基層醫(yī)院居民健康檔案工作的規(guī)范化管理探究

基層醫(yī)院居民健康檔案工作是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，通過文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式進(jìn)行記錄，形成具有較高保存價(jià)值的一種參考資料，為醫(yī)院各部門的協(xié)調(diào)工作和正常運(yùn)行提供保障。隨著醫(yī)院的發(fā)展，內(nèi)部形成的居民健康檔案、各種數(shù)據(jù)資料不斷增加，給居民健康檔案的規(guī)范化管理提出了更高的要求。因此，加強(qiáng)對(duì)基層醫(yī)院居民健康檔案的管理，使用科學(xué)化、規(guī)范化管理方法，從而提高檔案管理水平，以適應(yīng)我國(guó)基層衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。然而在居民健康檔案管理中，由于人力、物力、財(cái)力的限制，存在不同程度管理問題，使得許多重要的文件資料出現(xiàn)丟失，甚至給醫(yī)院的工作造成損失[1]。本研究分析基層醫(yī)院居民健康檔案工作的規(guī)范化管理中存在的問題，提出改進(jìn)措施，以提高居民健康檔案管理能力。

1 基層醫(yī)院居民健康檔案管理中的問題

隨著現(xiàn)代信息管理技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院居民健康檔案管理方法也在不斷更新進(jìn)步，但醫(yī)院居民健康檔案管理現(xiàn)狀仍不容樂觀，無(wú)法與快速發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)等相關(guān)工作協(xié)調(diào)一致，出現(xiàn)一些問題。

（1）居民健康檔案管理制度不健全。目前基層醫(yī)院在醫(yī)院管理制度及各級(jí)工作人員崗位職責(zé)上的制度建設(shè)較為健全，但在醫(yī)院居民健康檔案管理尚缺乏統(tǒng)一規(guī)范的制度，居民健康檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)未完善，使得許多有價(jià)值的文件資料未得到足夠重視和有效收集，導(dǎo)致部分居民健康檔案出現(xiàn)損壞或遺失，造成信息管理不暢，與居民健康檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，使得居民健康檔案收集的完整性受到損害，嚴(yán)重影響醫(yī)院信息資源整合能力，與醫(yī)院發(fā)展的現(xiàn)狀不相適應(yīng)[2]。

（2）醫(yī)院對(duì)居民健康檔案管理工作不夠重視。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)居民健康檔案管理負(fù)有直接責(zé)任，其重視程度的高低是居民健康檔案質(zhì)量管理好壞的關(guān)鍵。由于基層醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)居民健康檔案管理存在一定認(rèn)識(shí)誤區(qū)，認(rèn)為居民健康檔案的作用就是簡(jiǎn)單的整理和存放，與醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益無(wú)關(guān)，忽視了居民健康檔案管理的文化和社會(huì)內(nèi)涵，“重經(jīng)營(yíng)、輕居民健康檔案”，使得居民健康檔案重視程度不夠，對(duì)居民健康檔案的信息資源開發(fā)較少，居民健康檔案利用率較低。

（3）居民健康檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。基層醫(yī)院在居民健康檔案管理上的人員配置缺乏專業(yè)人才，且沒有經(jīng)過系統(tǒng)的居民健康檔案知識(shí)和技能培訓(xùn)，甚至存在人員配置隨意，從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗而來(lái)，且多為兼職、流動(dòng)性大，對(duì)居民健康檔案管理的保管、利用、開發(fā)、編研等業(yè)務(wù)能力較差，思想觀念及管理水平較為滯后，與現(xiàn)代居民健康檔案管理的要求有一定差距，難以適應(yīng)居民健康檔案管理的發(fā)展需求[3]。

（4）居民健康檔案開發(fā)利用率低。居民健康檔案管理存在“重管輕用”的思想，只重視居民健康檔案的收集和整理，卻忽視了最為重要的信息資源利用，使得居民健康檔案管理處于半封閉或完全封閉狀態(tài)，居民健康檔案管理工作形式陳舊，居民健康檔案信息的開發(fā)和利用方式單一，醫(yī)院居民健康檔案開發(fā)利用工作無(wú)明顯進(jìn)展。

（5）居民健康檔案室硬件設(shè)施不齊全。基層醫(yī)院對(duì)居民健康檔案管理的資金投入較少，居民健康檔案室狹小，甚至沒有設(shè)立專門的居民健康檔案室，不符合居民健康檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，造成居民健康檔案材料霉變，甚至缺損，或居民健康檔案查找不便，居民健康檔案管理效率低下。近年來(lái)，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛應(yīng)用，但涉及醫(yī)院居民健康檔案管理的計(jì)算機(jī)技術(shù)較少，對(duì)文獻(xiàn)的檢索、收集無(wú)明顯改進(jìn)，不利于居民健康檔案管理的開發(fā)和利用。

