信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策探討

常起

泰山醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人事科，山東泰安 271000

信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策探討

常起

泰山醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人事科，山東泰安 271000

該研究通過分析醫(yī)院人事檔案管理所遇到的問題，加強(qiáng)并完善相關(guān)電子歸檔制度、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)及信息系統(tǒng)的建立方法，并總結(jié)醫(yī)院人事檔案信息化管理的實(shí)施方法與過程等，總結(jié)該院利用信息化技術(shù)對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行管理的經(jīng)驗(yàn)，從而為醫(yī)院人事檔案的信息化管理提供指導(dǎo)性建議。

信息化背景；醫(yī)院；人事檔案管理

醫(yī)院作為作為傳統(tǒng)的行業(yè)，其信息化程度顯著落后于一般行業(yè)[1]。但為了提高信息化技術(shù)的醫(yī)療工作中的應(yīng)用，科學(xué)有效地對(duì)醫(yī)院人事檔案工作進(jìn)行有效管理，積極響應(yīng)國家發(fā)展信息化管理工作的號(hào)召作出應(yīng)有貢獻(xiàn)[2]。以往醫(yī)院人事檔案的管理主要以人工管理為主，且存在多種人事信息管理形成，對(duì)于繁榮復(fù)雜的人事信息僅由人工整理，其工作量大，且隨著管理人員的亂換，容易出現(xiàn)差錯(cuò)事件[3]，對(duì)于醫(yī)院內(nèi)各部門之間信息化處理易出現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容的分隔，信息的欠缺甚至丟失，而且信息亦不能得到及時(shí)有效的共享[4]。

針對(duì)此種現(xiàn)象的存在，首先需要構(gòu)建一套行之有效的且機(jī)制健全的管理機(jī)制，并通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)加強(qiáng)管理，提高工作效率，從而提高醫(yī)院人事檔案管理的效率與管理規(guī)范程度[5]。目前國際大形勢(shì)是信息化時(shí)代，其應(yīng)用于檔案管理的經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)具有相當(dāng)經(jīng)驗(yàn)可循，其中醫(yī)院人事檔案管理亦屬于人事檔案管理常見類型。其決定醫(yī)院長(zhǎng)治久安、及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，利用信息化管理，將人事檔案進(jìn)行管理與存儲(chǔ)，均可極大地提高管理效率、及人事檔案管理的規(guī)范性與合理性。該研究則主要總結(jié)該院利用信息化技術(shù)對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行管理的經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)報(bào)道如下。

1 醫(yī)院人事檔案管理所遇到的問題

目前我國絕大多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理均為傳統(tǒng)的人工管理模式，且未引起醫(yī)院管理者重視，以靜態(tài)資料錄入為主，其所記錄的人事相關(guān)信息以過去時(shí)為主體，此種管理模式在信息化的當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)基本處于淘汰狀態(tài)[6]。首先人事信息查詢效率低：當(dāng)前僅極少數(shù)醫(yī)院將人事檔案進(jìn)行集中管理，一般以各科室各部門進(jìn)行自我分管為主，需要針對(duì)某個(gè)人進(jìn)行相關(guān)檔案查詢，需聯(lián)系被查詢?nèi)司唧w檔案管理科室或部門，并由其科室或部門負(fù)責(zé)進(jìn)行整理后上報(bào)。此種形式對(duì)于個(gè)人或信息量較小時(shí)的查詢尚可進(jìn)行，但對(duì)于大范圍查詢與歸檔，則體現(xiàn)出其勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作效率低的弊端。另外對(duì)人事檔案的查詢與管理過程中，對(duì)資料偶讀安全性難以得到保證[7]。在人事檔案查詢過程中需安排專職人員實(shí)時(shí)跟隨，且該種形式仍然無法有效杜絕在查詢過程中惡意銷毀或涂改人事檔案現(xiàn)象的發(fā)生。一旦重要的人事檔案被銷毀，則無法恢復(fù)，將對(duì)后續(xù)工作造成極大的負(fù)面影響，尤其是對(duì)人事檔案本人將造成十分嚴(yán)重的后果[8]。同時(shí)對(duì)于人事檔案的歸檔與管理亦存在一定困難。醫(yī)院職工對(duì)于自身人事相關(guān)信息的改變，如職稱的晉升、學(xué)歷的提升、年度考核結(jié)果的記錄等時(shí)常無法做到及時(shí)歸檔，且對(duì)于部分信息無法做到一次完成，故不利于醫(yī)院人事檔案管理工作的開展，而且傳統(tǒng)的人事檔案管理以整卷歸檔形式為主，查詢時(shí)以其中部分內(nèi)容截取為主，此時(shí)將導(dǎo)致某些并不需要查閱的內(nèi)容被反復(fù)查閱，因檔案為紙質(zhì)文件且手工登記，故此種查詢形式容易導(dǎo)致信息的丟失甚至資料的損壞。

