精細化管理在醫院檔案管理中的運用

張曉琴

精細化管理在醫院檔案管理中的運用

張曉琴

檔案管理在醫院管理中屬于核心組成部分，同時也是非常重要的一個管理環節，早在1998年5月南平市第一醫院正式提出醫院檔案工作標準化建設，設立分管領導，檔案管理小組，成立綜合檔案室，并逐步完善了管理網絡、各項規章制度和實施方案，在檔案員和全體兼職檔案工作共同努力下，于2000年9月順利通過省一級檔案管理達標單位。隨著醫學技術與醫療水平不斷進步與發展，醫院檔案管理的力度也在不斷加大，方法與時俱進，因此傳統檔案管理模式不能滿足現在的醫院檔案管理需求。文章旨在探討醫院檔案管理中應用精細化管理的工作體會，包括精細化管理在醫院檔案歸檔、管理制度建設等方面的應用，希望能夠指導相關工作者的醫院檔案管理。

精細化管理；醫院檔案管理；應用分析

如今，醫療技術不斷進步，醫院管理主要朝著綜合化、信息化與精細化的方向發展，因此精細化管理可滿足醫院對工作人員檔案管理的基本要求。精細化管理為目前較為先進的一種管理理念，可體現數據化、標準化與程序化等特點，也可顯著提高檔案管理質量，還可提高管理人員服務質量與工作效率。本院于2014年起在醫院管理中應用精細化管理，工作體會如下。

1 醫院檔案管理重要性

醫院檔案主要指醫院的日常工作記錄。這是醫院全部醫療人員正常開展醫療護理工作的重要依據，因而管理質量的優劣對醫院日常工作效率與工作質量存在直接性的影響[1]。醫院檔案管理人員應切實做好自己的本職工作，通過紙張、光盤與影音等媒介詳細記錄醫院日常管理、研究與醫療的過程。在醫院日常管理至關重要的環節中，檔案管理人員應充分認識到醫院檔案是醫院同外界的基本溝通，也是確保自身利益的核心方式。由于近些年企業管理出現很大的變化，醫院檔案管理力度也在不斷的加大，因此醫院管理人員需要采取科學合理的方式革新醫院檔案管理模式，從而加強對醫院檔案管理工作。許建偉等[2]指出，精細化管理主要借鑒了20世紀70年代日本豐田公司“精益生產”的管理理念，即提倡生產者站在客戶的角度思考問題，掌握客戶的需求，盡可能地避免在生產作業中的非價值工作，從而提高生產效率。南平市第一醫院在醫院檔案管理過程中引用精細化管理，同時對醫院全部檔案作出合理的分類與有效的管理，使醫院檔案的調取更為便捷。此外，醫院檔案匯總統計中應用信息化理念與計算機技術促進醫院檔案“大數據庫”的形成，也保障醫護人員日常工作有豐富、真實的數據支持，同時也提升了醫院工作者的工作質量。

2 檔案管理中存在問題

2.1 管理體制問題

利用精細化管理中的PDCA循環法發現，在現階段有些科室或部門還保留著落后的檔案管理體制，這極易出現管理混亂與檔案丟失等問題。若發生檔案管理問題，則能夠進一步影響醫院醫療人員的相關工作，也有可能直接影響醫學研究的開展，同時對整個醫院醫療管理的質量造成了影響。因此，落后的檔案管理體制可為醫院工作人員帶來很多的麻煩，也可顯著降低其工作效率。

2.2 檔案歸檔問題

在檔案歸檔時容易存在收集效率低、歸檔錯誤等問題。若醫院日常管理缺乏統一、規范的管理標準或檔案管理模式，則直接導致醫院檔案管理效率低、檔案內容雜亂、管理混亂等問題[3]。如果醫院管理人員不重視醫院檔案管理，那么檔案的立卷與歸檔也存在問題。同時，醫院檔案的作用無法得到充實的發揮，醫院管理效率與管理質量很難得到提高。

3 精細化管理在醫院檔案管理中的應用

3.1 醫院檔案歸檔精細化管理

檔案管理人員應利用精細化理念，并在醫院檔案歸檔與整理的過程中加以運用，盡可能結合醫院實際情況收集整理檔案，保障歸檔時全部醫院檔案的完整性和科學性。對于類型不同的檔案，應采取不同的方案和手段完成檔案的收集管理，必須保證檔案類別清晰。根據檔案等級與類別的不同，進行有效的分類歸檔，同時完整記錄檔案歸檔過程，不能出現檔案損壞、丟失或歸檔錯誤[4]。僅2016年，我院就歸檔文書檔案400件（其中永久260件，長期45件，10年95件），基建30盒，病案檔案52 468卷，會計12冊等。在精細化檔案管理下，我院還實行病歷檔案電子數據化管理，醫院檔案管理的完整性、細致性與條理性應得到充分的展現，醫院檔案管理質量有了明顯的提高。此外，應高度重視檔案管理工作，加強對檔案管理工作的領導，做到組織到位，認識到位，措施到位。在檔案設施方面舍得投入，即使醫院辦公用房十分緊張，病案室也改擴建新增200 m2。設立綜合檔案室室藏：文書檔案、科技檔案（科研、基建檔案）、會計檔案、音像檔案、實物檔案五大類。人事檔案在人事科保存。設備檔案及病案檔案有專門檔案室保存。同時撥出經費為檔案室配置電腦28臺，空調9臺，復印機4臺，消毒柜1臺，密集柜78列等重要設施，在檔案管理的硬件方面給予保障，滿足現代化管理的需求。

