論高校檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)

周麗娜

南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校

論高校檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)

周麗娜

南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校

隨著現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到越來越廣泛的應(yīng)用，在一定程度上改變了現(xiàn)代人們的思維方式。這種背景下，智能化、自動(dòng)化、數(shù)字化成為現(xiàn)代檔案管理的主要發(fā)展方向和趨勢(shì)。與傳統(tǒng)高校檔案管理模式相比，信息化管理平臺(tái)可有效避免人為因素對(duì)于檔案管理工作的影響，提高高校檔案管理效率和準(zhǔn)確性，使其更好地為高校發(fā)展而服務(wù)。筆者從高校檔案信息化管理平臺(tái)入手，就其建設(shè)必要性和建設(shè)措施，闡述幾點(diǎn)看法，以供相關(guān)單位參考。

高校檔案；信息化管理平臺(tái)；計(jì)算機(jī)技術(shù)

我國(guó)在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中，明確指出高校需將檔案工作作為學(xué)校建設(shè)工作，納入高校整體規(guī)劃中，以促進(jìn)高校檔案工作信息化的進(jìn)一步發(fā)展。受多種因素影響，目前多數(shù)高校仍不具備統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)的信息化發(fā)展規(guī)劃，信息化管理平臺(tái)建設(shè)情況參差不齊。因此，高校應(yīng)積極調(diào)整自身檔案管理理念，在現(xiàn)有檔案工作基礎(chǔ)上，進(jìn)行探索和創(chuàng)新，結(jié)合自身檔案管理實(shí)際需求，科學(xué)制定檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)方案，以發(fā)揮高校檔案工作的實(shí)際效用，促進(jìn)高校教育的進(jìn)一步發(fā)展。

一、高校檔案管理信息化平臺(tái)基本內(nèi)涵分析

信息化管理平臺(tái)具體是指借助新一代信息技術(shù)，針對(duì)高校檔案進(jìn)行統(tǒng)一組織、協(xié)調(diào)、管理操作，以提高檔案管理效率和有效性的檔案管理方法。信息化管理平臺(tái)以計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)，聯(lián)合數(shù)據(jù)通信、多媒體的技術(shù)，完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的處理，從而實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，信息化管理平臺(tái)在數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)查詢、以及檔案信息共享等方面占據(jù)明顯優(yōu)勢(shì)，可有效避免因人為因素導(dǎo)致的檔案管理錯(cuò)誤，提高檔案管理效率。

二、高校加強(qiáng)檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的實(shí)際意義分析

信息技術(shù)飛速發(fā)展背景下，高校檔案管理無論是內(nèi)在還是外延均發(fā)生了巨大變化，檔案資源在高校發(fā)展過程中發(fā)揮著越來越重要的作用。加強(qiáng)高校檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)，一方面是高校檔案工作發(fā)展的必然；另一方面，也是維持高校日常工作正常運(yùn)作狀態(tài)，促進(jìn)高校進(jìn)一步發(fā)展的客觀要求。

（一）滿足高校檔案工作實(shí)際需求

高校檔案產(chǎn)生于高校工作，也服務(wù)于高校工作，其種類涉及高校工作各個(gè)環(huán)節(jié)，具體包括黨群、教學(xué)、行政、基本建設(shè)等方面。傳統(tǒng)檔案管理以人工管理為主，通過分類編號(hào)的方式進(jìn)行管理，隨著時(shí)間的推移，檔案數(shù)量不斷增加，相應(yīng)提高了檔案管理的難度。信息化管理平臺(tái)在檔案存儲(chǔ)容量、檔案信息查詢和檔案信息共享等方面具有明顯優(yōu)勢(shì)，可更好的滿足高校發(fā)展實(shí)際需求。

（二）提高高校檔案工作效率

檔案工作是高校的基礎(chǔ)工作，多項(xiàng)工作均離不開檔案工作的支持。但由于高校檔案種類繁多、數(shù)量龐大，僅依靠人工進(jìn)行管理，實(shí)際管理效率較低，無法有效發(fā)揮檔案管理的實(shí)際效用。信息化管理平臺(tái)中，用戶可更具自身需求設(shè)定檔案門類，同時(shí)可快速完成目標(biāo)檔案的查閱操作，可有效提高檔案工作實(shí)際效率。

