、參數和數據。而電子文件是以數碼形式存儲于磁盤、光盤和磁卡等載體，依靠計算機、數碼設備閱讀、處理，并可在通訊網絡設備上傳輸的數字代碼序列。電子檔案相對于傳統(tǒng)的紙質檔案具有收集便利、存儲量大、易于檢索、網上傳輸快捷等優(yōu)勢。同時也存在弊端。如原稿容易修改不留痕跡，沒有筆跡，易于偽造；電子版隨意下載、或受病毒攻擊，容易泄密。因此要實現電子檔案規(guī)范化管理，就要針對存在的弊端加強管理，完善制度、理順程序、落實職責，以求克服弊端、發(fā)展優(yōu)勢，做到科學運行，實現規(guī)范化管理。

二、電子檔案規(guī)范化管理內容

電子檔案規(guī)范化管理包括：電子檔案的收集、整理、開發(fā)利用、安全存儲等內容。

1、電子檔案的收集。電子檔案收集是電子檔案管理的首要工作。做好這項工作，一是要明確電子檔案的收集范圍，做到全面、準確、真實。其收集范圍為：本單位用電子計算機起草、打印、編制的公文和各種報表的備份盤。用數碼設備記錄的各種影像資料等。單位購置的重要設備所攜帶的電子說明書、圖紙、操作程序。單位開發(fā)或購買的各種軟件等電子文件。本單位內部辦公網絡形成的電子文件或收到的電子郵件。本單位設備工藝技術改革技術資料形成的電子文件等。二是明確責任，理順程序，用制度規(guī)范有關人員的電子文件制作、傳輸等工作責任。并在時間、質量上提出要求。三是把好歸檔關，利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，確保歸檔電子文件真實、優(yōu)質、完整。

2、電子檔案的整理。電子檔案的整理與紙質檔案整理形式完全不同，但仍要按照國家檔案整理規(guī)范，結合電子檔案特點進行。電子檔案整理的主要內容是從傳統(tǒng)的案卷的整理向光盤磁介質的整理的轉換，就是對接收來的電子文件和脫機保存的光盤、磁盤、磁卡數據進行編目、排架，定期備份等。具體為分類，分出光盤、磁盤、磁卡。排列，按先后順序結合重要程度排列。填寫標簽和編號，采用統(tǒng)一的電子檔案結構號編目，光盤為dg,磁盤為dc,如30-dg2-1-1,30為全宗號，dg2為分類號，1為盤號。編目、排架、編號要輸入檔案管理微機，以便快速檢索。

3、電子檔案的開發(fā)利用。電子檔案的優(yōu)勢給檔案的開發(fā)利用提供了廣闊的領域，極大的提高了開發(fā)利用效率，實現了全國范圍的信息共享，帶來極大的社會效益。如科技資料運用，歷史資料的編撰，城市隱蔽工程數據查對，公民個人生活信息的查詢，國家管理部門相關信息的檔案資料的快速交流等。但由于我國各地電子檔案開發(fā)與管理發(fā)展不平衡，更加上計算機網絡所使用軟件模式不統(tǒng)一，因此做到電子檔案開發(fā)利用效益最大化，實現電子檔案開發(fā)利用的高校規(guī)范，要做好計算機網絡系統(tǒng)的軟硬件統(tǒng)一管理。一是搞好開發(fā)平臺建設。將各檔案管理單位的檔案數據通過網絡連為一體，建立分布式數據庫管理系統(tǒng)開發(fā)平臺，便于共享檔案數據資源。二是應用程序設計。設計數據輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序，并實現全國和部分區(qū)域的模式統(tǒng)一，消除因模式不同帶來的交流障礙。三是建立檔案網站信息服務中心，為電子檔案信息傳輸提供網絡支持。網站建設遵守國家檔案信息化建設和運行統(tǒng)一管理性標準、業(yè)務性標準和技術性標準，確保電子檔案資源得到最科學地配置，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造條件。四是完善數據庫信息安全保障技術。所謂安全性保障就是禁止非法使用數據庫和防止數據庫信息泄密。有效保障技術就是就對用戶使用數據庫提供鑒別方法，例如：設置口令等，可根據電子檔案內容的密級程度，設置不同權限，由計算機進行識別，確認是否合法，以此依靠科學技術保障數據庫信息的安全。

4、電子檔案的存儲管理。電子檔案的存儲不同于紙質檔案，有其特殊性，主要是對室內的電子環(huán)境、磁場、光照、溫度、存儲時間有不同于傳統(tǒng)檔案室的要求。首先要又符合要求的電子環(huán)境，不能存在于強電、強磁的環(huán)境，因為強電、強磁會對電子檔案光盤、磁盤的物理、化學性質帶來破壞，導致信息丟失。強光照射會使塑料質載體老化，影響信息完整。其次是要對電子檔案載體進行定期抽查、定期復制，以此延長其所存儲信息的壽命。磁盤每2年，光盤每4年抽撿一次，抽檢率不低于10%。磁盤每2年、光盤每4年轉儲一次。以此保證電子檔案的存儲安全、保質、長久。

三、結束語

要實現電子檔案管理規(guī)范化，要采取積極地措施，推動各項內容的落實。一是要轉變觀念，強化意識，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理的思路中走出來，從思想上適應電子檔案管理的新觀念、新思路。二是要加速完善電子檔案制度建設，在原有制度基礎上增加電子檔案特性要求，使電子檔案管理有章可循。三是要培訓電子檔案管理人員。使其盡快掌握與電子檔案管理相關技術技能。四是要增加投入，按要求配置管理硬件，建設符合標準的檔案室。只有落實以上措施，才能推動電子檔案規(guī)范化管理的實現。

[1]譚清.淺議電子文書檔案的規(guī)范化管理[N].東方煙草報，2013年08月15日