醫療設備政府采購招標檔案管理初探

黃燕

醫療設備政府采購招標檔案管理初探

黃燕

隨著社會經濟的發展和醫院的改革創新，醫院醫療設備采購的方式已逐漸轉變為招標采購。有效地對招標采購中形成的大批檔案進行科學管理，充分發揮其檔案價值，對醫院招標采購管理形成制度化、規范化具有重要意義。本文旨在探討如何做好醫院醫療設備政府采購招標檔案的管理。

醫療設備；政府采購；招標檔案；檔案管理

醫療設備政府采購招標檔案是醫療機構在對醫療設備進行招標采購過程中逐漸形成的，具有利用和保管價值。其表現形式為紙質文件、電子文檔、錄音錄像等檔案[1-2]。它涵蓋了醫療機構的采購申請、預算編制、招標計劃、辦公會紀要、參數論證、需求公告、招標會議、中標公示、簽署合同、入庫驗收等全過程原始記錄，可以為醫院設備的后期維保維修以及報廢鑒定等工作提供有效的參考依據，是做好醫療設備政府采購招標工作的重要內容之一。因此，對醫療設備政府采購招標檔案進行管理具有十分重要的作用。

1 科學管理招標檔案的作用

1.1 經濟糾紛的佐證

醫療設備政府采購招標檔案涵蓋了招標采購中各項決策進程，既體現著采購人嚴格執行各項法律的情況，又實時跟進各級管理部門為改革創新制定的各項新政策、新規定，還反映了采購人遵循公開、公平、公正、誠信原則進行采購的具體過程。科學、妥善地保存政府采購檔案，可以為解決政府采購爭議、政府審計提供依據。

1.2 未來招標項目的有力借鑒

醫療設備政府采購招標檔案真實、全面、完整的記錄了招標過程以及招標結果，能夠科學有效地進行整理，并對有效數據進行分析、歸納，逐漸建立并完善科學的供應商評價體系，建立動態地供應商考核機制，為未來的招標項目提供有力指導與借鑒。

1.3 醫院招標管理規范化、制度化的必要措施

醫療設備政府采購招標檔案是招標工作的歷史總結。科學管理招標檔案是規范招標工作的重要組成部分，對于促進醫療機構招標管理工作的、規范化、科學化、制度化具有極其重要的促進作用[3-4]。

2 醫療設備政府采購招標檔案管理中存在的問題

2.1 缺乏招標檔案管理制度

部分醫療設備政府采購招標檔案收集成冊后，缺乏后續的整理，類別混亂，雜亂無章，難以在最需要之時快速、準確地提取出來，加以利用。管理制度的缺失導致檔案管理混亂，無章可循，漏洞百出，有些包含投標人商業秘密的投標檔案，有時會被當做普通檔案任意借出，造成供應商的商業秘密外泄，甚至遭到索賠或訴訟。

2.2 管理部門職責分工不明確

醫療機構各個職能部門職責分工不清，各自為政，常出現重復管理或管理空白，原因在于在實際工作中，各職能部門對醫療設備政府采購招標檔案的重視程度不夠，只重視招標項目本身給醫療機構帶來的經濟效益，常常忽視招標檔案本身的管理效益，管理中常常缺少協調與溝通，缺乏嚴格的流程與規范，造成醫療設備政府采購招標檔案管理工作很難有序開展。而醫療設備采購檔案管理的不完善，無法為醫療機構的設備管理及政府部門節約資金提供參考，勢必會造成損失[5-6]。

2.3 檔案收集整理與實際業務不同步、管理脫節

醫療設備政府采購招標檔案是在招標過程中逐漸形成的，在項目進行的過程中，每一個流程都會有新的檔案形成，所以檔案的及時收集整理，保持與實際業務的同步對保證檔案的完整性至關重要。但由于醫療機構管理缺失，崗位職責設計不合理，造成政府采購檔案文件收集脫節，導致政府采購檔案歸檔不完整及管理的脫節。

2.4 檔案管理標準不一致

由于檔案管理標準的缺失，哪些需要收集整理、以什么樣的形式保管等等這些標準只停留在經驗管理的程度上，使得各個職能部門自行收集整理，處于分散管理的狀態，造成了醫療設備招標檔案科學化、標準化管理困難，也給檔案的查閱利用帶來不便。