2 完善的電子歸檔、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)及信息系統(tǒng)的建立

首先應(yīng)提高醫(yī)院管理人員的重視，加強(qiáng)對(duì)電子歸檔機(jī)制的建設(shè)，尤其針對(duì)醫(yī)院人事檔案管理方面所需的基本電子化信息處理硬件，及時(shí)批復(fù)和采購，另外應(yīng)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作人員及負(fù)責(zé)人的業(yè)務(wù)提升培訓(xùn)，從而將現(xiàn)有工作人員轉(zhuǎn)化為信息化管理人員，順利完成由傳統(tǒng)管理向信息化管理的過渡[9]。同時(shí)鑒于醫(yī)院電子檔案所涉及的內(nèi)容繁多，需要醫(yī)院管理者有效協(xié)調(diào)醫(yī)院管理部門與專職的檔案管理部門有效配合，并形成統(tǒng)一整體，達(dá)到資源共享與利用。提高醫(yī)院各員工對(duì)電子檔案管理的重視程度，加強(qiáng)彼此合作[10]。另外及時(shí)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化與信息化人事檔案管理系統(tǒng)。由人事科主任及信息科主任負(fù)責(zé)，分配各自工作人員對(duì)人事檔案中的原始資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入，建立原始數(shù)據(jù)庫[11]。同時(shí)檔案管理人員還需加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的分類處理，以便查詢?nèi)藛T及時(shí)迅速的找到相關(guān)信息。在數(shù)據(jù)庫的建立過程中，提高人事檔案管理人員的統(tǒng)計(jì)分析能力，提高其工作效率，加大相關(guān)信息儲(chǔ)存量，以利于醫(yī)院管理者做出正確的人事管理決策。最后建立完善的人事檔案管理，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人力資源管理人員工作積極性的培養(yǎng)，促進(jìn)其建立完整的人事檔案管理系統(tǒng)，擴(kuò)張醫(yī)院人事檔案信息管理內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院工作人員相關(guān)信息計(jì)算機(jī)信息化檢索，從而更利于醫(yī)院在干部聘用、任免以及職工職稱晉升、人才培養(yǎng)等方面進(jìn)行指導(dǎo)，提高醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展能力。

3 醫(yī)院人事檔案信息化管理的實(shí)施

在醫(yī)院人事檔案信息化管理系統(tǒng)建立之初，通過聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)專業(yè)應(yīng)用人才，加強(qiáng)通過計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中的利用效率，尤其是信息錄入過程中制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，利于收納大量信息，從而為后期計(jì)算機(jī)信息化管理提供依據(jù)[12]。另外醫(yī)院可將人事檔案管理相關(guān)人員根據(jù)其專業(yè)性質(zhì)和性格特點(diǎn)與工作能力等進(jìn)行整合與分類，盡量做到專業(yè)互補(bǔ)，新老搭配，通過老員工向新員工傳授經(jīng)驗(yàn)，老帶新的形式，促進(jìn)人事檔案管理人員更快地適應(yīng)環(huán)境，提高工作效率[13]。最后需要引起醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)的重視。醫(yī)院通過加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理員工工作形式的重視[14]，從而加強(qiáng)其綜合素質(zhì)，促進(jìn)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者與人事檔案管理者加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)[15]，為醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展制定目標(biāo)及發(fā)展方向。

4 結(jié)語

現(xiàn)階段信息化技術(shù)已經(jīng)深入人們生產(chǎn)、生活的各方面，作為救死扶傷的綜合醫(yī)院，醫(yī)院需加強(qiáng)信息化建設(shè)，尤其在醫(yī)院人事檔案管理方面，其關(guān)系到醫(yī)院人力資源利用率及醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展[16]。故信息化建設(shè)需要滿足我國醫(yī)療體制的改革要求以及現(xiàn)今時(shí)代的發(fā)展要求。隨著社會(huì)信息化技術(shù)的推廣，醫(yī)學(xué)的發(fā)展離不開信息化技術(shù)，作為醫(yī)院管理人事檔案的專職部門，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的信息化處理，逐漸取代傳統(tǒng)管理方式，并加強(qiáng)對(duì)人員人事管理人員行業(yè)規(guī)范，要求其適應(yīng)新標(biāo)準(zhǔn)、新要求，接受新任務(wù)。同時(shí)醫(yī)院加快建設(shè)信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，通過不斷實(shí)踐與積累相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，從而建設(shè)并健全信息化的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理效率，確保醫(yī)院人力資源的高效利用與運(yùn)轉(zhuǎn)，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展夯實(shí)人才基礎(chǔ)。

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Discussion on the Current Situation and Countermeasures of Hospital Personnel Archives Management under the Background of Informatization

CHANG Qi
Personnel Department,Affiliated Hospital of Taishan Medical University,Tai’an,Shandong Province,271000 China

This study tries to analyze the personnel file management in the hospital and to improve the relevant electronic filing system,network construction and information system establishment,and to sum up the hospital personnel file information management Methods and processes,etc.,and to conclude the experience of information technology staff file management,so as to provide guidance for the hospital personnel file information management.

Information background;Hospital;Personnel file management

R197

A

1672-5654（2017）10（b）-0074-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.29.074

常起（1981-），男，山東泰安人，碩士，館員，主要從事醫(yī)院人事檔案管理工作。

2017-07-13）