3.2 醫院檔案精細化管理制度

醫院檔案管理人員的首要任務是通過體制建設提高其管理效率與管理水平，在新形勢下應迎合醫院檔案管理的基本要求，提高醫院整體的管理質量，將醫院檔案管理工作的基礎打牢，完善《檔案保管制度》《檔案工作保密制度》《檔案利用制度》《檔案材料歸檔制度》等檔案管理制度[5]。在精細化管理下，檔案管理制度應融入精細化管理的核心理念，制定相應的檔案管理標準與管理內容，促進檔案管理效率與醫院整體管理水平的提高。同時，制定《檔案人員崗位責任制》和獎懲與考核制度，一是要樹立檔案工作的時效觀，二是要樹立檔案工作的動態觀[6]。醫院管理人員必須采取合理的方法與措施進一步完善檔案管理制度，從而保障檔案管理的有效性。在檔案管理中，各個環節與步驟都需要進行仔細劃分，利用PDCA分析法，持續改進，并對對管理人員定期考核，使其職業素養與專業能力更進一步，促進醫院日常工作的順利開展。

3.3 增強法制意識

依法管理與依法行醫是醫院管理的重要準則。不管是醫學方面的科技交流、學術研究，還是醫院的法律糾紛、行政管理，都與醫院檔案管理工作緊密相關[7]。醫院檔案管理人員應在檔案工作中結合《檔案法》與實施辦法，或者是配套的有關檔案管理的行政法規，有效適應衛生體制改革，認真執行國家檔案局、衛計委《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》《醫學科學技術檔案管理辦法》，同時結合衛生改革實際制訂本單位的規章制度，使檔案管理工作規范化，使其有法可依、有章可循[8]。

4 結語

醫院檔案管理可促進醫院的發展，也能夠直接反應醫院整體管理質量與管理人員的工作能力。尤其在醫療科技不斷發展的如今，醫院相關管理部門必須采取科學合理的方式完成檔案管理工作，提高檔案管理人員的工作效率與管理質量，將精細化管理有效的融入醫院檔案管理。

[1] 朱麗麗，李娜，宋茂民，等． “加減乘除法”應用于醫院檔案精細化管理的探討[J]． 中國病案，2016，17（6）：51-53．

[2] 許建偉，王軍． 醫院檔案精細化管理探討[J]． 中外健康文摘，2013（49）：85-86．

[3] 耿玲． 醫院檔案精細化管理中“加減乘除法”的應用分析[J]． 中國衛生產業，2017，14（15）：147-148．

[4] 張園． 醫院檔案管理中檔案管理模式改革的有效運用分析[J]． 中國衛生標準管理，2016，7（12）：19-20．

[5] 高萌． 精細化管理在醫院檔案管理中的應用[J]． 辦公室業務，2016（13）：115．

[6] 宋崢選． 精細化管理在醫院檔案管理中的應用[J]． 卷宗，2016，6（8）：285-286．

[7] 章馨． 醫院檔案管理工作創新的探討[J]． 中國衛生標準管理，2017，8（11）：36-38．

[8] 陳雄敏． 實施精細化管理有效提高醫院病案管理質量[J]． 中國管理信息化，2014，17（6）：90-91．

Application of Fine Management in Hospital Archives Management

ZHANG Xiaoqin
Department of Social Work, The First Hospital of

Archives management in hospital management belongs to the core part, is also a very important link of management, in May 1998 formally put forward the construction of hospital archives work standardization in the First Hospital of Nanping, set up in charge of the leadership, archive management leading group, set up comprehensive archives, and gradually perfect the management network, the various rules and regulations and implementation plan, in all the part-time archivists and archives work under the joint efforts. In September 2000, passed the provincial archives management standard units. As the medical technology and medical level is constantly progress and development, the strength of the hospital archives management are also increasing, methods to keep pace with the times, so the traditional archive management mode can't meet the demand of present hospital archives management. Aims to explore the application of fine management in hospital archives management work experience, including filing, fine management in the hospital management system construction, want to be able to guide the related workers of hospital archives management.

fine management; hospital archives management; application analysis

R197

A

1674-9316（2017）17-0016-03

10．3969/j．issn．1674-9316．2017．17．008Nanping, Nanping Fujian 353000, China

福建省南平市第一醫院社工部，福建 南平 353000