此外，紙質(zhì)檔案受材質(zhì)特性影響，在存儲(chǔ)過程中，易受環(huán)境影響而損壞，電子檔案則沒有這方面的顧慮，并且電子檔案存儲(chǔ)更節(jié)省空間、安全性更好。

三、高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)措施分析

（一）加強(qiáng)高校計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)

計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)硬件設(shè)施，是建設(shè)高校信息化管理平臺(tái)的基礎(chǔ)，就檔案管理工作而言，需要具有數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等電子設(shè)備，同時(shí)還需多種信息化管理軟件支持。這部分內(nèi)容是信息化平臺(tái)的建設(shè)基礎(chǔ)，高校應(yīng)充分利用校內(nèi)已有資源，盡量控制平臺(tái)建設(shè)成本，為信息化管理平臺(tái)的實(shí)現(xiàn)奠定相應(yīng)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（二）規(guī)范信息化管理操作

為進(jìn)一步優(yōu)化信息化管理平臺(tái)用戶的使用體驗(yàn)，給予用戶良好的使用感受，高校檔案工作相關(guān)的檔案采集、分類、整理、存儲(chǔ)、查閱等環(huán)節(jié)，均需嚴(yán)格遵照相應(yīng)的信息化操作規(guī)范進(jìn)行，確保電子檔案與原始檔案的對(duì)應(yīng)性和真實(shí)性，以及計(jì)算機(jī)編碼格式與終端機(jī)軟件要求的一致性。高校應(yīng)優(yōu)先選擇不同的信息存儲(chǔ)單元和硬件系統(tǒng)模塊組建信息化平臺(tái)，前者有利于系統(tǒng)分級(jí)授權(quán)和擴(kuò)展，后者可有效降低設(shè)備維護(hù)成本和系統(tǒng)故障概率。

（三）加強(qiáng)高校檔案管理人員培訓(xùn)

高校檔案管理人員作為檔案工作的執(zhí)行者和實(shí)踐者，其業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)水平，直接影響著高校檔案工作的實(shí)際發(fā)展。隨著高校檔案工作不斷發(fā)展，信息化程度不斷提高，對(duì)高校檔案管理人員提出了更為嚴(yán)苛的要求。因此，高校應(yīng)積極加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高檔案工作人員整體業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)水平，打造高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍，從而促進(jìn)高校檔案工作進(jìn)一步發(fā)展。

檔案工作人員培訓(xùn)主要分為技能培訓(xùn)和素質(zhì)培訓(xùn)兩部分內(nèi)容。技能培訓(xùn)可分為制度培訓(xùn)和技能培訓(xùn)兩方面內(nèi)容。制度培訓(xùn)主要就高校檔案管理各項(xiàng)制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以修正檔案管理人員傳統(tǒng)印象中的種種誤解，規(guī)范檔案管理人員操作。技能培訓(xùn)主要是指信息化管理技能培訓(xùn)，檔案管理人員應(yīng)充分了解高校信息化管理平臺(tái)的構(gòu)成，并熟練各項(xiàng)系統(tǒng)操作技巧，具備解決檔案管理問題的能力，以滿足檔案工作實(shí)際需求。素質(zhì)培訓(xùn)主要以精神學(xué)習(xí)為主，高校檔案種類繁多、數(shù)量龐大，如管理人員工作不認(rèn)真，易出現(xiàn)工作疏忽造成嚴(yán)重的不良后果。因此，高校相關(guān)部門應(yīng)通過座談會(huì)、講座等形式，加強(qiáng)檔案工作人員責(zé)任意識(shí)、管理意識(shí)培訓(xùn)，以提高工作人員整體素質(zhì)水平。

結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)高校檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)，對(duì)于促進(jìn)高校檔案工作發(fā)展，提高檔案工作效用，具有重要意義。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，信息化管理平臺(tái)可更好地滿足高校檔案工作需求，提高檔案工作效率。因此，高校應(yīng)積極創(chuàng)新自身檔案工作理念，通過加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)等措施，全面推進(jìn)高校信息化管理平臺(tái)建設(shè)，以促進(jìn)高校檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

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