3 醫療設備政府采購招標檔案管理的改進措施

3.1 制定符合實際情況的招標檔案管理制度

遵照《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國檔案法》和各級相關管理部門對檔案管理工作的要求，結合政府采購工作的特點和各個醫療機構的實際情況，制定符合實際情況的招標檔案管理制度，包括歸檔的時間、內容、類別、立卷、保密保管、傳遞、查閱、銷毀等做出明確詳細的規定，定期核查，發現問題及時上報和處理，確保醫療設備政府采購招標檔案工作有章可循[7-8]。

3.2 明確各部門職責，形成上下聯動的管理機制

為了破解管理部門職責分工不明確的癥結，確保招標采購管理部門的統籌管理、分級指導的地位具有重大意義，避免各自為政的尷尬局面。需求科室上報招標項目資料，代理機構發布招標公告，供應商進行投標文件的上報，招標采購管理部門負責設備招標采購資料的收集、整理、立卷，最終移交檔案科存檔。同時做好資料的保密工作，任何人不經過招標采購管理部門允許不得擅自查閱、復制檔案資料。

3.3 招標檔案項目負責人管理，及時歸檔

招標采購管理部門經辦人員負責對指標檔案的收集整理與管理，實行動態歸檔，及時跟進項目進度，保證項目檔案的連貫性、及時性。設立專門的醫療設備招標采購檔案室，配備專職人員對移交的檔案資料進行管理，審查備案、排序上架。項目檔案未移交時，由招標采購管理部門經辦人員妥善保管，對招標資料按照項目編號成冊存放，并確保資料真實、完整、有效。

3.4 定期對招標檔案管理人員進行培訓，提高其業務素養

招標活動是嚴格依照法律法規來進行的一項采購活動，為了提高醫院招標檔案的管理水平，定期對管理人員進行法律法規及業務能力培訓，使其與時俱進，不斷開闊視野，更新業務知識，推動醫院招標工作的不斷發展。

總之，醫療設備政府采購招標是保證醫院正常運行和重要保證，是保證醫療質量的重要環節。醫療設備政府采購招標檔案的管理是對日常工作總結，整理和升華，是一項復雜的系統性工作。提升管理水平，規范管理流程，是一項長期的探索性工作。

[1] 張家明． 淺談醫療設備招標采購檔案的管理[J]． 黑龍江檔案，2016（2）：61．

[2] 歐豐霞，王健智，席鳳梅． 科學管理招標檔案為醫院建設和發展服務[J]． 中醫藥管理雜志，2013，21（3）：310-311．

[3] 胡玉華，秦玉芝． 淺談醫療設備招標采購中應注意的問題[J]． 中國醫療設備，2011，26（10）：78-79．

[4] 李慧，陳珍，倪萍． 淺談醫院醫療設備檔案管理的系統建設[J]． 中國醫學裝備，2014，11（7）：86-87．

[5] 劉靜，尚輝，王國忠． 淺議醫療設備招標中的幾個重點環節[J]． 中國醫療器械信息，2005，11（4）：12-13．

[6] 黃瑞峰． 淺談醫院醫療設備檔案管理工作的現狀與對策[J]． 醫療裝備，2007，20（1）：25-26．

[7] 金鑫，龔純貴． 淺談利用信息化管理系統構建醫療設備電子檔案[J]． 中國醫學裝備，2012，9（6）：64-67．

[8] 吳芝芝，柯大觀． 淺談現階段醫療設備檔案管理的難點和加強措施分析[J]． 數理醫藥學雜志，2016，29（11）：1731-1732．

Preliminary Study on the Management of Medical Equipment Procurement Bidding Archives

HUANG Yan Assets and Bidding Management Office, The Affiliated Hospital of Qingdao University, Qingdao Shandong 260000, China

The procurement method of medical equipment was changed into purchasing by invitation to bid gradually in the wake of the development of economy and the reform and innovation of hospital. Managing the large number of fles formed in purchasing by invitation to bid scientifcally and effectively can give full play of the archives, and also have a significant meaning for the institutionalization and normalization of hospital bidding procurement management. In this study, we aimed to investigate how to complete the archives management of government procurement auction of medical equipment.

medical equipment; government procurement; bidding archives; archives management

R197．32；G271

A

1674-9316（2017）02-0012-02

10．3969/j．issn．1674-9316．2017．02．008

青島大學附屬醫院資產與招標管理辦公室，山東 青島 260000