新形勢下醫院辦公室管理工作的創新

醫院辦公室是醫院中負責對日常事務進行行政管理的綜合性部門，在醫院各個部門中所承擔特殊的職能，不但為協調醫院其他不同部門的紐帶，完善醫院的人力資源狀況；而且可承擔同外界機構交流協商的作用，負責對醫院的短期目標和長期發展方向進行統籌規劃，反映了醫院的整體管理水平[1]。醫院辦公室部門的職責復雜性和范圍相對較大，事務繁重，因此醫院辦公室管理工作的質量能夠決定該部門處理相關事務的效率和質量，能夠在一定程度上反映醫院醫療服務質量的高低[2]。近年來，隨著醫療改革的實施，對醫院辦公室管理工作的效率也提出更高的要求。本文分析醫院辦公室管理作用、存在的問題以及可行性的創新措施。

1 醫院辦公室的主要特征

醫院辦公室的主要特征可包含政策性、綜合性、服務性以及被動性。第一，在政策性方面，由于醫院辦公室工作屬于醫院中的行政部門，該部門的主要目的是協同配合醫院管理階層的相關工作，其職責中需負責對醫院的短期目標和長期發展方向進行統籌規劃，因此應全面地明確我國政府部門制定的法律和政策，為醫院的整體發展指明正確的方向。第二，在綜合性方面，由于目前我國各地區醫院的規模不斷擴大，醫院中劃分的科室數量較多，醫院辦公室在和不同科室協調溝通時的工作內容和形式范圍較廣，因此醫院辦公室應全面掌握不同科室的醫療現狀和常見問題，所以醫院辦公室具有綜合性的特征[3]。第三，在服務性方面，由于醫院辦公室的職責涉及到多方面，一是需要協同、配合和具體落實醫院管理階層的決策，二是需要在醫院的不同部門和臨床科室中相互協調溝通，三是及時搜集了解醫務人員的需求和意見，并將其反饋給上級管理階層。第四，在被動性方面，由于醫院辦公室在日常相關事務的處理中通常會以管理階層的決策為指導，依靠管理階層的指令實施，負責協調溝通和上傳下達，因此該部門工作的創新性偏低，工作內容的波動性偏低[4]。

2 醫院辦公室管理工作的作用

醫院辦公室管理工作在醫院中具有不可替代的地位，其作用主要包含協助領導階層、協調不同部門工作、負責上傳下達和促進醫院各項事務的執行效率等方面。

第一，在協助領導階層方面，醫院辦公室在工作中會參與落實執行醫院領導階層的相關決策。由于醫院辦公室在日常工作中會同臨床醫務工作者和其他部門人員密切地交流接洽事務，因此其對醫療工作的了解程度較高，能夠及時快速地掌握臨床相關信息資料，從而為領導階層的決定和規劃提供更為詳盡和準確的參考，同時還能夠根據臨床實際提出可行性的建議，保證醫院領導階層決策的有效性和可行性。

第二，在協調不同部門工作、負責上傳下達和促進醫院各項事務的執行效率方面，醫院辦公室負責為醫院領導階層服務，將領導階層的規劃或者指示逐層向下傳達，并將相關指示具體化，按照指示和決策的要求，按照醫院和不同部門、不同科室的具體狀況制定出詳細可行的落實方案，保證指示的順利開展。在落實相關事務過程中，辦公室需同醫院的不同部門進行交流，在不同部門之間溝通相關事宜，保證各部門信息第一時間傳達，避免發生不同部門之間推卸責任、推諉事務的現象，增加不同部門之間相關工作的處理效率。同時，醫院辦公室還負責“上傳”[5]，即醫院辦公室工作者在日常積極了解其他各個部門的意見和建議，并進行整合和歸納總結，將多數意見和建議告知醫院的領導決策階層。由于醫院各個科室、部門之間能及時、有效地溝通，并由醫院辦公室進行適當的監督，從而提高各部門對日常事務的執行效率。

目前，隨著醫院規模的擴大和日常事務的增多，電子化技術逐漸應用于醫院辦公室的辦公和管理中，電子化辦公一方面提高了辦公室事務的處理效率，另一方面卻帶來新的問題。在我國醫院辦公室的管理中存在的主要問題包含四方面。第一，在醫院辦公室中相同職責人員的責權分工不明確，人員業務缺乏有效地監督，會存在職責混淆問題[6]，影響醫院辦公室的工作效率。第二，醫院辦公室部門中的管理制度尚未完善和有效落實，在我國醫院辦公室部門中存在一些制度只是應付上級的檢查，僅為形式主義[7]。而醫院辦公室工作者對管理制度的重視程度較低，沒有在日常工作中嚴格遵循制度的規定。第三，醫院辦公室的日常工作復雜性較高，然而由于該部門缺乏相應的獎懲機制，導致該部門的工作者在日常的工作中熱情和積極性都日益降低，以至于影響醫院辦公室事務的順利有序執行。第四，電子化辦公所依賴的信息化技術缺乏創新性，傳統信息化模式的安全性存在漏洞。

3 醫院辦公室管理工作的創新措施

3.1 在醫院辦公室管理工作中以目標為核心

為了提高醫院辦公室工作者的工作積極性，在醫院辦公室管理工作中應以目標為核心。一方面，應確立合理地階段性管理目標，在制定目標時，需充分考慮工作者的意愿，將工作者的意愿同部門的整體目標有效地融合和平衡。同時，還應按照目標的內容具體落實，在管理過程中把握好適當的“度”，避免因過于嚴格而影響工作者的積極性。另一方面，在醫院辦公室中應設置基于電子化辦公的目標評價和監督管理人員，擴大監督人員的電子化辦公權限，嚴格監督日常工作的效率，并實施定期考核，制定相應的獎懲制度，進一步提高工作者的積極性。

3.2 將醫院辦公室的管理流程系統化和規范化

為了提高醫院辦公室的工作和管理效率，應將醫院電子化辦公的管理流程系統化和規范化。首先，當辦公室管理者收到領導階層下達的指令后，應實施擬辦，綜合考慮各個因素并提出有效地落實方案，并明確具體實施的部門和相關事項。其次，對需落實的方案進行詳細地記錄并督辦，然后經網絡辦公平臺詳細告知事務的負責部門。

3.3 加強醫院辦公室中的管理制度建設

針對我國醫院辦公室中管理制度不足的現狀，今后應加強醫院辦公室中的管理制度建設，確立系統化和完善化的管理制度和具體章程，并對各個事務的具體電子化辦公流程進行詳細規定，明確不同崗位工作者的職責范圍[8]，杜絕職責交叉現象。另一方面，應保證辦公室部門中不同管理工作的公開性和公正性，設置各個工作者之間的互相監督機制，杜絕違反管理制度的現象。通過加強醫院辦公室中的管理制度建設能夠使得辦公室工作者的日常工作有所依據，進一步增強醫院辦公室的綜合管理能力，增加醫院辦公室的整體工作效率，促進醫院的發展。