信息時代事業單位檔案管理建設的策略

黃曉光

摘 要：隨著信息技術的發展，各種先進的管理技術和智能技術被有效地應用到檔案管理過程當中，極大地提高了檔案管理的效率和質量。但是在檔案管理信息化和科學化建設過程中還存在著一定的問題，這些問題導致檔案管理效率不高。本文在此基礎上就信息時代事業單位管理建設的相關問題做了一些探索，從而更好地提高檔案管理水平。

關鍵詞：事業單位檔案管理;信息化建設路徑;質量和效率

1 檔案管理在事業單位信息化建設中的必要性

檔案管理是事業單位發展的一個重要環節，但是很多事業單位在開展檔案管理過程中仍然采用的是傳統管理方式，傳統檔案管理具有很大的局限性，導致著檔案管理質量和效率不高。傳統模式下檔案管理都是以紙質的方法來對教師和學生的信息進行有效管理，從而提高信息管理的質量和效率。但是在信息時代，可以將大數據技術和信息管理技術應用到事業單位的檔案管理過程中，不僅能夠提高檔案信息的電子化管理，還可以有效防止紙質檔案出現數據損壞。電子化的信息管理能夠提高管理的效率和質量，同時還能夠提高信息保存的年限。

2 檔案管理在事業單位信息化建設過程中存在的問題

2.1 缺乏專業的信息技術人才

事業單位檔案信息化建設過程中需要建設一支專業的人才隊伍。很多事業單位都沒有重視檔案管理人才的培養，在事業單位招聘過程中也不會專門招聘專門的技術人員來開展檔案管理，只是根據崗位需求進行隨機分配，并沒有考慮到入職人員的綜合素質、工作經驗以及自身特長等因素。這樣使得很多從事檔案管理的人員來信息管理能力方面存在著很多問題。這樣對于事業單位開展信息化建設也是十分不利地。很多事業單位在信息化管理培訓方面的工作也存在著一定的問題，導致很多人員沒有得到系統的和專業的培訓，使得他們對于很多管理軟件不熟悉，導致檔案管理效率不高，如何更好地提高檔案管理人員的素質，是檔案管理信息化建設的重要舉措。

2.2 信息管理體系不夠完善

檔案信息管理的建設和完善是信息化建設的重要環節。在開展信息化建設過程中需要結合事業單位實際規模以及檔案管理發展的情況來合理開展系統的建立和完善。在建設管理過程中要充分發揮信息技術的作用，將各種檔案管理相關環節數字化和系統化，減少紙質存儲所占的比例，將各種業務轉移到線上，能夠方便用戶和管理者的管理，從而也減少了用戶辦理相關業務所需要的時間。但是很多事業單位在推進數字化建設過程中缺乏一定的指導，使得檔案管理效率不高，這樣對于事業單位檔案管理是十分不利地。如何更好地開展信息化系統建設也是事業單位發展需要考慮的重要問題。

3 如何更好地發揮檔案管理在事業單位信息化建設過程中的作用

3.1 著力加快“智慧檔案”體系建設步伐

加強檔案信息系統建設是檔案管理信息化發展需要考慮的重要問題。在建設過程中需要加大對于軟硬件的投入力度。系統建設需要集合著事業單位自身規模以及檔案管理的實際需求來進行建設。另外當前智慧檔案建設進入智能控制和數據治理階段，由“標準化”建設轉入信息化建設。要按照“需求導向、業務先行”的思路，創新檔案業務信息化建設推進路徑與實施模式。實施庫房智能管理，深度挖掘檔案庫房數據資源，實現檔案庫房和檔案實體管理的智能化控制。探索電子文件管理系統與檔案系統、各業務系統集成，打通信息傳輸渠道，實現檔案資源互通共享。

3.2 著力推進過程融入和前端控制

正確認識檔案工作是一項全員參與、全員受益的重要工作，通過各種途徑不斷增強全員檔案意識。嚴格落實“三納入”“四同時”要求，壓實組織領導責任、強化貫徹執行力，不斷增強檔案人員在各項業務工作中的參與度和貢獻度。突出前端控制，超前介入管理上游，實現檔案質量管控前置化。加強過程控制，將檔案管理要求嵌入業務流程、工作制度和崗位職責，建立檔案部門與業務部門協同運作機制。嚴格驗收檢查，確保檔案資源的系統性和完整性。

3.3 加強網絡安全防護技術

加強網絡安全防護技術的應用能夠有效地提高檔案管理系統的安全性。常見的網絡安全防護技術主要包括了防火墻技術、入侵檢測技術以及虛擬專用網絡技術等。這些技術有一個共同的特點就是將內部的工業網絡和外部網絡進行有效的隔離，通過利用各種保護技術使得外部非法訪問很難成功，從而有效保護內部網絡的安全性能。在應用網絡安全防護技術的過程中需要考慮到各種技術的融合，單一的防護技術還能夠抵御黑客技術的入侵。這就需要在未來建立更加完善的網路安全防護技術，將人工智能技術應用到網絡安全防護當中，通過智能判斷訪問的合法性和安全性，提高系統的防護能力，更好促進檔案管理系統的安全性和可靠性。

3.4 注意信息管理人才的培養

在進行檔案管理系統建設的過程中各個事業單位要一定要認識到高素質人才在促進信息技術應用方面發揮重要的作用，因此要積極制定相關的福利政策來吸引具有扎實信息技術、掌握工程管理專業知識的高素質人才。需要注意以下幾點。事業單位為了可持續發展目標地需要，需要積極引進優秀的檔案管理人才。這些檔案管理人員不僅需要有扎實的檔案管理專業業務能力，同時還需要具體很強的信息管理能力，能夠掌握信息管理系統地使用，同時還能夠對于相關數據進行有效的分析和處理，從而更好地滿足檔案管理系統和科學化建設的需要。加強在職管理者信息技術培訓。不同的事業單位應該結合著自身檔案管理系統建設的進度和完善程度來制定相應的培訓方案，需要在培訓過程中掌握培訓著掌握的實際情況，根據存在的共性問題提供相應的解決方案，從而使得檔案管理人員更好地掌握相關知識，更好地提高檔案管理人員應用軟件管理的能力。

4 結語

綜上所述，信息化建設成為事業單位發展的必然確實。在開展檔案信息化和科學化建設過程中需要結合事業單位的實際情況，加強檔案系統建設、人才培養以及系統安全性建設，從而更好地提高檔案管理的質量和效率。

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