2 加強(qiáng)基層醫(yī)院居民健康檔案管理對(duì)策

（1）健全和規(guī)范居民健康檔案管理制度，促進(jìn)居民健康檔案管理的健康發(fā)展。建立完善相關(guān)的規(guī)章制度是居民健康檔案管理的首要任務(wù)，以嚴(yán)肅性、科學(xué)性和責(zé)任性的態(tài)度對(duì)待居民健康檔案管理，保證居民健康檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》相關(guān)法律法規(guī)并結(jié)合我院實(shí)際情況，逐步完善居民健康檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫(kù)房管理等各項(xiàng)管理制度，使居民健康檔案管理有章可循，明確居民健康檔案管理人員責(zé)任，使其獲得制度約束，并同步改進(jìn)居民健康檔案管理的考核評(píng)價(jià)體系，使居民健康檔案管理與醫(yī)院其他部門獲得同步發(fā)展[4]。

（2）院領(lǐng)導(dǎo)層要重視和支持居民健康檔案管理工作。居民健康檔案管理工作的好壞與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的重視和支持密切相關(guān)，組建居民健康檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌檔案管理工作，健全居民健康檔案管理的各級(jí)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)院領(lǐng)導(dǎo)專人管理和責(zé)任制，重視居民健康檔案管理。將居民健康檔案管理納入醫(yī)院管理的重要議事日程，與醫(yī)院的醫(yī)療事業(yè)進(jìn)行同步規(guī)劃、共同發(fā)展，在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)條件允許的情況下，適當(dāng)給予各項(xiàng)支持，包括人力、物力、財(cái)力等方面的傾斜，大力宣傳醫(yī)院居民健康檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的意義，使全院各級(jí)干部和職工均充分認(rèn)識(shí)居民健康檔案的重要性，支持居民健康檔案管理工作，為居民健康檔案工作順利開展創(chuàng)造條件[5]。

（3）增強(qiáng)居民健康檔案管理人員素質(zhì)。居民健康檔案管理人員的工作素質(zhì)對(duì)居民健康檔案管理質(zhì)量有直接影響，院方應(yīng)配備專業(yè)居民健康檔案管理人才，要求居民健康檔案管理員需具備居民健康檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，具有較高的職業(yè)素質(zhì)和敬業(yè)精神，掌握醫(yī)院居民健康檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。定期進(jìn)行居民健康檔案管理人員專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，將居民健康檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，并引入競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，提高福利待遇，調(diào)動(dòng)居民健康檔案管理人員工作積極性。居民健康檔案管理人員自身需要多閱讀居民健康檔案類雜志和書籍，對(duì)居民健康檔案管理和利用具有高度敏感性，主動(dòng)提升工作效率，發(fā)揮居民健康檔案價(jià)值的最大化，為醫(yī)院居民健康檔案管理工作做出貢獻(xiàn)。

（4）增加對(duì)居民健康檔案的硬件建設(shè)投入。根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況適當(dāng)增加居民健康檔案管理資金投入，逐步更新居民健康檔案管理場(chǎng)館、硬件設(shè)備，防火設(shè)施、自動(dòng)監(jiān)控防盜系統(tǒng)，購(gòu)買居民健康檔案密集架，逐步配置辦公自動(dòng)化儀器，如打印機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)等，購(gòu)買計(jì)算機(jī)管理軟件，建立和完善信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，并采用居民健康檔案管理專用軟件進(jìn)行立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，實(shí)現(xiàn)居民健康檔案室辦公自動(dòng)化，使居民健康檔案資源獲得合理配置和利用。盡量減少傳統(tǒng)手工居民健康檔案信息錄入和檢索，逐步將居民健康檔案目錄和部分內(nèi)容納入醫(yī)院OA系統(tǒng)，獲得資源共享，滿足院內(nèi)各級(jí)人員對(duì)醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的有序開展[6]。

（5）強(qiáng)化居民健康檔案交接工作，明確居民健康檔案人員責(zé)任。居民健康檔案的完整性和安全性需要依靠明確的責(zé)任分工和交接制度維持。居民健康檔案交接是院內(nèi)居民健康檔案管理的重要環(huán)節(jié)，其內(nèi)容繁多復(fù)雜，涉及部門較多，其專業(yè)性和技術(shù)性強(qiáng)，需要完善的居民健康檔案交接制度給予保證，對(duì)居民健康檔案材料的傳遞、登記實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。對(duì)居民健康檔案管理人員的離職和調(diào)動(dòng)需做好居民健康檔案移交工作，交接雙方對(duì)居民健康檔案移交、接收等需做到賬物相符，手續(xù)齊全，在交接單上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)、移交人和接收人，并簽字確認(rèn)[7-8]。居民健康檔案管理人員定期清理保管的居民健康檔案，對(duì)借出的居民健康檔案及時(shí)催還，若有歸還延期或遺失的需注明原因，從而保證居民健康檔案管理工作的正常開展。

綜上所述，基礎(chǔ)醫(yī)院居民健康檔案工作進(jìn)行規(guī)范化管理符合醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略需求，能提高醫(yī)院居民健康檔案的有效利用率，更好的為社會(huì)、患者服務(wù)。